Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сведения о среднесписочной численности в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Считаем списочный состав за месяц
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:
- с 1 по 10 января – 10 чел.
- с 11 по 29 января – 25 чел.
- с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.
Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2022 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?
В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».
С чего начинать расчет
Прежде чем приступать к определению среднесписочной численности работников предприятия за год, нужно из данных исключить тех лиц, информация по которым не включается в расчет. Это:
-
сотрудницы, пребывающие в отпуске по беременности и родам, или усыновившие новорожденного ребенка прямо из роддома, а также оформившие отпуск по уходу за ребенком;
-
работники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск в связи с учебой в образовательном заведении, и сотрудники, взявшие неоплачиваемый отпуск для поступления в ВУЗ или средне-специальное учебное заведение;
-
внешние совместители;
-
лица, работавшие по договорам ГПХ;
-
учредители, не получающие заработную плату;
-
сотрудники, направленные на работу за границу;
-
работники, отправленные на учебу с отрывом от производства (получающие стипендию от организации), или переведенные временно в другую организацию без сохранения зарплаты.
Кто входит в расчёт среднесписочной численности
Для расчёта среднесписочной численности в 2018 году необходимо учитывать следующие категории работников:
- Собственники фирмы, работающие и получающие в ней зарплату;
- Работники в штате компании, имеющие с трудовые договора с компанией;
- Совместители, если они не являются сотрудниками данной фирмы;
- Ученики, которые во время каникул проходят на предприятии производственную практику (если с ними были оформлены договора ГПХ);
- Военнослужащие, а также отбывающие наказание в колониях-поселениях, если они задействуются в работе фирмы по соответствующим договорам с государственными учреждениями;
В расчёте среднесписочной численности должны принимать участие как явившиеся на работу сотрудники фирмы, так и те сотрудники, которые отсутствуют на работе по каким-либо обстоятельствам (например, направлены в командировку, болеют, взяли отпуск и.т.п.).
Не включаются в расчёт среднесписочной численности следующие категории работников:
- Женщины в периоды отпусков по беременности и родам;
- Работники компании, взявшие отпуск по уходу за ребёнком;
- Работники предприятия, взявшие дополнительный учебный отпуск без сохранения зарплаты;
- Работники фирмы, сдающие вступительные экзамены в ВУЗы и взявшие дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
- Выполняющие работы по авторским договорам;
- ИП, если предприниматель работает по договору ГПХ;
- Штатные работники компании, являющиеся одновременно внешними совместителями, или работающие параллельно по договору ГПХ характера со своей организацией (они учитываются только один раз, как штатная единица);
- Написавшие заявление об увольнении и не выходящие после этого на работу сотрудники;
- Сотрудники, которые были переведены на работу в другую организацию или направлены на работу за границу;
- Работники, направленные на обучение с отрывом от работы;
- Лица, с которыми заключён ученический договор, которые получают за время обучения стипендию;
- Адвокаты, военнослужащие и члены кооперативов (без трудового договора);
Формула расчёта среднесписочной численности за месяц
Различается расчёт среднесписочной численности для работников с полной занятостью и для следующих категорий работников: работников с неполною занятостью и внешних совместителей, работников по договорам ГПХ.
К категории работников с неполной занятостью не относятся работники с сокращённой продолжительностью рабочего времени (инвалиды, работники в возрасте до восемнадцати лет и др. категории). Эти работники учитываются в среднесписочной численности по правилам для работников с полной занятостью, то есть как целые штатные единицы.
Среднесписочная численность работников с полной занятостью за месяц равна сумме списочной за каждый день месяца, делённой на количество календарных дней месяца. Важно, что списочная численность должна быть определена за каждый день месяца, независимо от того, является ли он рабочим, нерабочим ли праздничным. Полученная сумма также делится на полное количество календарных дней месяца.
Если отчетный период отработан не полностью
Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.
Пример 4
Компания зарегистрирована в сентябре 2015 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.
Чтобы найти среднесписочную численность за 2015 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2015 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.
Пример 5
Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.
Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.
Расчет ССЧ, если есть сотрудники с полным и неполным временем
Отдельно следует остановиться на том, как рассчитывать среднесписочный состав за период, если в организации работают сотрудники с разным рабочим временем – полным и неполным.
В таком случае для определения ССЧ за период нужно отдельно вычислять ежемесячные показатели ССЧ по сотрудникам на полном рабочем времени и на неполном. Затем все полученные значения за период сложить и разделить на число месяцев в периоде.
ПРИМЕР
Пусть в компании из предыдущего примера помимо сотрудников с неполным временем работают еще 19 человек с полным. За год картина с персоналом не менялась: 12 месяцев ССЧ работников с полным временем – 19, с неполным – 1.
ССЧ за год по всем = (19 × 12 + 1 × 12) / 12 = 20.
Кого включать в расчет среднесписочной численности
Нужно учесть, какие работники включаются в состав среднесписочной численности, а какие нет. Эти данные приведены в таблице:
|
При расчете учитываются работники: |
При расчете не учитываются |
|
у которых был простой по вине работодателя |
внешние совместители |
|
работающие на полставки или на условиях неполного рабочего дня по штатному расписанию |
работник по договорам гражданско-правового характера |
|
отсутствующие по причине временной нетрудоспособности |
проходящие обучение по направлению организации с отрывом от работы |
|
в служебных командировках |
адвокаты |
|
надомные и удаленные |
работающие за пределами России |
|
отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей, а также участники забастовок |
привлеченные работники, в соответствии с договорами, заключенными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы |
|
студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места |
члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием |
|
на испытательном сроке |
собственники организации, не имеющие трудовых договоров |
|
в учебном отпуске с сохранением заработной платы |
военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей |
|
в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы |
подавшие заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения руководства |
|
в очередном и дополнительном отпусках, включая отпуск без сохранения зарплаты |
|
|
лица, трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам |
|
|
в отпуске по уходу за ребенком |
|
|
внутренние совместители |
|
|
находящиеся под следствием до вынесения приговора суда |
В компании нередко работники работают на две и даже три ставки, а иногда — на полставки и менее. Кроме того, существуют внутренние совместители. При расчете среднесписочной численности каждого из них нужно считать за единицу (так говорят Указания, утвержденные приказом Росстата от 22.11.2017 № 772).
Важно также помнить, что численность работников, работавших в выходной или праздничный день, будет равно численности работников за предыдущий рабочий день. Если праздничных дней идет несколько подряд, то все равно численность работников за каждый из них признается равной этому показателю за последний рабочий день перед выходными.
Основанием для определениячисленности работников является ежедневный учет по табелю рабочего времени. Именно по этому документу устанавливают численность работников, которые явились на работу либо отсутствовали.
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Когда нужно считать среднесписочную численность работников
Созданная организация или индивидуальный предприниматель, нанимающий сотрудников, передают в ФНС сведения о среднесписочной численности. Причем нулевую отчетность нужно сдать даже если штат не набран и бизнес не ведется.
Обратите внимание
На сайте ФНС сказано, что с 2021 года справка о среднесписочной численности по образцу №ММ-3-25/174 от 29.03.2007 в налоговые органы больше не представляется в соответствии с Федеральным законом №5-ФЗ от 28.01.2020.
Срок, в который нужно уложиться, ранее составлял 20 дней, но так как с 01.01.21 порядок изменен и сведения входят в РСВ, обязанность эта упразднилась. Теперь созданная компания должна впервые передать данные о среднесписочной численности сотрудников только в первый отчетный период – после окончания квартала. Далее показатель передается ежеквартально.
Обратите внимание
Если компания еще не ведет или приостановила деятельность, данные с нулевым показателем среднесписочной численности необходимо ежеквартально показывать в нулевом РСВ. Если в компании числится только генеральный директор, нулевым показатель уже не будет.
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы подсчитать годовую ССЧ, достаточно сложить показатели каждого месяца и разделить полученную сумму на 12:
ССЧ = (ССЧян + ССЧ ф + … + ССЧд) /12
В ООО «Фунтик» с января по апрель 2020 года работало 10 человек. В мае взяли еще двух сотрудников, потом в июле – трех, в октябре – еще двух. Посчитаем, какая среднесписочная численность работников за год будет указана в РСВ в январе 2021 года.
ССЧ = (10 + 10 + 10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 15 + 15 + 17 + 17 +17)/12 = 13,33
ООО «Фунтик» в отчет о среднесписочной численности в 2021году впишет показатель 13,33 (чел.).
Расчет среднесписочной численности работников за год должны предоставлять все ИП и организации, у которых за предыдущие 12 календарных месяцев были оформлены сотрудники. Новым учреждениям нужно сдавать отчет 2 раза: после создания и по итогам года. ИП освобождены от этой обязанности с 2014 года. Для сбора информации многие организации используют разные программы.
Расчет среднесписочной численности работников подается:
— по итогам года, не позднее 21 января (для существующих организаций);
— не позднее двадцатого числа после месяца, в котором была создана организация;
— в день официального закрытия предприятия.
За нарушение сроков необходимо уплатить штраф в размере 200 рублей. Также могут быть наложены административные взыскания на главного бухгалтера или руководителя в пределах 300-500 рублей. За передачу некорректных данных штраф не предусмотрен. После уплаты денег отчет все равно придется подать.
Какими формулами пользоваться
Для того чтобы посчитать среднесписочную численность сотрудников и сдать соответствующие сведения в налоговую нужно знать несколько формул. Итак, разберемся по порядку.
Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.
Расчет производится по формуле:
СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12
Где:
- СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
- СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
- 12 – число месяцев в году.
Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.
Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.
СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).
Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:
СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день
Каждое из этих слагаемых нужно считать отдельно. Начнем со СЧ тех сотрудников, которые работали полные дни. Эта цифра считается так:
СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц
Где:
- Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
- КД месяц – число календарных дней.
Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.
Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.
Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.
Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:
ЧАСЫ неполный день : Норматив
Где:
- ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
- Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).
Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.
Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:
СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне : РД месяц
Где:
- ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
- РД месяц – число рабочих дней месяца.
Неполный трудовой день
Как рассчитать среднесписочную численность работников за год, если они трудятся за половину ставки? Сначала следует определить количество занятых в месяце путем деления суммы списочного состава за весь период, включая выходные и праздники, на общее число рабочих дней.
В организации 5 лиц в марте 2014 года были заняты неполный рабочий день:
— 2 сотрудника трудились по 4 часа в течение 10 дней. Они учитываются как 0,5 единицы;
— 3 человека работали по 2 часа 20, 7 и 5 дней соответственно. Они учитываются как 0,25 человека (2\8).
Средняя численность таких сотрудников составила:
(0,5 x 10 х 2 + 0,25 x 20 + 0,25 x 7 + 0,25 x 5) : 20 рабочих дня в месяце = 0,9 человека.
Эта цифра будет использоваться в дальнейших расчетах.
Предприятие работает в режиме стандартной 40-часовой недели с двумя выходными днями. В расчётном месяце – 20 рабочих дней и 30 календарных. По состоянию на начало периода в штате находится 50 человек, в числе которых:
- 45 – работающие на условиях полной стандартной продолжительности;
- 3 – трудящиеся в качестве внешних совместителей;
- 2 – принятые в режим сокращённого рабочего времени, отработавшие в расчётном интервале 205 человеко-часов;
- 1 сотрудница – 20-го числа ушла в декретный отпуск, на временное место принят человек 23-его.
По данным условиям определяем показатель ССЧ за месяц:
- ССЧ полностью занятых сотрудников составляет: (27 дней (периоды с 1-го по 19-ое и с 23-его по 30-ое) х 45 человек + 3 дня (с 20-го по 22-ое) х 44) / 30 дней = (1215 + 132) / 30 = 44,9 человек.
- ССЧ частично занятых сотрудников составляет: 205 человеко-часов / 8 часов / 20 рабочих дней = 1,28 человек.
- Среднесписочная численность работников за месяц: 44,9 + 1,28 = 46,18 = 46 человек (по правилам математического округления).
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Среднесписочная численность сотрудников определяется согласно указаниям Росстата (приказ от 24 ноября 2021 года № 832).
Так, среднесписочная численность сотрудников за месяц рассчитывается как отношение суммы списочной численности за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздничные дни) к числу календарных дней месяца.
Численность работников списочного состава должна совпадать с данными табеля учёта рабочего времени (форма Т-13). За нерабочие дни численность работников принимают равной численности за предшествующий рабочий день.
Среднесписочная численность работников за квартал рассчитывается как отношение суммы среднесписочной численности работников за все месяцы квартала к числу месяцев (трём).
В РСВ численность нужно указать целым числом — при необходимости округлить значение.
Например
В апреле в списочном составе компании состояли:
- с 1 по 10 апреля — 18 человек (6 рабочих и 4 выходных дня);
- с 11 по 30 апреля — 22 человека (15 рабочих и 5 выходных дней).
Для чего нужен параметр среднесписочной численности
Такие понятия, как плановая или нормативная численность трудозанятых работников, в большей части применяются в экономике, как регулятор штатного состава предприятий и определятся как оптимальное количество работников, необходимое для высокопроизводительного труда на конкретном предприятии.
Вопрос: Каков штраф за непредставление (несвоевременное представление) сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий период? Посмотреть ответ
Среднесписочная численность персонала (ССЧ) – показатель, который стоит особняком. Он применяется в особенных случаях:
- от показателя зависит возможность ООО использовать льготные схемы налогообложения (УСН);
- исходя из параметра ССЧ определяется необходимость в телекоммуникационных сетях при сдаче отчетности;
- налоговые органы рассчитывают среднюю величину заработной платы в ООО по показателю ССЧ.
Отчет о ССЧ – обязательный документ, который предоставляют все организации и ИП, вне зависимости от организационно-правового статуса. Документ содержит сведения за истекший отчетный год.
Важно: для ООО или ИП, зарегистрированных в середине отчетного года, обязанность сдачи отчета о среднесписочной численности наступает через месяц после создания фирмы. По окончании календарного года такие субъекты сдают еще один отчет на общих основаниях.
Особенный порядок расчета ССЧ используется для ООО, зарегистрированных в ходе реорганизационных мероприятий организации-предшественника (ликвидация, перерегистрация). Такие вновь созданные компании должны рассчитывать среднесписочную численность с учетом сведений о работниках предыдущей организации.