Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До обязательного внедрения онлайн-ККТ в июле 2017 года торговые предприятия использовали унифицированные формы документов. Но ведение онлайн-кассы позволяет отправлять фискальные документы в налоговую автоматически — через интернет.
Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН
- Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
- Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
- В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).
При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.
Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.
Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:
- Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
- Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
- Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
- Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.
- В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).
Правила и процесс заполнения
Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:
- Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
- Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
- Столбец 3. ФИО кассира.
- Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
- Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
- Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
- показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
- предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
- сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
- Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
- Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
- Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
- Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
- Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
- Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
- Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
- Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
- Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.
Документы, которые больше не нужно заполнять
К ним относятся:
-
акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);
-
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);
-
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
-
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
-
журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
-
справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);
-
сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);
-
журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
-
акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).
Кассовая книга для онлайн-кассы
В кассовой книге ведется учет всех полученных и потраченных сумм: выручка, выдача наличных, сдача наличности в банк.
ИП ведут кассовую книгу по желанию и могут от нее отказаться. А вот для компаний кассовая книга обязательна, даже если стоит онлайн-касса.
Правила заполнения журнала кассира операциониста требуют, чтобы при регистрации и открытии первого журнала в нем делалась налоговой инспекцией контрольная запись. В 4‑й и 6‑й столбец заносится первый Ζ‑отчет кассового аппарата с проверочной суммой 1‑11 р. («нулевой чек»). Эта сумма затем вычитается из показаний денежного счетчика при определении выручки первого дня работы и не подлежит ни финансовому, ни налоговому учету предприятия.
Каждое снятие Ζ‑отчета кассового аппарата должно отражаться соответствующей записью в журнале, поэтому при работе в несколько смен, за время одного рабочего дня в нем должно появиться столько же соответствующих строк.
Начиная рабочую смену, кассир, принимающий кассу, должен зафиксировать это в первых трех графах левой страницы разворота журнала. В четвертом столбце записывается номер счетчика в конце предшествующей смены. Пятый столбец заполняется при перерегистрации ΚΚΜ или ее сдаче в ремонт. Показания суммирующего регистратора в начале и конце смены записываются в шестом и девятом столбцах, а в седьмом‑восьмом эти данные скрепляются соответствующими подписями.
Общий итог сменной выручки заносится в десятый столбец — он должен соответствовать разности девятого и шестого.
Сумма наличности, которую кассир сдает в главную кассу по окончании операционного дня, заносится в столбец № 11 на правой странице разворота. Число и сумма операций по кредитным картам вписываются в столбцы 12–13. Денежные средства при таких видах безналичных расчетов также должны проводиться через операционную кассу. Общий итог по кассовым операциям за день заполняется в 14-м столбце. При возврате денег покупателям сумма его заносится в 15‑й. Она должна соответствовать общей сумме возвращенных кассовых чеков и зарегистрирована в специальных актах возврата. Все итоговые операции в конце рабочего дня подтверждаются подписями ответственных лиц в 16–18‑м столбцах после проверки данных контрольной ленты и фактической суммы денежной наличности в кассе.
Результат Ζ‑отчета на контрольной ленте кассового аппарата должен соответствовать остатку денежных средств в кассе, за вычетом оплаченной кредитными картами суммы, которая поступает непосредственно на расчетный банковский счет предприятия. При любом расхождении записей причины этого должны быт выяснены и зафиксированы в соответствующих кассовых документах.
Итоги кассового дня оформляются кассиром в итоговой справке‑отчете, которую он сдает вместе с наличностью старшему кассиру или руководителю предприятия.
Требования к заполнению журнала кассира-операциониста
- Журнал кассира-операциониста ведётся в хронологическом порядке, ежедневно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами. В случае внесения в журнал кассира-операциониста каких-либо исправлений, необходимо оговорить их и заверить подписями самого кассира-операциониста, а также главного (старшего) бухгалтера и руководителя организации.
- Журнал кассира-операциониста обязательно должен быть пронумерован, прошнурован, а также скреплен печатью и подписями налогового инспектора, главного (старшего) бухгалтера и руководителя организации.
- В журнал кассира-операциониста записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.
- В конце каждой смены с кассового аппарата снимается Z-отчет. Показания денежных счетчиков на начало и конец смены, а также о дневной выручке записываются в журнал кассира-операциониста:
- Графы 6 и 9 — начало и конец смены.
- Графа 10 – дневная выручка.
- Эти данные следует подтвердить подписями самого кассира, администратора или старшего кассира (графы 7 и 8).
Надо ли ставить на учет
Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.
Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).
Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:
- заявление с просьбой о регистрации кассы;
- свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
- паспорт ККМ;
- договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
- договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.
Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.
Способы заполнения кассовой книги
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Основные ошибки при заполнении журнала кассира-операциониста
Как видите, в заполнении журнала ничего сложного нет. Тем не менее необходимо обратить внимание на самые распространенные ошибки:
- если в один день снимается несколько Z-отчетов, то каждый из них заносится в журнал отдельной строкой (а не все они общей суммой за день);
- в случае отсутствия продаж в какой-либо день (смена не открывалась, Z-отчет не снимался) в журнал кассира никакие записи не заносятся (писать слово «выходной» и т. п. — ошибка);
- если произошел сбой в работе ККМ, и на Z-отчете отобразились недостоверные (искаженные) данные, например некорректная сумма, ошибочная дата и т. п., то следует незамедлительно уведомить об этом ЦТО (а не исправлять некорректные данные на чеке снятого Z-отчета).
Кто ведет кассовую книгу
Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году. Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена. Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.
Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.
Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.
Способы заполнения кассовой книги
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.
Хранение кассовой книги
За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.
Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.
Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.
Порядок заполнения журнала учета кассира-операциониста
В журнале необходимо отражать показания счетчиков контрольно-кассового аппарата на начало и окончание рабочего дня.
Для этого после снятия Z-отчета (показаний контрольно-кассовой ленты) заполняются соответственно графы 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало дня» и 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец дня» журнала.
При этом разница между показаниями счетчиков на конец рабочего дня и показаниями счетчиков на начало рабочего дня является дневной выручкой. Сведения о выручке, полученной за день, заносятся в графу 10 «Сумма выручки за день» журнала кассира-операциониста.
Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 «Подпись кассира» и 8 «Подпись администратора»).
В графе 11 «Сдано наличными» журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 «Количество» и 13 «Сумма» раздела «Оплачено по документам» соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.
В графе 14 « Сдано всего» журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).
Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям по не использованным кассовым чекам», на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам.
Следовательно, в графе 11 (графа 10 — графа 13 — графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.
Документы, обязательные к заполнению
При этом, несмотря на отказ от большинства первичных кассовых документов, что сделало ведение учета более удобным, остались документы, которые обязательны к заполнению. Кроме того, появились и принципиально новые формы, которые были введены вместе с утверждением обязательного использования онлайн-касс.
Обязательна ли кассовая книга при использовании онлайн-кассы? Да, данный внутренний журнал предприятия является обязательным унифицированным регистром. При этом руководство организации вправе самостоятельно решить, вести её в классическом бумажном варианте или воспользоваться современными технологиями и вести электронную книгу. Для неё установлена форма КО-4, которая обязательна для всех владельцев ККТ, как старого, так и нового онлайн образца. То есть правила ведения данного документа никак не изменились и включают в себя стандартные пункты:
- Записи в документ вносятся лишь на основании кассовых ордеров, как приходных, так и расходных, каждый из которых отражается в книге;
- Остаток на конец дня, отображенный в документе, должен быть сверен с фактическим наличием денежных средств;
- Книга, которая ведется в электронном виде, в обязательном порядке должна быть распечатана, прошита и заверена.
Новые законодательные акты никоим образом не коснулись и установленных правил оформления ПКО и РКО.
Процесс заполнения справки-отчета
- В первой строке «организация и контакты компании» указываются юридическое наименование предприятия и адрес, юридически зарегистрированный в налоговой службе, а также телефоны организации.
- Во втором пункте указывается ИНН организации.
- В третьем пункте следует указать полную модель кассы либо перечислить все модели касс, если они разные.
- В четвертом пункте «Номер-производителя» кассир должен прописать заводской номер кассового аппарата.
- В пятой строке указывается Ф.И.О. кассира-операциониста.
- В шестой графе надо написать № текущего отчета (желательно, чтобы он совпадал с номером Z-отчета). В общую таблицу справки надо написать № Z-отчета в первую графу.
- Далее в графу № 2 «Отдел» надо вписать соответственно № отдела.
- В графу № 5 общей таблицы впишите сумму денежных средств на начало рабочего дня или из графы «ГРОСС-ИТОГ» начального Х-отчета.
- Пункт № 6 общего отчета заполнить суммой в соответствии со строкой «ГРОСС-ИТОГ» Z-отчета.
- Пункт № 7 заполняем суммой из строки «Сменный Итог Z-отчета».
- Строку № 8 заполняем суммой из строки «Возвраты» (если они были; если не были, тогда строку оставляем пустой).
- В графе № 9 общей таблицы надо написать Ф.И.О. кассира.
- Далее в пункте № 9 кассир-операционист ставит свою подпись.
- И в пункте «Итого» указываем сумму из строк № 7 и № 8.
- Если в бланке остаются пустые графы, их необходимо перечеркнуть.
- В графе «Итого выручка» указываем сумму дневной и за смену выручки прописью.
- Графа «Сдана в банк» заполняется реквизитами банка.
- Далее подписанная старшим кассиром и руководителем организации справка-отчет передается бухгалтеру предприятия, инкассатору банка либо в кассу банка вместе с деньгами.