Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представители Росфиннадзора при проведении кассового аудита действуют в согласии с п. 5.14.1 Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2004 г. № 278, Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 11 июля 2005 г. № 89н.
Правила проведения ревизии
Порядок проведения контроля кассовых операций изложен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 49.
Перед проведением инвентаризации все кассовые операции завершаются, а все последние расходные и приходные документы передаются комиссии.
Первым делом ревизоры пересчитывают наличность в операционной кассе и сверяют с учетными данными бухгалтерской программы, включая данные онлайн-ККТ (если организация применяет кассовую технику). В случаях, когда в кассе компании хранятся иные ценности (чековые книжки, акции, векселя и пр.), они также подлежат пересчету.
Затем проводится контроль оформления кассовых операций: проверяется правильность заполнения ордеров и иной первичной документации, полнота и своевременность отражения движения наличных средств в регистрах учета.
Параллельно контролируется соблюдение кассового лимита (если он был утвержден) и лимита расчета наличными в рамках одного договора.
По итогам ревизии может быть установлено, что фактический остаток наличных полностью соответствует данным учета, либо выявляется недостача или излишек средств.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Зачем нужна инвентаризация кассы
Инвентаризация кассы — это проверка остатков наличных в кассе и сравнение результатов с данными учета. Ее проводят, чтобы:
- правильно вести учет кассовых операций;
- найти ошибки в работе с кассой или расчетах;
- обеспечить сохранность наличных, денежных и других документов в кассе и т.д.
Инвентаризация денежных средств в кассе помогает убедиться, что все финансовые операции правильно оформили, учли и отразили в учете. Инвентаризацию организуют, чтобы выявить излишки или недостачу денежных средств, выяснить причину и определить лиц, ответственных за расхождения.
Иногда инвентаризация кассы нужна обязательно, например:
- перед заполнением годовой бухгалтерской отчетности;
- при замене сотрудника, ответственного за операции с кассой;
- при махинациях и хищении денежных средств;
- при чрезвычайном положении;
- при ликвидации или реорганизации предприятия.
Сроки проведения плановой инвентаризации кассы устанавливает руководство. Даты закрепляют в регламенте. В план нужно включить минимум одну инвентаризацию в год — для заполнения годовой отчетности. В тексте регламента также нужно предусмотреть все ситуации, когда инвентаризация кассы нужна по закону — при обнаружении недоимки, пропаже наличных и так далее.
Как правило, у сотрудников есть время подготовиться к процедуре — всех участников инвентаризации заранее уведомляют о сроках. Поэтому при плановых проверках находят меньше всего расхождений между кассой и данными учета.
Как отразить в учете инвентаризацию денежных средств в кассе
Инвентаризацию денежных средств в кассе нужно правильно отразить в бухгалтерском учете. Период должен совпадать с датой, на которую выпала проверка.
В зависимости от того, какие результаты покажет инвентаризация наличных денежных средств в кассе, применяют проводки:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 50 | 91.1 | Обнаружен излишек |
| 94 | 50 | Отражена сумма недостачи |
| 73 | 94 | Сумма недостачи отнесена на кассира |
| 70 | 94 | Недостача возмещена разово за счет ответственного лица (при его согласии) |
| 70 | 73 | Недостача возмещена в несколько этапов |
| 91.2 | 94 | Недостача отнесена к прочим расходам (когда вины кассира нет или ее не доказать) |
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.
Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.
К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:
-
зарплаты сотрудникам;
-
страховых возмещений по договорам страхования;
-
вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));
-
подотчетных средств;
-
денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.
Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.
В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.
На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Окончание ревизии кассы: акт
Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:
- о конкретной сумме наличности в кассе;
- о размере денежных средств по документам;
- сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.
Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.
Вопросы и документы, подлежащие проверке
В ходе проверок учета государственными (муниципальными) учреждениями кассовых операций контрольные органы рассматривают следующие вопросы:
- инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности;
- соблюдение требований законодательства при поступлении денежных средств в кассу учреждения;
- полнота и своевременность оприходования по кассе наличных денег, в том числе полученных из банка; наличие случаев хранения в кассе денежных средств сверх установленного кассового лимита и превышения предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
- достоверность документов, являющихся основанием для списания расходов по кассе, законность произведенных расходов; наличие фактов использования наличных денежных средств не по целевому назначению.
Чтобы проверить эти аспекты, проверяющие изучают такие документы, как:
- кассовая книга (ф. 0504514);
- журнал операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
- журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
- приходные кассовые ордера (ф. 0310001);
- расходные кассовые ордера (ф. 0310002);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);
- ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (ф. 0504501);
- главная книга (ф. 0504072);
- инвентаризационные описи наличных денежных средств;
- договоры о полной материальной ответственности с кассирами;
- баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) (баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130));
- отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121 или 0503721);
- расчетно-платежные ведомости;
- оправдательные документы к кассовым документам;
- авансовые отчеты (ф. 0504049).
Рекомендации по правильному заполнению необходимых реквизитов
Наличность операционной кассы организации подлежит обязательной и постоянной инвентаризации. Внезапность проверки является особенностью осуществления контрольных действий с целью сохранения денежной наличности в предприятии.
Перед началом контрольных действий проверяющих, кассир или иной материально-ответственный сотрудник предприятия в расписке подтверждает факт отсутствия в помещении кассы наличности, лично ему принадлежащей.
Шапка документа состоит из стандартных регистрационных данных организации:
- Название, юридический адрес, номер телефона;
- ИНН, коды статистики;
- Модель контрольно-кассовой техники, регистрационные и производственные шифры;
- Применяемая компьютерная программа;
- Вид операции;
- Номер, дата и время составления документа.
Далее заполняется основная часть бланка, в которой находят отражение совершаемые комиссией контрольные действия:
- Показания ККТ на начало рабочей смены и на время проверки;
- Фактическое количество денежных средств, включая информацию из чековых книжек, кредитных карт и прочих расчетных документов.
- Наличность в кассе, исходя из приходных и расходных кассовых документов.
На основании занесенных в документ данных происходит дальнейшее оформление акта, рассчитываются контрольные результаты проверки:
- Доход, основанный на показаниях ККМ;
- Выявленные излишки или недостача денежных средств.
Образец акта ревизии кассы
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
(должность руководителя)
ООО «Зефир»
(Наименование предприятия)
Иванов И.И.
(подпись)
“31” декабря 2017 года
М.П.
Акт ревизии кассы
№ 5 от “31” декабря 2017 г.
Комиссией, на основании приказа № 256 от “30” декабря 2017 года, в присутствии работника, ответственного за ведение кассы Кудри Ирины Вячеславовны, проведена ревизия кассы предприятия ООО «Зефир» по состоянию на “31” декабря 2020 года.
В результате проведенной ревизии установлено следующее:
- Остаток наличных денежных средств в кассе по состоянию на “31” декабря 2017 года составляет 100 565 рублей 49 копеек.
- Обнаружена недостача в размере составляет 00 рублей 00 копеек.
- Фактический остаток наличных денежных средств в кассе по состоянию на “31” декабря 2017 года составляет 100565 рублей 49 копеек.
- По состоянию на “31” декабря 2017 года, ответственным лицом за ведение данной кассы являлся Кудря Ирина Вячеславовна.
- Служебная записка с объяснениями ответственного лица прилагается.
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕВИЗИИ
Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководитель ревизионной группы, а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации.
Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы, вручается руководителю ревизуемой организации или лицу им уполномоченному под роспись в получении с указанием даты получения.
По просьбе руководителя и главного бухгалтера ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом ревизии и его подписания.
При наличии возражения или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью.
Руководитель ревизионной группы в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно-ревизионного органа или лицом им уполномоченным направляются в ревизуемую организацию и приобщаются к материалам ревизии.
При отсутствии возможности формирования аргументированного заключения руководитель контрольно-ревизионного органа или его заместитель направляет запрос для разъяснений в соответствующие подразделения Министерства финансов Российской Федерации или организации, в компетенцию которых входят данные вопросы.
Письменные заключения вручаются руководителем ревизионной группы в установленном порядке для вручения акта ревизии.
В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии, руководитель ревизионной группы в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получении акта.
В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующем о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно-ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.
Акт ревизии состоит из вводной и описательной части.
Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:
- — наименование темы ревизии;
- — дату и место составления акта ревизии;
- — кем и на каком основании проведена ревизия ( номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);
- — проверяемый период и сроки проведения ревизии;
- — полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- — ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации:
- — сведения об учредителях;
- — основные цели и виды деятельности организации;
- — имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;
Соблюдение лимита остатка кассы
Как все знают, превышение лимита остатка кассы — одно из самых распространенных нарушений кассовой дисциплины.
Лимит остатка кассы (вместе со сроком сдачи выручки) ежегодно устанавливается обслуживающим банком (Пункт 5 Порядка; п. 2.5 Положения N 14-П) на основании заполненной вами формы N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы…» (Приложение 1 к Положению N 14-П). Сумма наличных в кассе, превышающая установленный лимит, должна быть сдана в банк. Сверх этого лимита в кассе могут храниться только деньги на зарплату и пособия (Пункт 9 Порядка; п. 2.6 Положения N 14-П).
Для справки
Хранить наличные деньги в кассе для выплаты зарплаты и пособий можно не более 3 рабочих дней (в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера, — 5 рабочих дней), считая день получения их в банке (Пункты 2.5, 2.6 Положения N 14-П; ст. 15.1 КоАП РФ).
Если лимит остатка кассы на текущий год не установлен, то он равен нулю, то есть любая сумма, оставшаяся в кассе на конец рабочего дня, признается сверхлимитной. А это нарушение правил работы с наличностью, влекущее административную ответственность. Поэтому организациям, у которых вовсе нет наличной выручки, но есть расчеты через кассу (например, на командировки), тоже лучше утвердить лимит в банке. Причем сделать это можно в любой момент, а не обязательно в конце года. Если же вы уверены в отсутствии у вас наличных расходов не только сейчас, но и в будущем, то утверждать лимит наличных не нужно.
В суде можно попытаться «отбиться» от штрафа, доказав, например, что сверхлимитный остаток в кассе предназначался для выплаты зарплаты. Конечно, если эти суммы были выплачены работникам не позднее 3 дней с момента образования сверхлимитного остатка, считая день получения денег в банке (Пункт 2.6 Положения N 14-П).
Если же вы еще до проверки обнаружили сверхлимитный остаток в кассе, то сумму, превышающую установленный кассовый лимит, можно выдать под отчет работнику. Причем дата выдачи должна совпадать с датой сверхлимитного накопления.
Обсуди с руководителем
Банковские проверяющие обращают пристальное внимание на то, как соблюдаются порядок и сроки сдачи наличных денег в банк. Поэтому в преддверии следующего года стоит заранее продумать и согласовать с банком (Пункт 2.4 Положения N 14-П) такие сроки сдачи налички, которые бы оптимально совпадали и с оборотом наличности на вашей фирме, и со временем работы банка. Иначе штрафа не избежать.
Соблюдение лимита расчета наличными
Превышение лимита расчета наличными — еще одно распространенное нарушение, за которое возможен штраф по ст. 15.1 КоАП.
Для справки
Лимит расчета наличными установлен в размере 100 000 руб. по одному договору при расчетах между (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У):
(или) организациями;
(или) организациями и предпринимателями;
(или) предпринимателями.
Количество платежей по такому договору значения не имеет (Пункт 2 Приложения к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т).
Вы не можете оплатить наличными, например, поставку товара стоимостью 150 000 руб., даже если разобьете эту сумму на три части и оплатите ее в течение 3 дней (по 50 000 руб. в день). Кроме того, запрет на расчеты наличными деньгами свыше 100 000 руб. распространяется и на обязательства, вытекающие из дополнительных соглашений к договору (Пункт 2 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР).
Часто превышение лимита расчетов наличными встречается при оплате наличными через подотчетное лицо. Ведь ограничений по выдаче наличных подотчетному работнику нет. Но зато такое ограничение возникает, если подотчетник оплачивает наличными товары (работы, услуги) от имени организации (Пункт 4 Приложения к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т). Другое дело, если, например, находясь в командировке, работник оплачивает наличными приобретение билетов или услуги гостиницы. В этом случае расчеты свыше 100 000 руб. не являются сверхлимитными и нарушения кассовой дисциплины нет, а значит, и штрафа не будет.
Проверяя соблюдение лимита расчетов наличными, банк проверит правильность оформления РКО и ПКО, обратив внимание на суммы, указанные в них, а также сверит записи в кассовой книге, журналах регистрации ПКО и РКО, авансовых отчетах подотчетных лиц (форма N АО-1).
Прежде всего, ревизия кассовых операций индивидуальных предпринимателей должна сделать учёт максимально прозрачным, чтобы контролирующие органы всегда могли проанализировать соблюдение законодательства в области учёта наличных денежных средств. Если индивидуальный предприниматель принимает деньги у населения или предприятий, либо сам расплачивается наличными, каждая операция должна быть оформлена установленным образом и отражена в кассовой книге.
Кассовая книга заводится на период один год, она обязательно прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью индивидуального предпринимателя. В книгу заносятся данные обо всех выписанных приходных и расходных кассовых ордерах. По итогам дня, месяца, квартала или года проводится инвентаризация фактического остатка кассы и сверка его с данными кассовой книги.
Особенно актуальной ревизия кассовых операций становиться для ИП на УСНО либо на ОСНО, то есть тогда, когда величина налога подлежащего уплате зависит от фактически полученных доходов и произведённых расходов.