Работодатель потерял трудовую книжку работника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодатель потерял трудовую книжку работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Трудовая книжка утеряна работником

Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.

Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.

Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:

1. Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
2. Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
3. Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.

Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.

Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.

Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.

Порядок действий при потере трудовой

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:

• пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
• справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
• приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
• справки из Пенсионного фонда.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.

Итак:

В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.

О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.

Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.

Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.

Восстановление ТК работодателем, требуемые документы

Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:

• ТК потерял работник.
• Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
• Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
• Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.

Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.

Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.

Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:

• Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
• Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
• В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
• Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
• Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

• Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
• Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

1. приказы о назначении на должность;
2. трудовые договоры;
3. официальные ведомости на выдачу зарплаты;
4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.

Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:

• Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
• Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.

Восстановление трудовой книжки через государственный архив

На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:

1. Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
2. Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.

При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:

• где работал заявитель;
• с какой даты и по какую.

Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:

• насколько широки рамки интересующего периода;
• в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.

Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.

Где получить подтверждение трудоустройства

Как восстановить трудовую книжку, если ее копия не сохранилась? Действуем следующим образом.

1. Подаем в Пенсионный фонд РФ запрос о восстановлении ТрК. Через 10 дней получаем справку, в которой будут перечислены все официальные места работы с датами приема-увольнения, начиная с 2002 года, а также общая продолжительность стажа.
2. Если необходима информация о более раннем периоде – обращаемся в госархив города, в котором находилось предприятие-работодатель, и запрашиваем у них информацию. Это, кстати, придется сделать и в том случае, если одно из предыдущих мест работы было ликвидировано, либо данных о нем нет в справке из ПФР.
3. Собрав все подтверждения, обращаемся либо в МФЦ, либо к последнему из работодателей для заполнения нового бланка.

Если организация, выступавшая последним местом работы гражданина, ликвидирована, необходимо обратиться в суд для получения дубликата ТрК. Сбором прочей информации о предыдущих местах работы в этом случае буду заниматься судебные инстанции.

Как восстановить трудовую книжку

Во исполнение норм ПМ РФ №69 все записи в книгу о труде вносятся на основании распорядительных актов, изданных работодателем. Так прием, перевод и увольнение отражаются в книге в полном соответствии с ранее изданными приказами. Указанные документы относятся к формулярам по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

Также компании ведут персонифицированный учет сотрудников и ежемесячно представляют в пенсионный фонд отчет о взносах, тем самым подтверждая их право на пенсию за определенный период. При этом если компания ликвидируется вся документация, начиная от экономических расчетов и оканчивая кадровым делопроизводством, передается в территориальное отделение государственного архива.

Таким образом, если утеряна трудовая книжка можно:

• обратиться ко всем работодателям с просьбой о выдаче дубликатов приказов;
• направить запрос в ПФ о периодах отчисления взносов;
• посетить архив для получения дубликатов приказов либо же справки о периодах работы в отдельно взятых учреждениях.

Восстановление предприятиями и организациями

Субъекту предпринимательской деятельности на выдачу дубликата отводится 15 календарных дней с момента официального обращения гражданина. Сотруднику на последнем месте трудоустройства следует написать заявление на восстановление трудовой книжки, образец которого включает причину (пропажа или неумышленная порча) и просьбу о процедуре. Текст составляется произвольно, но действия работодателя будут отличаться в зависимости от наличия или отсутствия иных рабочих мест. Не работая в компании, участие бывшего нанимателя – это самый простой способ, как быстро восстановить трудовую книжку, утерянную или испорченную по собственной вине.

Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка

Чтобы получать пенсию, необходимо достичь определённого возраста, а также иметь определённый стаж. Сведения о последнем заносятся в трудовую книжку. Но как быть, если этот основной документ утерян или испорчен?

Многие будущие пенсионеры считают, что если трудовая книжка утеряна, то и стаж утерян вместе с ней. Это не так! Пенсионный фонд России, в чьи обязанности входит контроль за начислением и выплатой пенсий при соблюдении всех условий, ведёт учёт всех граждан РФ, имеющий права на такие выплаты от государства.

В ПРФ хранятся следующие данные:

• ФИО;
• личные данные о дате и месте рождения;
• паспортные данные;
• данные СНИЛС;
• сведения стаже.

Кто занимается восстановлением

Если трудовая книжка была потеряна тогда, когда человек работал на предприятии, то восстановлением должен заниматься непосредственно работодатель. На законодательном уровне говорится о том, что трудовую книжку необходимо хранить в защищенном месте. При этом учитывается каждый отдельный бланк. Что касается получения трудовой книжки работником на руки, то это может произойти лишь по запросу Пенсионного фонда России.

Что касается всех остальных случаев, то человек может без проблем воспользоваться заверенной работодателем копией либо же выпиской из трудовой. Это и является основной причиной того, что ответственность за сохранность трудовой книжки ложится на плечи именно работодателя. Кроме всех бюрократических забот, работодатель принимает на себя финансовое обеспечение процесса восстановления.

Если человек получил документы на руки, после чего потерял их, тогда восстановлением обязан заниматься сам гражданин. В правительственном Постановлении «О трудовых книжках» сказано, что человек, который потерял трудовую книжку, должен обратиться с соответствующим заявлением на последнее место работы. Если все будет нормально, все документы будут доступны, а предприятия не будут ликвидированы, дубликат трудовой книжки выдадут в течение двух недель.

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

• Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

• если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
• работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
• наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Как правильно составить заявление на восстановление

Составлением заявления на получение дубликата трудовой книжки занимается работник. Документ пишется на имя работодателя или непосредственно организации. Заявление должно включать не только просьбу выдать дубликат, но и основание для проведения такой процедуры.

Заявление составляется на имя работодателя. Шапка документа предполагает внесение сведений и о самом работнике, и о руководителе такового. Важно понимать, что обозначается только руководство, поскольку начальником выступает работодатель. Писать заявление на имя сотрудника отдела кадров нельзя.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Что предпринять при утере трудовой книжки в первую очередь

Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.

К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.

Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:

• Документ удостоверяющий личность (паспорт);
• Пустая трудовая книжка;
• Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
• Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
• Сведения о переводах и новых назначениях;
• Данные от ПФР о трудовом стаже.

Какие документы потребуются

Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.

• Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
• Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
• Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
• Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
• Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
• Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.

Похожие записи:

• Гайд по работникам в Black Desert Online (БДО)
• Можно ли уволить беременную женщину на испытательном сроке?
• Посреднические услуги: правовые и налоговые аспекты