Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет кассовых операций и денежных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В процессе осуществления своей деятельности каждая организация налаживает хозяйственные связи с другими организациями. Допустим, у одних организаций она закупает материалы для производства своей продукции, другим – заказывает выполнение определенных работ и т.д. В свою очередь, организация продает другим организациям свои товары или продукцию, выполняет для них работы или оказывает услуги в зависимости от вида деятельности, которым она занимается. Иными словами, организация все время имеет хозяйственные отношения с поставщиками и покупателями и осуществляет с ними денежные и иные расчеты. Кроме поставщиков и покупателей организация ведет денежные расчеты с банками, с бюджетом, внебюджетными фондами и другими кредиторами и дебиторами.
В соответствии с положениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, руководители предприятий обязаны оборудовать кассу, обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т.п. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
Учет кассовых операций
Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:
Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет».
Изменения в учет кассовых операций от 1 июня 2014 года.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены без помарок, четко и ясно. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Печать организации должна стоять на каждом кассовом документе.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит централизованно устанавливается.
Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера.
Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр (отрывной) – это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.
Учет кассовых операций, оформление первичных документов по учету кассовых операций, что такое учет кассовых операций кратко
В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством, все предприятия, независимо от формы собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка.
Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы).
Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банка по согласованию с руководителем этого предприятия. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы, не более трех рабочих дней.
Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, командировочные и хозяйственные расходы. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать в банк.
Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.
Порядок ведения кассовых операцийДенежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, в чековых книжках и т. д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый, расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Заработную плату, пенсии, премии, стипендии, пособия выдают из кассы по платежным или расчетно-платежным ведомостям. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера.
В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести в электронной форме.
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работ ник при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.
Денежные средства представляют собой совокупность денежных средств, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах.
Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скорость оборота которых во многом определяется эффективностью всей предпринимательской деятельности. Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, обладающим абсолютной ликвидностью, т. е. способностью немедленно выступать средством платежа по обязательствам организации.
Операции, связанные с хранением, получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации принято называть кассовыми операциями.
В соответствии с данными документами:
Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.
Наличные средства организации получают в банках с расчетного счета по чеку из чековой книжки.
Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена лимитом остатка наличных денег в кассе.
Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководством предприятия.
Лимит кассы устанавливается каждой организации индивидуально на основе расчета по форме № 0408020, утвержденном Положением ЦБ РФ от 5 января 1996 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».
Организации обязаны сдавать в банк все наличные средства сверх установленного лимита.
Организации имеют право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Выполняет кассовые операции кассир. Прием кассира на работу оформляется приказом руководителя организации. После издания приказа руководитель организации обязан под расписку ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассир несет полную ответственность за сохранность принятых им ценностей (денежных средств, документов).
Основным нормативным документом ЦБ РФ по регулированию касссовых операций в кредитных организациях является Положение ЦБ РФ № 199-П от 09.10.2002 г. «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».
Бухгалтерский учет кассовых операций банков ведется с использованием следующих активных балансовых счетов:
Счет № 202 «Наличная валюта и чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте»
Балансовый счет первого порядка 202 включает счета второго порядка, предназначенные для учета наличия и движения принадлежащих кредитной организации наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте. Счета активные.
Касса кредитных организаций
Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте
Касса обменных пунктов
Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций
Денежные средства в банкоматах
Денежные средства в пути
Чеки (в том числе дорожные), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути
Операции с наличной иностранной валютой и чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, вправе осуществлять кредитные организации, имеющие лицензию Центрального банка Российской Федерации на проведение операций в иностранной валюте.
Наличная иностранная валюта и чеки (в том числе дорожные чеки, номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте) в аналитическом учете отражаются в двойном выражении: в иностранной валюте по ее номиналу и в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации.
В синтетическом учете эти операции отражаются только в рублях.
Счет № 20202 «Касса кредитных организаций»
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в операционной кассе кредитной организации (филиала) и отдельных внутренних структурных подразделениях, кроме обменных пунктов и операционных касс, находящихся вне помещений кредитной организации.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета: по операционной кассе кредитной организации (филиала), по отдельным внутренним структурным подразделениям и по хранилищам ценностей, а также по видам валют, по учету авансов денежной наличности, выданных (полученных) для осуществления кассового обслуживания населения в послеоперационное время кредитной организации, в выходные, праздничные дни.
Счет № 20203 «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте»
Назначение счета: счет предназначен для учета принадлежащих кредитной организации чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по видам чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, и видам иностранных валют.
Счет № 20206 «Касса обменных пунктов»
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях, иностранной валюте и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, находящихся в кассах обменных пунктов, принадлежащих данной кредитной организации.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому обменному пункту и виду валют.
Счет № 20207 «Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций»
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, находящихся в операционных кассах, которые расположены вне помещений кредитной организации.
В аналитическом учете ведутся лицевые счета по каждой операционной кассе, находящейся вне помещения кредитной организации, и по видам валют.
Счет № 20208 «Денежные средства в банкоматах»
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в банкоматах, и операций, совершаемых с использованием денежных средств.
По дебету счета отражаются вложенные при загрузке в банкоматы наличные денежные средства и внесенные клиентами.
По кредиту счета отражаются выданные из банкоматов наличные денежные средства, разгрузка и выемка наличных денежных средств.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому банкомату, принадлежащему кредитной организации, и видам валют.
Счет № 20209 «Денежные средства в пути»
Назначение счета: счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, отосланных из кассы кредитной организации (филиала) другим кредитным организациям (филиалам), своим филиалам и внутренним структурным подразделениям, для подкрепления банкоматов, сданных в РКЦ Банка России до зачисления их на корреспондентский счет и в других случаях, установленных нормативными актами Банка России.
На этом же счете учитывается денежная наличность, отосланная из внутренних структурных подразделений кредитной организации в кассу кредитной организации.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому получател��, которому отосланы денежные средства, и по видам валют.
Назначение счета: счет предназначен для учета оплаченных чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, отосланных другим кредитным организациям, банкам-нерезидентам, иностранным банкам.
Счет ведется в банке-отправителе чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте.
В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по каждому банку, филиалу кредитной организации, которым отосланы чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, и по видам иностранных валют.
Ценности, учитываемые в хранилище ценностей, подлежат отражению на внебалансовых счетах:
91202 – «Разные ценности и документы» – учитываются документы по номинальной стоимости, если она известна, или в условной оценке 1 руб. за документ.
91207 – «Бланки» учитываются бланки чековых книжек, другие бланки, используемые для оформления операций с денежными средствами и ценностями и имеющие типографские номера. Бланки всех видов чеков хранятся в хранилище ценностей, а другие бланки хранятся в порядке, установленном руководителем кредитной организации. Заполненные бланки на этом счете не учитываются. Бланки учитываются в условной оценке 1 рубль за бланк (книжку).
Прием и выдача наличных денежных средств и ценностей из хранилища могут производиться только на основании распоряжения бухгалтерии банка, которое оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами или ордерами по выдаче и приему ценностей.
По окончании операций с денежной наличностью и другими ценностями кассовые работники приходных и расходных касс сдают зав. кассой денежную наличность, кассовые документы по приходу и расходу, справки. Зав. кассой банка составляет сводную справку о кассовых оборотах, сверка итогов которой с данными бухгалтерского учета оформляется подписью главного бухгалтера на справке, которая вместе с кассовыми документами по приходу и расходу помещается в кассовые документы.
Кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день. Хранение кассовых документов осуществляет заведующий кассой банка.
После сверки кассовых оборотов за день заведующий кассой записывает в книгу учета денежной наличности и других ценностей (форма № 120) общую сумму прихода и расхода денежной наличности в операционной кассе банка, выводит в ней остаток денежной наличности и других ценностей на начало следующего дня, который должен совпадать с данными бухгалтерского учета. Данные записи в указанной книге заверяются подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Внутрибанковские кассовые операции
В соответствии с Положением N 302-П учет кассовых операций кредитной организации осуществляется на балансовых счетах:
- 20202 «Касса кредитных организаций» — для учета наличной валюты РФ и наличной иностранной валюты в кассе кредитной организации и кассах обособленных подразделений (филиалах, дополнительных офисах);
- 20203 «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте» — для учета чеков в кассе кредитной организации и кассах обособленных подразделений (филиалах, дополнительных офисах);
- 20207 «Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций» — для учета наличной валюты РФ, наличной иностранной валюты и чеков в операционной кассе, находящейся вне помещений кредитной организации.
Учет недостач в кассе
При выявлении недостач денежных средств, возникших в результате кассовых просчетов, хищений и других злоупотреблений, допущенных работниками кредитной организации, по результатам ревизии кассы или инвентаризации, если виновное лицо установлено в ходе ревизии (инвентаризации) и не имеет возражений возместить ущерб, недостача отражается проводкой:
Дт 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам»
Кт 20202 «Касса кредитных организаций» — на основании актов ревизии и инвентаризации кассы с оформлением расходного кассового ордера.
В аналитическом учете по счету 60308 ведутся лицевые счета, открываемые по каждому работнику кредитной организации, допустившему недостачу денежных средств и других ценностей.
Тема 7. Учет денежных средств организации
Денежные средства представляют собой совокупность денежных средств, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах.
Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скорость оборота которых во многом определяется эффективностью всей предпринимательской деятельности. Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, обладающим абсолютной ликвидностью, т. е. способностью немедленно выступать средством платежа по обязательствам организации.
Операции, связанные с хранением, получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации принято называть кассовыми операциями.
Кассовые операции осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, установленным письмом ЦБ России от 4.10.1993 г. № 18 и Положением ЦБ РФ о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, установленным письмом ЦБ России от 5.01. 1998 г . № 14-П.
В соответствии с данными документами:
- Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу.
- Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном порядке ответственность.
- Для обеспечения сохранности наличных денежных средств и ценностей, хранящихся в кассе, помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:
- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;
- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
- закрываться на две двери – внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
- оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег, бланков строгой отчетности (трудовых книжек, вкладных листов к ним, квитанций путевых листов автотранспорта) и других ценных документов, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
- располагать исправным огнетушителем.
Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.
Наличные средства организации получают в банках с расчетного счета по чеку из чековой книжки.
Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена лимитом остатка наличных денег в кассе.
Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководством предприятия.
Лимит кассы устанавливается каждой организации индивидуально на основе расчета по форме № 0408020, утвержденном Положением ЦБ РФ от 5 января 1996 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».
Организации обязаны сдавать в банк все наличные средства сверх установленного лимита.
Организации имеют право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Выполняет кассовые операции кассир. Прием кассира на работу оформляется приказом руководителя организации. После издания приказа руководитель организации обязан под расписку ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассир несет полную ответственность за сохранность принятых им ценностей (денежных средств, документов).
Кассовые операции осуществляются с применением унифицированных форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1).
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным документам – платежной ведомости, расходной ведомости, заявление на выдачу денег и др. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.
Выплата заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям (расчетно-платежные) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шар��ковой ручкой или выписаны механизированным способом.
Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге (форма № КО-4).
Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах под копирку шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов кассовой книги служат отчетом кассира.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
При выдаче наличных денежных средств из кассы необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными, установленный для юридических лиц. Согласно указанию ЦБ РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007 г. № 1843-У начиная с 22 июля 2007 г . он составляет 100 тыс. руб. по одному договору.
Расчетный счет – это счет, открытый в банке и предназначенный для хранения рублевых средств организации и проведения безналичных расчетов с другими юридическими и физическими лицами.
Для ведения безналичных расчетов в рублях организация должна открыть хотя бы один расчетный счет в кредитной организации (банке). Порядок открытия и ведения банками расчетных счетов организаций регламентируются Инструкцией ЦБ России.
Для открытия расчетного счета организация (юридическое лицо) обязана представить в банк следующие документы:
- заявление об открытии расчетного счета по установленной форме (форма № 0401025), подписанное руководителем и главным бухгалтером организации;
- свидетельство о государственной регистрации предприятия;
- пронумерованные и прошнурованные, заверенные нотариально копии устава и учредительного договора. Если учредитель один, то вместо учредительного договора – решение учредителя о создании предприятия;
- карточка банка с образцами подписей руководителя, заместителя и главного бухгалтера; с оттиском печати предприятия – в 2 экз., заверенных нотариально;
- документ налогового органа, подтверждающий постановку на налоговый учет;
- копии документов о назначении на должность лиц, имеющих право первой и второй подписи;
- копию справки о присвоении статистических кодов.
При открытии расчетного счета с организацией заключается договор на банковское обслуживание, в котором отражаются перечень банковских услуг по расчетному и кассовому обслуживанию организации, условия размещения средств на счете организации, права и обязанности сторон и др.
По договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый организации-клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.
В пятидневный срок со дня открытия организацией расчетных или валютных счетов банки направляют налоговому органу, выдавшему справку о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, специальную форму «Сообщение банка налоговому органу об открытии (закрытии) банковского счета».
Банк хранит денежные средства организаций на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения организаций об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором.
Средства со счета могут быть списаны только по соответствующему распоряжению клиента. Без распоряжения клиента списание денежных средств, находящихся на счете, допускается по решению суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом.
При наличии на счете денежных средств их списание со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента. При недостаточности денежных средств их списание с расчетного счета производится в следующей очередности:
Первая очередь – списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований по взысканию алиментов.
Вторая очередь – списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление и выплату денежных средств для расчета по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате авторских вознаграждений.
Третья очередь – списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчета по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд.
Четвертая очередь – списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды.
Пятая очередь – списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований.
Шестая очередь – списание по другим платежным документам в календа��ной очередности.
Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.
Движение денежных средств на расчетном счете оформляются расчетными документами, форма которых утверждается банком.
Банки осуществляют операции по движению денежных средств на расчетном счете на основании следующих расчетных документов:
- при безналичных расчетах оформляются платежное поручение, платежное требование, инкассовое поручение, аккредитив чек расчетный;
- при наличных расчетах оформляются объявление на взнос наличными, чек денежный.
Платежное поручение – это распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему банку перевести указанную сумму на счет получателя средств в этом или другом банке.
Платежное поручение используется для перечисления денежных средств:
- поставщикам за товарно-материальные ценности, работы, услуги, в том числе в качестве предоплаты;
- в бюджет и внебюджетные фонды;
- банку при возврате кредитов, займов и процентов по ним;
- для перевода заработной платы на счета работников в банке. Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. При отсутствии или недостаточности денежных средств на расчетном счете, а также если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся на расчетном счете средств, платежные поручения помещаются в картотеку и оплачиваются по мере поступления денежных средств в очередности, установленной законодательно.
Платежные поручения выписываются на специальном бланке и представляются в банк в течение 10 дней со дня выписки, не считая день выписки.
Платежное требование – расчетный документ, который содержит требование (кредитора, получателя средств) к плательщику (должнику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования представляются получателем средств (взыскателем) к счету плательщика через банк получателя (взыскателя). Банк-эмитент, принявший платежные требования принимает на себя обязательство доставить их по назначению (согласно договору банковского счета). При отсутствии или недостаточности средств на счете плательщика расчетные документы помещаются в картотеку и оплачиваются по мере поступления денежных средств на счет плательщика.
Платежные требования применяются при расчетах за товары, работы, услуги и в других случаях, предусмотренных договором.
- Платежное требование составляется на бланке по форме 0401061.
Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке.
Инкассовые поручения применяются:
- в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции;
- для взыскания по исполнительным документам;
- в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.
Валютный счет – это счет, открытый в банке и предназначенный для хранения средств в иностранной валюте и проведения расчетов в иностранной валюте.
Федеральным законом от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» с учетом изменений и дополнений от 30.12.2006 г. № 267–ФЗ резидентам предоставляется право открывать в уполномоченных банках банковские счета (банковские вклады) в иностранной валюте без ограничений.
Организации открывают и используют валютные счета для проведения экспортно-импортных и других валютных операций.
Порядок открытия и ведения уполномоченными банками счетов организаций в иностранной валюте устанавливает ЦБ России.
Для открытия валютного счета организация должна представить в уполномоченный банк те же документы, что и при открытии расчетного счета. При открытии валютного счета с организацией заключается договор банковского счета, в котором отражаются перечень банковских услуг по расчетному и кассовому обслуживанию организации, условия размещения валютных средств на счете организации, права и обязанности сторон и др.
После заключения договора банковского счета банк открывает организации транзитный, текущий и специальный валютные счета.
Транзитный валютный счет предназначен для зачисления в полном объеме всех поступлений иностранной валюты в пользу организации.
Текущий валютный счет предназначен для хранения средств в иностранной валюте и совершения операций по счету в соответствии с валютным законодательством.
Банки в пятидневный срок со дня открытия организации текущих валютных счетов направляют налоговому органу специальную форму «Сообщение банка налоговому органу об открытии (закрытии) банковского счета».
Налоговые органы после получения сообщения банка об открытии (закрытии) организации-налогоплательщику того и иного счета направляют в банк специальную форму «Информационное письмо налогового органа о получении сообщения банка об открытии (закрытии) банковского счета».
После открытия текущих валютных счетов и получения банком информационного письма от налогового органа организация имеет право проводить по нему валютные операции.
Для организации бухгалтерского учета операций с иностранной валютой Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деят��льности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, предусмотрен счет 52 «Валютные счета», к которому могут быть открыты субсчета:
52-1 «Валютные счета внутри страны»;
52-2 «Валютные счета за рубежом».
Учетной политикой организации могут быть предусмотрены счета третьего порядка, соответствующие открытым уполномоченным банком валютным счетам:
52-11 «Текущий валютный счет»;
52-12 «Транзитный валютный счет»;
52-13 «Специальный валютный счет».
Аналитический учет по счету 52 «Валютные счета» ведется по видам валют. При наличии у организации нескольких валютных счетов аналитический учет по счету 52 «Валютные счета» ведется по каждому счету, открытому для хранения денежных средств в иностранной валюте.
В бухгалтерском учете хозяйственные операции по поступлению или списанию средств в иностранной валюте отражаются аналогично операциям по расчетному счету, однако, записи на счете 52 «Валютные счета» делают одновременно в рублях и в иностранной валюте.
Операции по валютным счетам отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок банка по валютному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов, подтверждающих осуществление операций по валютному счету.
Выписка банка по валютному счету представляет собой регистр аналитического учета и служит основанием для записей на счетах бухгалтерского учета.
Поступления денежных средств на валютные счета отражается в учете записью:
Дебет сч. 52 «Валютные счета»
Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и др.
Списание денежных средств с валютных счетов отражается в учете записью:
Дебет сч. 60 «Расчеты с поставщиками» и др.
Кредит сч. 52 «Валютные счета».
Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет валютных счетов организации и обнаруженные при проверке выписок банка, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76-2 «Расчеты по претензиям»).
Бухгалтерский учет операций по валютным счетам организации осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утвержденным приказом Минфина России от 27.11.2006 г. № 154н.
Согласно ПБУ 3/06 учет операций на валютном счете ведется в иностранной валюте и в рублях на основании пересчета иностранной валюты в рубли по курсу Центрального банка РФ на соответствующую дату.
Курсовые разницы, возникшие при пересчете остатка валютных средств на валютных счетах, в бухгалтерском учете включаются в состав прочих доходов и расходов.
Положительная курсовая разница отражается проводкой:
Дебет сч. 52 «Валютные счета»
Кредит сч. 91-1 «Прочие доходы».
Отрицательная курсовая разница отражается записью:
Дебет сч. 91-2 «Прочие расходы»
Кредит сч. 52 «Валютные счета».
Информация об остатках денежных средств организации на начало и конец отчетного периода отражается в бухгалтерском балансе (форма № 1) в разделе «Оборотные активы».
В составе приложений к бухгалтерскому балансу предприятия составляют отчет о движении денежных средств (форма № 4).
Отчет о движении денежных средств имеет важное значение для контроля за финансовой деятельностью организации. Справочные сведения отчета по наличному расчету, в том числе с применением контрольно-кассовых аппаратов, позволяют контролировать наличный поток денежных средств.
Согласно п. 22 ПБУ 3/06 в бухгалтерской отчетности раскрывается:
- величина курсовых разниц, образовавшихся по операциям пересчета выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств, подлежащих оплате в иностранной валюте;
- величина курсовых разниц, образовавшихся по операциям пересчета выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств, подлежащих оплате в рублях;
- величина курсовых разниц, зачисленных на счета бухгалтерского учета, отличных от счета учета финансовых результатов организации;
- официальный курс иностранной валюты к рублю, установленный Центральным банком Российской Федерации, на отчетную дату. В случае если для пересчета выраженной в иностранной валюте стоимости активов или обязательств, подлежащей оплате в рублях, законом или соглашением сторон установлен иной курс, то в бухгалтерской отчетности раскрывается такой курс.
Аналитический учет – это детальный и подробный учет конкретных банковских, финансовых и хозяйственных операций, осуществляемый в соответствующих документах (регистрах) аналитического учета. Основными задачами аналитического учета являются – оперативно, полностью и подробно отразить все совершаемые операции на счетах бухгалтерского учета.
Синтетический учет кассовых операций
Кассовые операции – это совокупность материально-технических процедур, заключающихся в приеме, хранении и выдаче наличных денег, также это операции с наличными денежными средствами, осуществляемые предприятиями, банками с физическими и юридическими лицами.
Денежные средства — это финансовые ресурсы организации, самые высоко ликвидные активы, способные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия.
Денежные средства относятся к наиболее значимой группе оборотных средств. От их наличия в необходимых размерах зависит благополучие предприятия, выживаемость и дальнейшее существование хозяйствующего субъекта.
Денежные средства находятся в форме наличных денег в кассе, хранятся в банке на расчетных счетах, на специальных счетах по целевым средствам, на особых счетах, а также используются в виде аккредитивов, чековых книжек, депозитов и финансовых вложений в ценные бумаги. Денежные средства используются для выполнения текущих операций, необходимы для совершения непредвиденных платежей, поскольку предприятие подвержено влиянию неопределенности в своей деятельности.
Актуальность исследования в рамках дипломной работы «Бухгалтерский учет кассовых операций» определяется следующими факторами:
- для эффективного использования денежных средств необходимо грамотно выстроить систему их учета;
- для правильного ведения учета денежных средств требуется знание их многочисленных законодательных и постоянно изменяющихся норм, правил и порядка;
- желаемая эффективность хозяйственной деятельности, устойчивое финансовое состояние будут достигнуты лишь при достаточной компетентности руководства и ответственных органов предприятия.
Объектом исследования выбраны денежные средства ООО «Алтай» г. Сусуман Магаданской области, основным видом деятельности которого является добыча драгоценных и полудрагоценных камней, кроме алмазов.
Предметом исследования выступают экономические отношения по формированию, учету и анализу операций с денежными средствами.
Целью исследования является изучение организации учета денежных средств на основе их теории и практики, проведение анализа денежных средств предприятия, находящихся как в кассе, так и на расчетных, валютных и других счетах в банке и их соответствие требованиям и нормам, установленным Законодательством РФ.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- изучить понятие, классификацию, значение и задачи бухгалтерского учета кассовых операций;
- дать характеристику деятельности исследуемого объекта;
- исследовать нормативную базу, документальное оформление, бухгалтерский учет кассовых операций;
- рассмотреть порядок работы кассиров-операционистов в ООО «Алтай»
- предложить мероприятия по совершенствованию учета кассовых операций и организации работы кассовой службы на исследуемом объекте.
Методами исследования являются сбор, обобщение, систематизация и анализ информации, формализованное представление.
Практическая значимость работы заключается в практическом применении полученных результатов исследования на конкретном хозяйствующем субъекте в области организации учета денежных средств на участке кассовых расчетов.
В первой главе раскрываются теоретические аспекты бухгалтерского учета кассовых операций. Во второй главе рассматривается бухгалтерский учет операций с денежными средствами на участке расчетов по кассе объекта исследования. В третьей главе на основе изученной информации даны предложения по совершенствованию бухгалтерского учета кассовых операций и работы кассовой службы в ООО «Алтай» г. Сусуман Магаданской области.
Все законодательные акты в отношении нормативно-правового регулирования кассовых операций отнесены к ведению Банка России. На текущий момент их всего два:
Нормативным регулированием ведения денежных расчетов занимается Центральный банк РФ, применяя разработанные им следующие нормативные документы:
- Положение Банка России № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
- Положение «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».
- Положение «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям».
- Инструкция «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях банков».
- Указание «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке».
Распространяющееся на всех остальных хозяйствующих субъектов указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юрлицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций ИП и СМП» от 11.03.2014 № 3210-У.
Последним документом регулируются следующие элементы в области движения наличности:
Общие принципы осуществления операций в кассе и требования к оформлению документов.
Условия зачисления, выдачи и обеспечения сохранности наличных денег.
Правила предоставления отчетов по израсходованным авансам на хознужды и командировки.
Компании, не входящие в категорию малого бизнеса, обязаны, согласно указаниям Банка РФ, рассчитывать предельный размер остатка наличности в кассе, а суммы сверх него в обязательном порядке сд��вать в банк.
Помимо описанных параметров Банком России созданы правила обращения наличных денег в указании ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, где описаны:
- направления использования оприходованной в кассе выручки;
- лимиты сумм, которые могут разово участвовать в одной операции.
Учет движения наличных подпадает под действие правил по ведению бухучета, утвержденных приказом МФ РФ от 29.07.1998 № 34н, и ПБУ 3/2006, введенного приказом МФ РФ от 24.12.2010 N 186ни посвященного отражению операций по валютным обязательствам [14, с. 21].
При этом применение иностранной валюты в расчетных операциях между резидентами на территории России не допускается. Не распространяется данное указание только на некоторые межбанковские операции и платежи иностранных компаний. В части кассовых операций организаций допускается выдача денежных средств в иностранной валюте в виде подотчета для командировок за рубеж.
Формы документов для оформления движения наличных утверждены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Начавшие не так давно действовать положения относительно либерализации форматов применяемых бланков не распространяются на кассовую документацию, поэтому формы, утвержденные указанным постановлением, обязательны к применению. Кроме того, в указанном постановлении отражены бланки, которые надлежит применять при проведении ревизии денежной наличности, в частности формы описи и акта по результатам инвентаризации. Общие правила пересчета и подтверждения фактического наличия средств в кассе регламентированы приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49.
При проведении проверки кассовых операций аудитор обязан руководствоваться нормативными документами, которыми являются в данном случае:
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от о07.2017 N 160-ФЗ.
- Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ (ред. от 25.06.2012г.).
- Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкций по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н (ред. от 25.11.2011г.).
- Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18 августа 1998 г. № 88 (ред. от 3 мая 2000 г.)
По закону все кассовые операции должны быть оформлены первичными документами — таков порядок учета хозяйственной деятельности любого предприятия [11, с. 24].
Прием и выдача денег из кассы являются хозяйственными операциями. Документы, которыми оформляются эти операции, служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет в организации.
Согласно п. 12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России.
Во исполнение вышеприведенных норм Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:
1) приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
2) расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
4) кассовая книга (форма № КО-4);
5) книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
В 2018 году действует обновленный порядок ведения кассовых операций.
В 2018 году компании хранят наличные в кассе в пределах лимита. Излишки необходимо сдавать в банк.
Сверхлимит допускается:
- на время выплаты зарплаты в течение пяти рабочих дней.
- по выходным и праздникам, когда касса функционирует, а не закрыта.
В 2018 году субъекты малого бизнеса – как фирмы, так и ИП – освобождены от расчета лимита кассы, но могут применять его на свое усмотрение [24].
Любой вариант нужно утвердить соответствующим приказом. Если лимита нет, в кассе можно хранить деньги без ограничения, в любом объеме.
Регламент, по которому считают лимит, с наглядными формулами приведен в приложении к Указанию Банка России № 3210-У.
Способа расчета – два:
- исходя из наличной выручки;
- исходя из наличных трат.
Период, за который берутся те или иные сведения, устанавливают сами организации. При этом учитывают специфику бизнеса, объемы и периодичность поступлений либо выдачи наличных.
Вновь созданные компании считают лимит исходя из ожидаемых (прогнозируемых) поступлений или растрат – в зависимости от выбранного способа.
Лимит кассы можно пересматривать в течение года сколько угодно раз. Никаких запретов тут нет. Если что-то в работе организации меняется, можно всегда подстроиться под новые нужды, просто выпустив новый приказ об остатке с новой – повышенной – суммой.
У компаний с обособленными подразделениями все зависит от того, куда перечисляет подразделение свою выручку. Если на собственный расчетный счет в банке, то тогда для такого ОП нужно установить и свой собственный, отдельный лимит [24].
Если выручка идет сразу в кассу компании, то лимит нужно считать общий в целом по компании с учетом подобной структурной единицы.
Кассовые операции по-прежнему может вести только кассовый или иной работник, определенный руководителем компании (самим ИП). Вместо руководителя утвердить кассира может и иной уполномоченный сотрудник. Занять вакансию может человек именно из штата компании. Альтернативный вариант: кассу вправе вести сам руководитель.
Со своими обязанностями и правами кассира нужно ознакомить под роспись. Для этих целей хорошо оформить должностную инструкцию.
Если бизнес крупный и объем работы большой, может потребоваться несколько кассиров. Тогда обязательно среди них нужно выбрать главного и назначить его старшим. В этом случае целесообразно разработать две должностные инструкции – под должность обычного и под должность старшего кассира.
Если структура кассового подразделения многоуровневая, то работу кассы логично регламентировать отдельным локальным актом по организации.
Кассовых документов по-прежнему два – это ордера:
- ПКО (форма № КО-1);
- РКО (форма № КО-2).
Оформляются они по общему правилу каждый раз соответственно при поступлении денег в кассу и при их расходовании. Подобные документы вправе не оформлять только индивидуальные предприниматели.
В отношении ПКО в электронном виде появилась новая норма. Теперь квитанция к электронным приходным кассовым ордерам можно отправлять вносителю средств по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
До 19 августа 2017 года действовал упрощенный порядок в отношении операций с использованием ККТ или бланк строгой отчётности. Так, на все поступления через ККТ или по бланку строгой отчётности разрешалось оформлять один сводный ПКО. Теперь данную норму расширили. То есть можно оформлять расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму денег, выданных на основании чеков ККМ или бланка строгой отчётности.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по-прежнему нужна при наличии старшего кассира. В подобном регистре главный кассовый работник отражает передачу средств своим подопечным и обратно в течение дня.
Все ПКО и РКО, как и раньше, вносится в книгу по форме № КО-4. Данный регистр можно не вести только бизнесменам. При этом с 19 августа 2017 года задачу заполнять кассовую книгу можно возложить на любого сотрудника. Необязательно это должен быть кассир.
Необходимые бумаги оформляют:
- главбух;
- бухгалтер или иной сотрудник (в том числе кассир). Конкретное лицо нужно утвердить приказом;
- руководитель (при отсутствии главбуха и бухгалтера либо иного сотрудника).
Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов предусмотрен счет 50 «Касса» [16, с. 224].
Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи.
Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.
Одним из основных источников поступления денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:
Дебет 50-1 «Касса организации»
Кредит 51 «Расчетные счета».
Поступление денежных средств от покупателей в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.
При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:
Дебет 50-1 «Касса организации»
Кредит 90-1 «Выручка».
Основанием для отражения выручки в бухгалтерском учете в оптовой торговле является предъявленный покупателю счет на продажную стоимость товара. В учете составляется запись:
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Кредит 90-1 «Выручка».
Поступление денежных средств от покупателей в оплату за товар в данном случае отражается как погашение задолженности покупателя за отгруженный товар:
Дебет 50-1 «Касса организации»
Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Расчеты за отгруженный покупателям товар могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной оплаты Поступления от других юридических и физических лиц в порядке предварительной оплаты продукции в соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.04.2015 г. № 57н, не признаются доходами организации.
Согласно Плану счетов сумма поступившей в кассу организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Причем сумма предварительной оплаты учитывается обособленно, для этого организация по балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может открыть соответствующий субсчет, например субсчет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате».
Денежные средства в кассу организации могут поступать от учредителей организации в качестве вклада в уставный капитал.
Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.
Учет расчетов с участниками общества по денежным и имущественным вкладам в уставный капитал ведется с применением счета 75 «Расчеты с учредителями». К этому счету предусмотрены субсчета:
75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»;
75-2 «Расчеты по выплате доходов».
Подтверждением факта принятия денежного вклада от участника является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью организации.
Приходный кассовый ордер служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.
Сумма вклада участника, поступившая в виде наличных денежных средств в кассу, отражается записью:
Дебет 50-1 «Касса организации»
Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».
Денежные средства могут поступать в кассу организации при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.
Иные операции поступления денежных средств в кассу организации представлены в табл. 1.1.
Таблица 1.1 Операции по поступлению денежных средств в кассу организации (дебет счета 50-1 «Касса организации»)
Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:
Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет».
Изменения в учет кассовых операций от 1 июня 2014 года.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены без помарок, четко и ясно. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Печать организации должна стоять на каждом кассовом документе.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит централизованно устанавливается.
Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера.
Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр (отрывной) – это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.
Участок учета наличных денежных средств считается самым консервативным среди бухгалтеров. Действительно, если поднять нормативные документы за последние лет сорок-пятьдесят, мы увидим, что правила ведения кассовых операций не особенно изменились за все прошедшее время, да и синтетический учет кассовых операций на предприятии всё такой, что и раньше.
Все изменения в кассовом учете можно отнести к двум категориям.
Первые учитывают изменения технической оснащенности современной учетной работы. Вторые являются следствием развития в стране рыночных отношений, необходимости исключения в бизнес-деятельности теневых и коррупционных схем, а говоря короче – являются способом повышения финансовой дисциплины в стране через установление жестких организационных правил ведения операций с наличностью на уровне отдельных организаций.
Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:
| Поступление в кассу (приход) | Выдача из кассы (расход) |
| Со счета в банке на зарплату, хозяйственные, операционные и командировочные расходы | Суммы причитающейся работникам заработной платы |
| Выручка от реализации работ, услуг или товаров | Суммы под отчет сотрудникам на командировочные, хозяйственные и операционные расходы |
| Возврат неиспользованных подотчетных сумм | Выплата компенсаций, пособий или ссуд сотрудникам |
| По прочим основаниям | Передача на инкассацию |
Аналитический и синтетический учет кассовых операций.
Учет наличных денежных средств и документов, подразумевает оформление определенных документов на каждую операцию. Применяются следующие формы документов:
-
Приходный кассовый ордер ПКО (ф. № КО-$1$).
В данном документе отражаются поступления денежных средств и документов в кассу предприятия. Такими операциями могут быть:
- поступление выручки за реализацию товаров, услуг;
- внесение остатков по выданным авансам;
- возмещение ущерба виновными лицами;
- и т.п.
В ПКО указываются:
- Наименование и код ОКПО самого предприятия;
- Дата и номер документа;
- ФИО физического лица или представителя организации, от которой поступают денежные средства;
- Корреспонденция счетов бухгалтерского учета, отражающая характер операции;
- Основание для принятия денежных средств и документов в кассу;
- Сумма принятых денежных средств в кассу предприятия.
ПКО подписывают кассир и Главный бухгалтер предприятия. От него отделяется квитанция с продублированными данными из самого ПКО и передаются лицу, которое внесло денежные средства или документы в кассу предприятия.
ПКО оформляется на каждую операцию поступления денежных средств и документов отдельно.
-
Расходный кассовый ордер РКО (ф. KO-$2$)
В данном документе отражаются операции по выдаче денежных средств и документов из кассы предприятия. такими операциями могут быть:
- оплата поставщикам за приобретенные товары и услуги;
- выплата заработной платы;
- выдача денежных средств под отчет;
и т.д.
В РКО указываются:
- Наименование и код ОКПО самого предприятия;
- Дата и номер документа;
- ФИО лица, которому выдаются денежные средства и документы;
- Корреспонденция счетов бухгалтерского учета, отражающая характер операции;
- Основание для выдачи денежных средств и документов из кассы;
- Сумма подлежащих выдаче денежных средств из кассы предприятия.
- Приложения (например, платежная ведомость на выплату заработной платы).
Кроме кассира и Главного бухгалтера, РКО подписывает получатель денежных средств и руководитель организации. Получатель денежных средств должен предъявить документ, удостоверяющий личность и данные такого документа также заносятся в РКО.
РКО оформляется на каждую отдельную операцию по выдаче денежных средств из кассы предприятия.
-
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Ф- КО-$3$)
В данном дёокументе отражаются все оформленные ПКО и РКО, с указанием номеров документов, даты составления.
-
Кассовая книга (ф. КО-$4$)
В кассовой книге отражаются все операции, которые отражены в ПКО и РКО. Кассовая книга ведется по каждому операционному дню работы. В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств в кассе на начало дня, все операции по приходу и расходу денежных средств и документов с корреспонденцией счетов и суммами. На конец рабочего дня в кассовой книге отражаются обороты и остаток денежных средств. Отдельно указывается сумма денежных средств на выплату заработной платы.
Листы кассовой книги нумеруются, а сама книга прошиваться и скрепляется печатью предприятия.
-
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-$5$). Эту книгу, как правило, ведут в организациях с большим количеством подразделений. Кассир главного отделения ведет учет принятых и выданных другим кассовым отделениям денежных средств.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Гражданский кодекс РФ. Части 1 и 2
2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
3. Положение Банка России от 12.11.2011 № 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации”
4. План счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н; в ред. от 07.05.2003 № 38Н, 18.09.2006 № 115н).
5. Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 26 марта 2007 г. № 26н — данные изменения вступают в силу с 1 января 2008 г.).
6. Бабаев Ю. А. «Бухгалтерский учёт» — М; 2010.
7. Гомола А. И., Кириллов В. Е., Кириллов С. В. «Бухгалтерский учёт» — М; 2011.
8. Козлова Е. П., Бабченко Т. Н., Галанина Е. Н. «Бухгалтерский учёт в организациях» — М; 2008
9. Лытнева Н. А., Малявкина Л. И., Фёдорова Т. В. «Бухгалтерский учёт» — М; 2011г.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по » xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>денежным чекам.» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> Чеки бывают » xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>предъявительские» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> (на предъявителя) и » xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>именные» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> (с указанием фамилии, имени и отчества получателя денег). Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Чековые книжки предприятия получают в отделении банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными деньгами. Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>На оборотной стороне чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например: на выдачу зарплаты, командировочные расходы, хозяйственно-операционные расходы и т. п. Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности, на которые они получены.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например от рабочих и служащих за отпущенную им спецодежду; за топливо, материалы, готовую продукцию; квартирная плата от квартиросъемщиков; возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов; частичная плата родителей за содержание своих детей в детских садах, яслях и т. д. Основным приходным кассовым документом является » xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>приходный кассовый ордер» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу. В случае необходимости она заверяется печатью (штампом кассира или оттиском кассового аппарата). Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг все предприятия » xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>обязаны проводить с применением контрольно-кассовых машин (ККМ).» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> Контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т. д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является » xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>расходный кассовый ордер» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Прием и выдача наличных денег кассами предприятий может производиться и по другим надлежаще оформленным документам (» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>). В этих случаях на таких документах накладывается штамп с реквизитами кассового ордера. Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. п.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных ордерах не обязательна.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>При выдаче денег кассир требует у получателя предъявление документа, удостоверяющего его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и берет расписку о получении денег.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и другие массовые выплаты производятся по » xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>платежным (расчетно-платежным) ведомостям» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>. На титульном (заглавном) листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и сумме прописью.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной ведомости против фамилии лица, не ��олучившего деньги, ставит штамп или делает запись «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости указывает фактически выплаченную и невыплаченную суммы и скрепляет эти данные своей подписью. Если деньги выдавались не самим кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)» (выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается). После этого записывают в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №…».
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>При сдаче денег на расчетный счет составляется заявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
» xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>В соответствии с ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Правилами ведения кассовых операций;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> в Республике Беларусь, утвержденной Национальным Банком от 31.07. 1996 № 90, в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Ревизии кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями). Во время ревизии производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт;color:#000000″ xml:lang=»en-US» lang=»en-US»>.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>В акционерных, кооперативных, общественных и иных подобных предприятиях, такие ревизии проводятся их ревизионными комиссиями, предприятиями-учредителями или привлеченными аудиторскими организациями.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Банки, осуществляющие расчетно-кассовое обслуживание предприятий, контролируют соблюдение предприятиями требований действующих правил ведения кассовых операций и не реже одного раза в год проверяют состояние кассовой дисциплины. При наличии серьезных, систематических нарушений в ведении кассовых операций информируют Национальный банк Республики Беларусь, налоговые службы и органы прокуратуры на местах.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Проверки соблюдения ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Правил ведения кассовых операций ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>могут осуществлять также налоговые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми предприятиями. При этом ответственность за соблюдение ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Правил ведения кассовых операций ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Кассовые операции в иностранной валюте регулируются ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Положением о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь, ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>утвержденным решением Правления Национального банка Республики Беларусь 1.03.1993 г. (протокол № 7).
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Выявленные излишки денежных средств в кассе на основании акта приходуются следующей проводкой:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Д-т сч. 50 ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>»Касса», ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>В-4
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>К-т сч. 99 ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>»Прибыли и убытки», ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>ж/о 15 (07).
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Д-т сч. 84 ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>»Недостачи и потери от порчи ценностей», ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>В-5
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> К-т сч. 50 ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>»Касса», ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>ж/о 1 (01).