Частые ошибки в 6-НДФЛ и как их не допустить. Подборка от ФНС

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Частые ошибки в 6-НДФЛ и как их не допустить. Подборка от ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В бланке Расчета для группы исчисленных налогов отведена строка 040. В составе этой суммы показывается величина подоходного налога, базой для определения которого является итог из графы 020 (налогооблагаемые доходы) за минусом вычетов (ячейка под номером 030). По количеству примененных налоговым агентом ставок налога в отчетном периоде будет выводиться число заполненных Разделов 1. В каждом экземпляре показываются сведения только по одной из ставок НДФЛ.

Исчисленный и удержанный налог на доходы

Чтобы разобраться, в чем различия между двумя суммами НДФЛ, рассмотрим каждое понятие по отдельности.

Исчисленный НДФЛ. Во исполнение обязанностей налогового агента работодатель, прежде чем выплатить сотруднику заработную плату, обязан произвести расчет налога на доходы с этой суммы. Налог рассчитывается с учетом вычетов и впоследствии перечисляется в государственный бюджет.

Удержанный НДФЛ. Исчислив налог, работодатель производит еще одну операцию – удерживает рассчитанную сумму из заработной платы сотрудника.

Исчисляют налог, согласно законодательству, в момент начисления заработной платы и приравненных к ней сумм, а удержанный налог представляет собой величину, остающуюся у работодателя с целью последующей передачи ее в бюджет. Удержать налог ранее даты фактического получения дохода физлицом невозможно.

Показатели связаны между собой: налог нужно сначала исчислить, затем удержать, после чего следует его перечисление.

Отражение суммы исчисленного подоходного налога

Налог, который берется с суммы дивидендных доходов, должен отражаться обособленно. Для него предназначена строка 045. Вычисление этого показателя производится путем перемножения ставки налога и суммы начисленных дивидендных доходов. При внесении информации об исчисленном НДФЛ необходимо обеспечить соблюдение таких требований:

• налог показывается при условии фактического получения физическим лицом дохода;
• начисленные выплаты, срок перечисления которых не наступил, не учитываются.

Для начислений в виде заработка за отработанное время датой получения дохода признается последний день в месяце, за который осуществляются расчеты. В отношении премий действует правило отождествления даты фактического получения с днем перечисления физическому лицу денег. При увольнении ориентироваться надо на последнюю отработанную смену (или дату расторжения трудового соглашения с сотрудником).

В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы налога, удержанного за последние 3 месяца отчетного периода.

Номер поля	Отражаемые сведения
010	Код бюджетной классификации по налогу
020	Обобщенная по всем физическим лицам сумма налога, удержанная за последние 3 месяца отчетного периода
021	Дата, не позднее которой должна быть перечислена удержанная сумма налога
022	Обобщенная сумма удержанного налога, подлежащая перечислению в указанную в поле 021 дату (при этом сумма налога, удержанная за последние 3 месяца отчетного периода, отраженная в поле 020, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 022)
030	Общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ за последние 3 месяца отчетного периода
031	Дата, в которую налоговым агентом произведен возврат налогоплательщикам налога в соответствии со ст. 231 НК РФ
032	Сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ в указанную в поле 031 дату (при этом сумма налога, возвращенная за последние 3 месяца отчетного периода, отраженная в поле 030, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 032)

Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.

Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.

Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:

• в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
• в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
• в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).

В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
• в поле 021 – последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
• в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.

В разд. 2 следует:

• в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
• в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
• в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
• в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
• в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.

При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.

Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ

Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.

Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.

В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:

• в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
• в поле 021 укажите срок перечисления налога;
• в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.

При необходимости заполните другие поля разд. 1.

Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:

• в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, «13»);
• в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
• в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
• в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
• в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
• в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте «0» (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
• в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.

При необходимости заполните другие поля разд. 2.

Федеральная налоговая служба РФ поясняет, что некоторые Отчета, сданные с ошибками, не будут основанием для начисления штрафов. Например, публиковались письма ФНС, в которых было указано, что ФНС применяет наказание в смягчающей форме к тем налогоплательщикам, которые допустили незначительные ошибки, не причинившие правам физлиц, на которых подаются сведения, ущерба. Не рассматривались также как серьезные нарушения ошибки, которые не стали причиной недоплат в бюджет по НДФЛ. То есть, мелкие арифметические неточности и незначительные орфографические ошибки не будут причиной для применения штрафных санкций к организации.
Но опытные предприниматели предпочитают тщательнее проверять строки, заполняемые в Отчете перед передачей Отчета в налоговую инспекцию, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций.
Если же даже после сдачи Отчета ошибка все-таки обнаружена, предприятию стоит незамедлительно предоставить в инспекцию уточненку, успев опередить инспекторов, тогда можно избежать и штрафных санкций, и дополнительных инспекций со стороны государственных контролирующих органов.
За какие ошибки в 6-НДФЛ будут штрафовать, рассмотрим далее.

При этом отдельно в составе исчисленного налога выделяется налог, исчисленный с дивидендов (строка 045). Он определяется как произведение налоговой ставки на сумму начисленного дохода в виде дивидендов (строка 025).

Налог может быть исчислен только тогда, когда физлицо фактически получило доход. Что понимается под датой фактического получения дохода, мы рассматривали в нашей отдельной консультации. К примеру, доход в виде оплаты труда считается полученным на последнее число месяца, за который такой доход начислен, либо последний день работы, если трудовой договор расторгнут до окончания месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). А по премиям или пособиям по временной нетрудоспособности датой фактического получения дохода будет являться дата их фактической выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ). Это означает, что в отчете за полугодие доход в виде оплаты труда за июнь по строкам 040 и 020 отражен будет, а начисленные в учете, но еще не выданные по состоянию на 30.06.2016 г. отпускные нет.

Что такое налог исчисленный

Полученное значение нужно отразить в строке 040 Раздела 1 отчётности по форме 6НДФЛ. Правильное исчисление подоходного налога должна быть достигнута путём арифметических вычислений значения по строчкам 020 и 030.

На заметку! Если по отношению к работнику применяется несколько ставок для расчёта обязательного платежа, то по каждой нужно вести свой расчёт по удержанию и перечислению, и отражать его по строчке 040 отчёта. То есть, в отчёте будет ровно столько таких строчек, сколько ставок применяется.

Если работник получает дивиденды, то нужно будет также заполнить:

• строчку 025. Здесь нужно будет отразить, сколько дивидендов получил этот конкретный работник;
• строчку 045 – размер налога, который был исчислен с этих дивидендов.

Исчислить обязательный сбор можно лишь в том случае, если работник получает налогооблагаемые суммы. Дата выплаты и начисления зависит от даты фактического их получения. Например, при получении зарплаты, датой удержания и перечисления в бюджет считается дата её получения, то есть, последний день месяца.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только выплаты третьего квартала — с 1 июля до 30 сентября, отдельно за каждый месяц.

Строка 100 — дата получения дохода:

• Зарплата — последний день месяца, за который вы её платите.
• Вознаграждение по гражданско-правовому договору, отпускные и больничные — день выплаты дохода.

Строка 110 — дата удержания налога. Обычно совпадает со строкой 100. Исключения:

• С аванса — день выплаты окончательной зарплаты за месяц.
• С материальной выгоды, подарков дороже 4 000 рублей — в день ближайшей зарплаты.
• Со сверхнормативных суточных — ближайший день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет.

Строка 120 — дата, когда нужно заплатить налог. Определяется по ст.226 Налогового кодекса. Если эта дата относится к 4 кварталу, не указывайте доход в разделе 2, даже если вы уже показали его в разделе 1. Например, не включайте в раздел 2 зарплату за июнь, которую выдали в июле.

Строка 130 — вся сумма доходов за 2 квартал, до того, как из неё удержали НДФЛ.

Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного за 2 квартал.

Когда налог удержан не полностью

Налоговый агент в определенных ситуациях не имеет возможности удержать налог у физлица. В этом случае организация извещает о невозможности исчислить и удержать налог гражданина и ФНС – до 1 марта следующего за получением дохода года.

Такой налог отражается по стр. 080 уже рассматриваемой нами шестой формы. Она используется, например, если налоговый агент сделал физлицу подарок, при этом других доходов в денежной форме у этого физлица нет. Эта строка заполняется также, если физлицо получило материальную выгоду, но денежных выплат в его адрес налоговый агент не осуществлял, либо они недостаточны для покрытия задолженности по налогу.

Нельзя включать в расчет по стр. 080 суммы «переходящего» НДФЛ с зарплаты, которая будет выплачена в месяце, следующем за отчетным. Этот неудержанный налог отразится в следующем отчетном периоде. Если ошибочная форма уже сдана, придется подавать уточненный расчет 6-НДФЛ.

Если у работодателя возможность исполнить обязанность налогового агента по НДФЛ была, налог не удержан и не перечислен в бюджет, на него может быть наложен штраф в размере 20% от неудержанной и неперечисленной суммы (НК РФ, ст. 123).

Взаимоувязка показателей внутри формы

Инспекторы обращают внимание на несколько строк формы.

Покажем, что проверить при отправке отчета, записав контрольные соотношения в виде формул.

Верно: строка 110 = > строка 130. Если данные соответствуют формуле, значит, можно смело сдавать отчет в ФНС.

Ошибка: строка 110 строка 150. Если это соотношение нарушено, вы излишне уменьшили налог за иностранцев на патенте на суммы фиксированных авансовых платежей. Строку 150 можно заполнять, только если у вас есть уведомление из налоговой, которое разрешает уменьшать НДФЛ за иностранцев на патенте на фиксированные авансовые платежи.

Заполните и отправьте отчетность 6-НДФЛ онлайн без ошибок. Для вас 14 дней Экстерна бесплатно!

Контрольные соотношения для справки из Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ

Строка «Налоговая база» раздела 2 приложения № 1 к 6-НДФЛ (при значении ставки налога 13 % или 15 %) = строка «Общая сумма дохода» раздела 2 — сумма всех строк «Сумма вычета» Приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» — сумма всех строк «Сумма вычета» Раздела 3. Если это соотношение не выполнено, то налоговая база завышена или занижена.

Если ставка налога отличается от 13 % или 15 %, то строка «Налоговая база» раздела 2 приложения № 1 к 6-НДФЛ должна быть равна: строка «Общая сумма дохода» раздела 2 — сумма всех строк «Сумма вычета» Приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Дополнительно вычитать сумму всех строк «Сумма вычета» из раздела 3 не нужно. Это тоже соотношение для проверки налоговой базы.

Строка «Сумма налога исчисленная» раздела 2 — «Налоговая база» × «Ставка налога» / 100 0.

«Общая сумма дохода» разделов 2 = сумма всех строк «Сумма дохода» Приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Cтрока «Общая сумма дохода» раздела 2 приложения № 1 к 6-НДФЛ > 0.

«Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом» раздела 4 0. Если это не так, значение не соответствует расчетному.

Ошибки при заполнении формы 6-НДФЛ

Налоговая служба России выявила самые распространенные ошибки, которые допускают при заполнении и сдаче расчета по форме 6-НДФЛ. Они содержатся в письме ФНС от 01.11.17 № ГД-4-11/22216. Некоторые из них мы привели в таблице ниже. Перед тем как отправить отчет в налоговую, проверьте себя, пусть эта таблица послужит памяткой и поможет избежать нарушений.

Нормы Налогового кодекса РФ, по которым были совершены нарушения	Выявленные нарушения	Правила заполнения 6-НДФЛ (работа над ошибками)
ст. 226; 226.1; 230	В строку 020 расчета внесли сумму начисленного дохода меньше, чем показатель «Общая сумма дохода» из справок 2-НДФЛ.	Согласно письму ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ графа 020 должна быть равна сумме строк «Общая сумма дохода» в справках по форме 2-НДФЛ с признаком 1, а также графе 020 приложения № 2 к ДНП по соответствующим ставкам из строки 010. Это равенство применяется при заполнении формы 6-НДФЛ за год.
ст. 226; 226.1; 230	Сумма, указанная в строке 025 раздела 1 по соответствующей ставке (строка 010), завышена или занижена по сравнению с суммой дивидендов (код доходов 1010) из справок формы 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам.	В письме ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ сообщается, что доход от дивидендов в строке 025 должен совпадать с суммой дивидендов (код доходов 1010) справок 2-НДФЛ с признаком 1 и дивидендов из приложений № 2 к ДНП, представленных конкретным налоговым агентом по всем физическим лицам, которые получили доходы от него. Таким соотношением проверяют правильность заполнения формы 6-НДФЛ за год.
ст. 226; 226.1; 230	Исчисленный налог, занесенный в графу 040 1 раздела отчета, занижен по отношению к сумме строк «Сумма налога исчисленная» по справкам 2-НДФЛ.	Сумма в строке 040 (сумма исчисленного налога) по соответствующей ставке налога (строка 010) должна быть равна сумме строк «Сумма налога исчисленная» по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком 1 и строк 030 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений № 2 к ДНП, представленных конкретным налоговым агентом по всем физическим лицам, получившим доходы от него. Это соотношение применяется к заполнению формы 6-НДФЛ за год (письмо ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@).
п. 3 ст. 24; ст. 225; 226	Сумма фиксированных авансовых платежей (строка 050 раздела 1 формы 6-НДФЛ) больше, чем сумма исчисленного налога.	Сумма фиксированных авансовых платежей, указанная в строке 050 раздела 1 отчета 6-НДФЛ не должна быть больше суммы исчисленного налога (письмо ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@).
ст. 226; 226.1; 230	В графе 060 заполнено неверное количество налогоплательщиков, которыми был получен доход, а точнее, оно не совпадает с количеством справок 2-НДФЛ.	Значение строки 060 должно соответствовать общему количеству справок 2-НДФЛ с признаком 1 и приложений № 2 к ДНП, представленных конкретным налоговым агентом по всем физическим лицам, получившим доходы от него. Это контрольное соотношение применимо к заполнению формы 6-НДФЛ за год (письмо ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@).
п. 2 ст. 230	Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполнен неправильно, то есть не нарастающим итогом.	В обязательном порядке (за любой отчетный период) 1-й раздел отчета нужно заполнять нарастающим итогом (п. 3.1 раздела III Порядка заполнения и представления 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).
п. 2 ст. 230; ст. 217	В строке 020 1-го раздела указаны доходы, не подлежащие налогообложению.	В форме 6-НДФЛ не должны быть отражены доходы, не облагаемые подоходным налогом (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).
ст. 223	В графе 070 раздела 1 отчета указана сумма налога, которая будет удержана только в следующем налоговом периоде (например, оплата труда за май, выплаченная в апреле).	В строке 070 раздела 1 формы 6-НДФЛ указывается общая сумма удержанного налога, нарастающим итогом с начала года. Если зарплата относится к следующему отчетному периоду, а выплачена была ранее, то есть фактически авансом, то налог на нее начислять неправомерно, тогда в этой графе ставим нули (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Равенство показателей по исчисленному и удержанному налогу не является обязательным. Если в 6-НДФЛ сумма удержанного налога больше исчисленного, это не считается ошибкой. Обоснованием такой позиции выступает письмо, изданное ФНС 16.05.2016 г. под № БС-4-11/8609. Причина несовпадений итоговых величин в разных походах к определению даты образования у налогового агента начисленного налога и удержанного.

При возникновении вопросов по разнице в показателях у контролирующего органа налоговым агентом составляется пояснительная записка. Когда в 6-НДФЛ сумма исчисленного налога меньше удержанного или наоборот, бухгалтер должен перепроверить правильность заполнения формы. При условии, что ошибки не были выявлены, необходимо подготовить документальное обоснование причин несоответствия.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Первый раздел должен содержать информацию по всем суммам начисленного дохода, а также начисленного и удержанного налога. Показатель указывается нарастающим итогом с начала года. При этом, наиболее частыми ошибками при заполнении этого раздела являются следующие:

• Первый раздел заполняют не нарастающим итогом;
• В 020 строку включают доходы, которые не облагаются НДФЛ;
• В 070 строке включают налог, который будет удерживаться в следующем отчётном периоде. Возникнуть такая ошибка может если указать НДФЛ зарплаты начисленной в одном периоде, выплата которой будет только в следующем периоде;
• В 080 строке указывают налог, по которому ещё не наступила обязанность по удержанию и перечислению;
• В 080 строке указывают разница между начисленным и удержанным налогом.

Откуда берутся движения по НДФЛ в программе

В программе ЗУП цепочка НДФЛ состоит из двух элементов:

Документ начисления, он же документ-основание (Начисление за первую половину месяца, Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный и.т.д.) — Ведомость на выплаты (Ведомость в банк, на счета, в кассу).

Движения исчисления НДФЛ в регистрах создаются документами-основаниями (Премия, Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный и.т.д.), движения по удержанию НДФЛ выполняются документами Ведомости, Операция учета НДФЛ, Начисление дивидендов.

Также не следует забывать, что если данные переносились из другой программы, например из ЗУП 2.5 в ЗУП 3, информация о движениях исчисленного и удержанного налога старых периодов будет содержаться в специальных документах переноса (Администрирование – Переносы данных). Как правило, документы переносов, которые содержат движения регистров по этому налогу, так и называются – НДФЛ. Любые документы начислений и выплат, введенные параллельно с периодами перенесенных данных, создадут дублирующие движения по НДФЛ.

Похожие записи:

• Сотрудник выходит на пенсию: действия работодателя
• Может ли работодатель запретить совместительство?
• Приметы и суеверия в медицине