Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Преимущества электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом
Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.
Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.
И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.
Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!
Как установить ЭДО
Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.
После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.
После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.
Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.
ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
- Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
- Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
- Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
- Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
- Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
Зачем нужен электронный документооборот?
Не секрет, что, когда мы анализируем плюсы и минусы электронного документооборота между компаниями, в первую очередь говорим о процессе доставки документа.
Почему так? Потому что мы привыкли рассматривать электронный документ, которым компания сопровождает поставку товаров/ услуг, как некий пакет, который должен быть передан с рук на руки или доставлен по почте. И мы наделяем его всеми соответствующими свойствами.
Не случайно многие операторы ЭДО в своих рекламных кампаниях предлагают сравнить цену доставки пакета почтой и доставки электронного пакета через оператора. Скажите, пожалуйста, а вы пользовались почтой для доставки первичных документов?
Сразу исключим те компании, которые доставляют либо продают товары: все первичные документы они передают либо вместе с поставкой, либо непосредственно на руки покупателю, если покупатель сам приехал за товаром. Возможно, доставка почтой актуальна для услуг, но в моей практике, если поставщик и потребитель услуг встречаются, – а это очень часто происходит при оказании услуг – они передают документы из рук в руки. А еще документы доставляют с курьером. Из всего вышесказанного следует, что первичку, возможно, и доставляют по почте, но далеко не все и не всегда.
Итак, корректно о ли сравнивать электронный документ с почтовым отправлением? В том-то и дело, что некорректно анализировать преимущества ЭДО, пользуясь только критерием доставки: так мы получим неверную картину, так как у ЭДО есть много преимуществ помимо доставки.
Однако попробуем все-таки сравнить доставку бумажного и электронного документа, имея в виду, что это не единственный критерий. Правомернее говорить обо всем комплексе свойств электронного документа и о преимуществах, которые можно извлечь из его использования.
Отдавая должное почтовому отправлению или доставке документов из рук в руки, можно сказать, что в использовании этого способа есть одно неоспоримое преимущество: он проверен веками. Для использования этого способа доставки не нужно внедрять новые технологии, подключаться к электронным услугам, адаптировать менталитет сотрудников. И отсутствует риск стать заложником технологии, которая только начинает свой путь на рынке. Однако, в этом случае не приходится и говорить о преимуществах и эффективности.
Самое главное преимущество доставки электронного документа – это, конечно, скорость: получение документа занимает считанные секунды и, при наличии получателя, происходит гарантированно. Сравним с рисками бумажного документа: он может потеряться навсегда или на время, могут выпустить новый документ взамен потерянного, перепутать версии, и т.п. — в общем, может возникнуть масса проблем, на решение которых потребуется немало времени.
Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?
Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.
Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.
Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.
Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.
Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).
Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.
Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.
Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.
Что такое ЭДО и зачем нужны операторы
ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами (файлами) по защищенным каналам связи. То есть это система, которая полностью исключает использование бумажных носителей. Чтобы ее обслуживать, нужно профессиональное оборудование и специализированные программы.
Системы межкорпоративного ЭДО создаются и поддерживаются операторами. Это коммерческие организации, деятельность которых лицензируется ФСБ России. Как поставщики телекоммуникационных услуг, предоставляют клиентам доступ к защищенным системам обмена файлами. Документы, которые через них проходят, подписываются УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.
Что дает переход на ЭДО: преимущества и недостатки электронного документооборота
Оптимизация бизнес-процессов — главное преимущество ЭДО. Удаленный обмен файлами в разы ускоряет:
- заключение сделок;
- приемку, отгрузку, прослеживание товаров;
- расчет налоговой базы.
Еще один плюс — экономия финансовых ресурсов. Сокращаются затраты:
- на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги и расходников для принтеров;
- зарплаты сотрудникам, обслуживающим бумажных архивы;
- почтовую и курьерскую пересылки.
Удаленный обмен файлами экономит время. Информация хранится на компьютере сотрудника компании или сервере оператора. Обработка данных занимает от пары секунд до нескольких дней. Процесс не растягивается на недели или месяцы как раньше, когда приходилось сперва искать и собирать нужные «бумажки», а потом бегать с ними по кабинетам или отправлять почтой в другие города.
С переходом на ЭДО решается проблема экономии рабочего пространства. По закону некоторые документы, например, бухгалтерские отчеты нужно хранить 5 лет. Бумажный архив занимает много места. Приходится тратиться на стеллажи, несгораемые шкафы и отделку помещения — для защиты от пожаров или несанкционированных проникновений. Электронные документы можно размещать и в облаке — на файловом сервере оператора, обеспечивающего их безопасность.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Функциональность сэд в разных редакциях
От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность. Базовая редакция системы ТЕЗИС содержит в себе все основные функции управления документооборотом:
-
Контроль исполнительской дисциплины.
-
Управление документами и договорами по стандартным процессам (ознакомление, согласование, утверждение).
-
Автоматизация канцелярии.
Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного бонуса приложение ТЕЗИС:Помощник, которое своевременно напомнит о новых событиях (согласование документа, исполнение поручения и т.п.), актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.
Стандартная редакция ТЕЗИС открывает пользователям больше пространства для деятельности. Помимо базовых функций автоматизации электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины, в нее входят:
-
Инструменты для построения уникальных бизнес-процессов. В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.
-
Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
-
Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
-
Модуль распознавания текста.
Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии.
Наиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции, предполагающей тонкую настройку решения. Помимо всего вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной под конкретную компанию. В СЭД ТЕЗИС Расширенная редакция позволяет настроить:
-
Шлюз для интеграции с учетной системой (1С, SAP, Oracle).
-
Квалифицированную ЭП для обеспечения юридически значимого документооборота.
-
Специализированные модули: «Учет обращений граждан» для госсектора, «Единый холдинг» для крупных холдинговых структур.
Таким образом, объемы функциональных возможностей нарастают от редакции к редакции. В данному критерию плюсов и минусов СЭД явно выигрывают Стандартная и Расширенная редакции системы, причем Расширенная редакция условно получает три плюса, Стандартная — два, а Базовая — один.
1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Используемые сокращения
Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:
-
ЭДО – электронный документооборот;
-
ЭД – электронный документ;
-
ЭП – электронная подпись;
-
ЭЦП – электронная цифровая подпись;
-
УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
-
СЭД – система электронного документооборота;
-
УПД – универсальный передаточный документ;
-
ПО – программное обеспечение.
Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.
Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:
-
нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
-
установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
-
документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
-
настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.
Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.
Как это сделать:
-
в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
-
подключить контрагентов.