Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое управленческий учет и как его вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязательный управленческий учет на предприятии в системе бухгалтерского и финансового — это форма сбора, фиксации, представления и изучения деятельности организации с целью всесторонне увеличивать эффективность и решать различные сложности предпринимательства.
Отличие управленческого учета от бухгалтерского
В качестве главного отличия управленческого учета от бухгалтерского можно обозначить их цели. Если цель бухгалтерского учета заключается в фиксации и обработке фактов хозяйственной деятельности для обеспечения финансового контроля организации, то целью управленческого учета, как было указано выше, является в большей степени оперативный анализ, позволяющий планировать деятельность.
Как следствие различных целей и задач, возникают дальнейшие отличия:
- Основные нормы и правила. Для управленческого учета применяются правила и нормы, признанные полезными руководством организации. Правила бухгалтерского учета устанавливаются законом, положениями и нормативными актами, они едины для всех компаний.
- Конечные потребители информации. Данные управленческого учёта интересны и необходимы только руководящему составу организации и используются для планирования её дальнейшей деятельности. Данные бухгалтерской отчетности руководство интересуют при необходимости оценки результатов прошедших периодов. Также данные бухучета требуются налоговым органам для анализа прибыли предприятия и аудиторам для проверки отражения хозяйственных операций в учете.
- Методы ведения учета. При ведении бухгалтерского учета ответственные сотрудники руководствуются действующими стандартами и положениями по бухгалтерскому учету, информация в которых четко регламентирована. Для получения управленческих данных в организации может существовать собственный порядок учета, определенный руководителями. Таким образом, например, в рамках бухгалтерского учета любая оплата труда сотрудников будет просто относиться на определенный счет, а в «управленке» может разделяться по отделам, группам, любым другим критериям. Можно сделать вывод, что управленческие данные могут и должны быть более детализированными.
- Отчеты. Бухгалтерский учет предполагает строгую регламентацию форм отчетности. Для управленческого учета могут использоваться специфические формы и виды отчетов, удобные пользователям, включая виды, разработанные специально для организации или для определенных её отделов.
-
Сроки и периодичность. Бухгалтерская отчетность формируется и предоставляется к срокам, установленным законодательством и с регламентированной периодичностью. Любые управленческие отчеты формируются с периодичностью и сроками, утвержденными в организации или в её отделе, обычно с более высокой периодичностью.
Например, производственное предприятие сможет увидеть в бухгалтерском учете данные о себестоимости выпущенной продукции только по окончанию месяца или квартала, после учета всех фактических затрат и выполнения необходимых проводок. В то время как управленческий учет позволяет формировать подобные отчеты каждый день или даже чаще, основываясь на плановых данных, что дает возможность оперативной корректировки планов и процессов. - Обязательность предоставления информации. Бухучет обязателен практически для всех организаций, перечень и вид информации устанавливается законодательством. Управленческий учет утверждается руководством фирмы и его ведение не является обязательным.
- Точность информации. Если достоверность и достаточность информации важны в любом виде учета, то с точностью ситуация различается.
Организация и ведение управленческого учета на предприятии
Управленческий учет позволяет измерять и анализировать финансовую информацию, которая помогает в достижении целей организации. После того, как руководство компании принимает решение о необходимости организации управленческого учета, предстоит определить тот объем информации, который будет достаточен для принятия управленческих решений. Опираться следует на задачи, которые предстоит выполнять пользователям отчетов.
Вне зависимости от выбранного метода, для организации управленческого учета компании придется последовательно пройти несколько этапов:
- Выявление требований бизнеса, исследование текущей системы менеджмента, опрос ключевых сотрудников.
- Определение целей деятельности и стратегии развития компании.
- Исследование и документирование бизнес-процессов.
- Определение требований к финансовой и организационной структуре.
- Разработка методологии управленческого учета, модели учета, системы формирования управленческой отчетности.
- Разработка внутренних нормативных документов, стандартов управленческого учета в организации. Утверждение системы контроля.
- Формирование технического задания для автоматизации процессов и функций управленческого учета.
Результат организованного управленческого учета – это наличие доступной системы получения информации, дающей ответы на такие вопросы как:
- Финансовое положение предприятия
- Доступные средства для повышения прибыли и оптимизации затрат
- Оптимальные направления и правила распоряжения доступными ресурсами
Другие статьи данного модуля
Опыт построения корпоративной отчетности на основе данных регламентного учета
Мы поговорим о том, как строить управленческую отчетность, если у вас есть информационная база на платформе 1С, а также специализированное решение для этих задач. Для примера мы возьмем решение «WA:…
Работа с НДС в условиях повышения ставки
1 января 2019 года всех нас ожидает увеличение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (№ 303-ФЗ). Новая ставка применяется в отношении товаров (работ/услуг) и имущественных прав отгруженных (выполненных/…
Практические советы по управлению дебиторской задолженностью как частью оборотного капитала
Среди повседневных задач финансового директора особое место занимает поддержка здорового баланса между текущими активами и текущими обязательствами, исключающая существенные перекосы в какую-либо…
Как разработать или усовершенствовать набор управленческих отчетов для генерального директора?
Чтобы обеспечить полезность и удобство отчетов для генерального директора, сделать их наглядными и информативными, следует придерживаться важного правила: любой отчет должен быть своевременным,…
Это один из разделов управленческого учета и отчетности в компании, который охватывает все направления деятельности. С его помощью удается систематизировать процесс, распланировать траты и доходы, конкретизировать показатели по всем сферам и подразделениям.
Вся организация заключается в оформлении центров ответственности, распределении функционала и полномочий, выявления отдельных видов с максимумом деталей и возможностью формирования разновидностей планов.
С таким подходом становится возможным:
- достичь запланированных целей;
- разобраться в затратах и сократить те, что возможно;
- пользоваться имеющимися ресурсами рационально;
- распределять деньги фирмы оптимально и вдумчиво;
- повышать результаты хозяйственного функционала в общем.
Давайте рассмотрим примерную схему бюджетирования.
Что дает управленческий учет
Грамотно построенный управленческий учет:
-
способствует успешной деятельности предприятий;
-
обеспечивает высокие темпы их стратегического развития;
-
позволяет менеджменту оперативно получать необходимую учетную и аналитическую информацию;
-
обеспечивает организацию конкурентными преимуществами посредством управления затратами, коммерческой деятельностью и организации общего управления;
-
структурирует разные виды и направления деятельности предприятия;
-
обеспечивает оценку вклада в итоговый результат различных структурных подразделений.
Три кита эффективного учета
Дмитрий Новгородцев, почувствовав необходимость перемен, решил установить в ларьках компьютеры, чтобы сканировать штрих-код на упаковке товаров и таким образом автоматизировать контроль за ходом продаж. Но достаточно ли одного этого, чтобы считать внедрение управленческого учета законченным? Нет. Чтобы действительно эффективно управлять предприятием, необходимо оперативно получать информацию по трем позициям, а именно: себестоимость товаров, ассортимент товаров и движение денежных средств.
Эти три раздела управленческого учета тесно связаны друг с другом, между ними постоянно происходит информационный обмен. Если вы будете вести учет только по одному из направлений, то вы никогда не увидите объективную и, главное, целостную картину. Скажем, какой прок от того, что вы составите только финансовый отчет о продажах? Глядя в него, вы все равно не увидите, как изменялся спрос на конкретные товары и какое их количество было продано.
Основа управленческого учета – структурированная информация, собираемая и анализируемая в мониторинговом режиме. Хорошо известно, что поиск и анализ данных – одна из прямых обязанностей службы маркетинга. Но очень часто маркетологи ограничиваются сбором только внешней информации – о конкурентной среде, ценах на отраслевом рынке и т. д. Цель управленческого учета – так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий кропотливую работу по изучению самого предприятия. С его помощью можно составить полную картину финансово-экономического состояния компании в любой момент времени, выяснить запас ее прочности, определить потенциал и перспективы развития.
Управленческий учёт внедряется именно для повышения эффективности управления предприятием, а не для отчёта перед контролирующими инстанциями, например налоговой инспекцией. Это принципиальное отличие (см. таблицу). Поэтому нельзя поручать вести управленческий учёт бухгалтерии. Эту работу должен возглавлять планово-экономический отдел или финансовый директор компании.
Чем оперирует управленческий учет
Предметом данного вида учета является система данных и возможных прогнозов. Требования к информации, которая должна явиться результатом такого учета, довольно строгие:
- достаточность – данных, полученных ответственным лицом, должно хватать для принятия того или иного бизнес-решения;
- краткость – излишний объем затрудняет процесс анализа и выбора оптимального пути;
- оперативность – своевременность информирования даже важнее, нежели абсолютная точность данных (например, если речь идет о немедленных принятиях мер в случае убытка, то не так уж важно, 12 или 15% они составили, гораздо значимее то, что об этом факторе было сообщено вовремя);
- достоверность – в отличие от точности, обязательное условие, так как судьбоносные для организации решения не должны строиться на ложных посылках и ошибочных данных.
Как построить управленческий учет
Если компания в рамках повышения эффективности управления хочет внедрить у себя систему управленческого учета, ей придется пройти ряд последовательных этапов.
Начать придется с определения основы управленческих данных, то есть конкретной финансовой базы. В отечественных компаниях первичность управленческого учета – явление достаточно редкое, поэтому чаще всего его приходится строить на основе уже функционирующей системы финансового учета. В таких случаях необходимо:
- четко констатировать текущую ситуацию (количество отчетов, их информативность, особенности аналитики, оперативность формирования информации и т.п.);
- спрогнозировать планируемую организацию учета (отчеты по руководящим потребностям вместо типовых, изменение системы оценочных показателей, оптимизация информирования, оперирование не только прошлыми данными, но и прогнозами).
Управленческий учет не имеет жесткой классификации, ведь анализ имеет свободный характер и проводится с учетом текущих задач. Условно услуга делится по направлениям:
- Производственное. Рассчитывается себестоимость и расходы на изготовление продукции. Позволяет определить объем и тип ресурсов, необходимых для создания того или иного товара.
- Бюджетное. Подразумевает сбор информации о работе подразделений или конкретных работников. Ориентирован на улучшение управляемости и усиление ответственности за выполненную работу.
- Маржинальное. Целью получения отчета является оптимизация объемов проданных товаров, расходов и стоимости для увеличения дохода.
- Стратегическое. Ориентировано на изучение финансового / ресурсного наполнения предприятия, необходимого для повышения эффективности работы юридического лица.
Что такое управленческий учет
К управленческому учету относят все задачи, которые позволяют руководителям получить данные о финансовых, производственных, логистических и других процессах в компании. Его структура определяется исходя из потребностей бизнеса и не регулируется законами.
При этом есть общие принципы управленческого учета для того, чтобы:
- планировать бюджет и работу предприятия;
- контролировать и оптимизировать затраты;
- анализировать соотношение фактических и плановых показателей.
Основные инструменты:
- баланс;
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о прибылях и убытках.
Зачем нужен управленческий учет
Представьте себе производственно-торговую компанию, выросшую из небольшого частного бизнеса, где учредители сами считали объемы выпуска продукции и себестоимость, что называется, «на коленке». Ежедневно они проводили совещания в небольшом коллективе и знали, сколько продукции заказал тот или иной клиент, какие условия оплаты у него по договору и сколько товара осталось после отгрузки на складе. Бухгалтер в этой компании тоже попался толковый, вел бухгалтерский учет по всем нормам, отчитывался вовремя перед налоговой. И ни у кого в такой связке не возникало претензий к работе коллег, и бизнес постоянно рос.
Все бы хорошо, но компания увеличилась до таких оборотов, что
- менеджеры по продажам ежедневно продавали не один, а сто заказов,
- был сформирован целый отдел закупок, который обеспечивал остатки товара на складах,
- появились бухгалтеры на участках – касса, запасы, зарплата и так далее,
- возникли обособленные подразделения в регионах, оргструктура которых повторяла центральный офис.
При новом масштабе, естественно, собственники не могли самостоятельно контролировать все участки бизнеса, да и не хотели. Теперь за работу отвечали приглашенные топ-менеджеры. Но вот беда, каждый отдел отчитывался о своей работе в таблице Microsoft Excel, а межотдельные коммуникации осуществлялись главным образом с помощью пересылки этих таблиц по электронной почте.
При этом ответственный главный бухгалтер все так же хорошо вел бухгалтерский учет в «1С», но данные бухучета не отвечали на вопросы, которые больше всего волновали учредителей, а именно:
- какова маржинальность производимой продукции и сколько продукции нужно продать, чтобы достичь точки безубыточности;
- сколько и какой продукции нужно продать, чтобы достигнуть целей по прибыли, поставленных перед компанией на этот год;
- какой магазин работает хуже, а какой лучше и почему;
- что для компании выгоднее – продавать в розницу, оптом, в интернете или в магазине;
- превышают ли наши остатки на складах оптимальные, и, может быть, стоит скорректировать закупочную политику;
- сколько косвенных затрат приходится на единицу продукции в Москве, Санкт-Петербурге, другом городе;
- а может нам следует закрыть обособленное подразделение в Екатеринбурге, как нерентабельное;
- основываясь на каких показателях, мы сформируем бюджет следующего года;
- и другие.
Обычно в этот момент перед собственниками и топ-менеджерами встает вопрос о внедрении управленческого учета, как новой философии функционирования предприятия, где все бизнес-процессы объединены одной целью – получить прозрачную и управляемую деятельность, где каждая итоговая цифра может быть расшифрована по нажатию нескольких кнопок.
Активная фаза внедрения
Эта фаза потому и называется активной, что на ней придется изрядно попотеть и попортить немало крови себе и окружающим. Ведь, чтобы новая система учета заработала, должны правильно заполняться исходные формы (помните, мы говорили ранее, что информация должна попадать в систему в точке «входа»).
Пресловутая точка входа очень редко находится в финансовых службах, чаще на производстве, когда речь идет об отчете производства за смену, в отделе продаж, когда заключается новый контракт, в отделе закупок, когда заказывается сырье или услуги и так далее. Это значит, что новым аналитикам учета и заполнению новых форм а иногда и работе с новой программой придется всех этих сотрудников научить и никому иному, как группе внедрения.
Согласитесь, любая, самая хорошая, система не будет работать, если ее неправильно эксплуатировать. На активной фазе инструментами общения с пользователями станут тренинги, презентации, инструкции, нормативная документация. И поддержка со стороны руководства, естественно.
Из личного опыта
В «Билфингере» активная фаза внедрения управленческого учета заняла 9 месяцев, так как нужно было обучить команды инженеров на 120 объектах в Москве и регионах, и 100 пользователей центрального офиса (в основном менеджеров по продажам, закупкам, кадровиков, бухгалтеров) работе в «1С:Управление производственным предприятием». Для многих пользователей это был первый опыт работы с продуктами «1С». Многие противились нововведениям, тем более, что сначала это действительно была дополнительная работа. Представьте, если раньше инженеру достаточно было отправить письмо в отдел закупок по почте и попросить купить лампочки, то теперь нужно было создать заказ поставщику в «1С:Управление производственным предприятием», найти свой ЦФО, найти нужную номенклатуру в справочнике, дождаться согласования. Через некоторое время, правда, пользователи оценили, что заказы можно копировать и ни один из них не теряется, в отличие от писем в почте. А еще можно контролировать, привезли ли материал на склад.
Кадровые менеджеры оценили, что табеля им теперь сдаются вовремя и в электронном виде, а менеджеры объектов – что они видят маржинальность объекта в режиме реального времени. Но это понимание приходит потом, сначала же нужно преодолеть «зону отчуждения».
Эффективное внедрение управленческого учета
Для получения максимального результата от управленческого учета необходимо учитывать следующие рекомендации:
- Согласование методики сбора данных и их представления, всеми руководителями, привлеченными к интерпретации данных и принятию решений.
- Оценка каждого звена в отчётности согласуется с доступной методологией учета внутри компании либо с существующими стандартами.
- Формулировка должностных инструкций для сотрудников вовлеченных в процесс.
- Распределение нагрузки по компании, чтобы подготовка данных не легла на один отдел, связанный с финансами или бухгалтерией.
- Определение методики отслеживания результатов.Контроль сбора данных.
- Все, кто будет привлечен к интерпретации отчетов, должны получить инструкции, для чего собран каждый вид данных.
Доступный управленческий учёт для небольших компаний
Несмотря на сложность процессов, управленческий учёт часто приходит на помощь среднему и даже малому бизнесу, как способ структурировать все финансовые показатели для наиболее точного принятия решений.
- Для каждого ЦФО (центр финансовой ответственности) формируются операционные и финансовые бюджеты индивидуально. Генеральным планом выступает сводный бюджет.
- Первичны операционные бюджеты, чьи показатели сводятся в общий бюджет доходов и расходов, который также известен как «Бюджет прибылей и убытков». На базе бюджета прибылей и убытков подготавливают прогнозный баланс, бюджет движения денежных средств и бюджет капитала.
- Выстраивается сквозное бюджетирование.
- В сводный бюджет учитывают все связанные между собой планы компании.