Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы обмениваться перевозочными документами в электронном формате, нужно подключиться к ГИС ЭПД — единой федеральной информационной системе. Она обеспечивает формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных документов. Также контролирующие органы могут в любой момент получить оттуда информацию о перевозках.
Кто составляет транспортную накладную?
Рассмотрим пункты 7 и 23 правил перевозок грузов:
Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, грузоотправителем по форме согласно приложению N 4 на бумажном носителе или в виде электронной транспортной накладной.
…
23. Оформление (формирование) транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, может осуществлять перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если это предусмотрено соглашением сторон.
До 1 марта 2022 года в Постановлении Правительства было прямо указано, что по умолчанию транспортную накладную составляет грузоотправитель, то есть человек или организация, которые передают груз перевозчику (транспортной компании).
В случае перевозки груза для личных, семейных или домашних нужд транспортную накладную может оформить перевозчик (транспортная компания).
С 1 марта 2022 года подобных указаний в нормативном документе нет, то есть транспортная накладная может быть составлена любым участником перевозки.
Важно понимать, что изначально транспортная накладная заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, т.к. они заполняются в процессе перевозки, либо при погрузке или выгрузке груза.
28. Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает свои замечания и оговорки при приеме груза в пункте 8 транспортной накладной на бумажном носителе или в электронной транспортной накладной.
70. В случае оформления транспортной накладной на бумажном носителе при подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель вносит в транспортную накладную в присутствии перевозчика (водителя) фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования, массу груза и количество грузовых мест и (или) информирует об отказе принять груз с обоснованием причин (при наличии). Перевозчик (водитель) вносит оговорки и замечания (при наличии) о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест.
Например, после завершения погрузки водитель подписывает накладную и указывает в ней свои замечания. А при разгрузке транспортного средства в накладную вносят данные и водитель, и грузополучатель.
Общие условия к заполнению ТН
- Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку “(при необходимости)” или “(при наличии)”. Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) транспортной накладной, в них могут быть поставлены прочерки
- Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой. Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
- Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной по форме согласно приложению N 4 к Постановлению 2116
- Транспортная накладная подписывается грузоотправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза в транспортное средство), грузополучателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки.
- Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
- В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона “О бухгалтерском учете” составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
- К реквизитам, которые необходимо указать в разделах 1 “Грузоотправитель”, 1а “Заказчик услуг, связанных с перевозкой груза (при наличии)”, 2 “Грузополучатель”, 4 “Сопроводительные документы на груз” (при наличии), 6 “Перевозчик”, 7 “Транспортное средство”, 8 “Прием груза”, 9 “Переадресовка” (при наличии), 12 “Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)” относятся:
– для юридического лица – полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона;
– для физического лица – фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
При этом если в разделе 8 “Прием груза” лицо, осуществившее погрузку груза (лицо – владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 “Грузоотправитель”, на бумажном носителе в реквизитах указывается только наименование. - К реквизитам, которые необходимо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся ИНН составителя документа, наименование документа, дата и номер документа.
- В случае замены транспортного средства, указанного в транспортной накладной, и (или) водителя перевозчик уведомляет стороны договора перевозки о такой замене, о ее причинах до момента подачи транспортного средства под выгрузку, если иное не предусмотрено договором перевозки, с указанием в транспортной накладной дополнительных сведений о произведенных заменах в составе информации, предусмотренной разделами 6 “Перевозчик” и (или) 7 “Транспортное средство”
- В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
1) ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
2) вносят корректную запись;
3) делают оговорку “исправлено” и указывают дату исправления;
4) заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц). - Масса груза определяется следующими методами:
а) взвешивание (определение разницы между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно);
б) расчет на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку в соответствии с Федеральным законом “Об обеспечении единства измерений”.
Как перейти на электронный обмен транспортными накладными
Предварительно полный отказ от бумажных ТН стартует с 1 января 2023 года. До этого момента создавать и передавать ЭТрН можно добровольно, чтобы наладить и отточить бизнес-процессы.
Что для этого потребуется:
Получить сертификат УКЭП. Напоминаем, что с 1 января 2022 года действуют новые правила получения сертификата УКЭП согласно 476 ФЗ от 27.12.2019 (ред. от 30.12.2021):
-
Для ИП и представителей юрлиц, действующих без доверенности, с 1 января 2022 года сертификат УКЭП издает только УЦ ФНС.
-
Представители юрлиц, действующие по доверенности, могут получить сертификат УКЭП в коммерческом аккредитованном УЦ, при этом:
-
сертификаты УКЭП, выданные по старому образцу (в сертификате указана информация и о ФЛ и о ЮЛ), действуют до 31.12.2022, даже если срок сертификата превышает 31.12.2022;
-
представители, действующие по доверенности, могут применять УКЭП физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) с 1 марта 2022 года, но не все системы будут готовы поддерживать МЧД сразу. Этот способ станет основным с 1 января 2023 года.
Отличия новой ТН от прежней
Перечислим основные отличия новой ТН от прежней формы:
- в разделах 1, 1а, 2 и 6 при указании данных физлица вместо ИНН можно указывать паспортные данные (в остальном порядок заполнения прежний;
- в разделах 4, 9, 11 и 12 появилась оговорка о том, что их заполнение производится при необходимости (при наличии);
- в разделе 5 нужно указывать дополнительные сведения (маршрут перевозки, дату и время доставки груза, контактные данные лиц, по указанию которых может происходить переадресовка), а сведения о характеристике транспортного средства в данном разделе указывать не нужно — эту информацию требуется отражать в заказе (заявке) на перевозку грузов;
- в разделе 7 добавили тип владения «совместная собственность супругов», а также набор новых сведений: реквизиты документов, подтверждающих основания владения грузовым автомобилем, тягачом, а также прицепом или полуприцепом (для аренды и лизинга) и реквизиты спецразрешения и маршрут движения для движения тяжеловесного и крупногабаритного транспорта или перевозящего опасный груз;
- в разделе 8 нужно будет указывать новые данные: реквизиты лица, действующего по поручению грузоотправителя, осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия, а также наименование организаций – владельцев объектов инфраструктуры пунктов погрузки и основания беспрепятственного доступа к ним;
- в разделе 10 появится новый реквизит: оговорки и замечания перевозчика о дате и времени прибытия/убытия, состоянии и массе груза и т. д.
Еще об одном важном изменении в форме новой ТН подробнее расскажем в следующем разделе.
Транспортная накладная: когда применяется?
Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю. Или для транспортировки привлекается третье лицо — экспедиторская компания-перевозчик. В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.
Необходимость оформления в таком случае специального документа прописана в п.7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200, далее — Правила).
Новая транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если такого договора нет, то и накладная не оформляется. Например, когда владелец товара фрахтует автомобиль и при этом сам сопровождает груз. В таком случае вместо накладной подписывается заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Если компания просто перевозит свой товар с одного склада на другой, оформляется путевой лист.
Это цифровая транспортная накладная, подписанная электронной подписью (ЭП). Она является полноценным аналогом бумажного документа, может быть использована для подтверждения заключения договора на перевозку и расходов на услуги перевозчиков.
ЭТрН создаёт отправитель груза в информационной системе и заверяет квалифицированной электронной подписью (КЭП). Документ содержит 4 основных титула:
-
Сведения об участниках перевозки, условиях договора, водителе, грузе, сопроводительных документах.
-
Сведения о приёме груза перевозчиком.
-
Сведения о приёме груза грузополучателем.
-
Сведения о сдаче груза перевозчиком грузополучателю.
Подписание электронной транспортной накладной
Транспортную накладную подписывают три субъекта (пп. 4 п. 3 Постановления Правительства от 30.11.2021 г. № 2116):
- грузоотправитель или уполномоченное лицо (склад ответственного хранения);
- перевозчик (водитель);
- грузополучатель или уполномоченное лицо (склад ответственного хранения).
Если имеется договор транспортной экспедиции, то от лица грузополучателя электронную транспортную накладную подписывают:
- экспедитор, принявший груз во владение. Одновременно нужно поставить отметку — «Является экспедитором»;
- заказчик услуг по транспортировке (грузовладелец), когда экспедитор не принял груз во владение, в т.ч. когда заказчик транспортировки самостоятельно погрузил товар.
Плюсы электронной транспортной накладной
Электронный формат, как и бумажный, необходим для подтверждения факта перевозки и расходов на нее.
При этом цифровой вариант можно исправить онлайн, не распечатывая. Он также экономит время: не нужно ждать, когда водитель привезет документ вместе с грузом, передача происходит моментально. Сокращается время на поиск накладной в архиве, исключается риск потерять нужный экземпляр.
Кроме того, благодаря электронной транспортной накладной стороны могут отслеживать перемещения груза и задержки при его приемке. Все этапы перевозки отражаются в ЭДО.
Чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными органами, подключайте СБИС. Закажите обратный звонок или позвоните по номеру (831) 2-333-666. Мы на связи.
Порядок взаимодействия участников перевозки при оформлении ЭТрН
Каждый участник перевозки последовательно заполняет свой титул (файл) и отправляет его в ГИС ЭПД через посредника — оператора электронных перевозочных документов.
1. Грузоотправитель создает первый титул — Т1, заносит в него все данные, в том числе и о помещенном в автомобиль грузе. Чтобы ответственный работник, который ставит КЭП перед отправкой титула в ГИС ЭПД, мог удостовериться в окончании погрузки и соответствии груза документам, он может предварительно получить согласование (ПЭП) кладовщика.
После подписания титула со стороны грузоотправителя эта часть ЭТрН появляется в ГИС ЭПД и становится доступна всем участникам перевозки.
2. Водитель подтверждает получение груза. Поскольку у него нет стационарного рабочего места, его нужно обеспечить смартфоном или планшетом, подключенным к интернету.
Водитель заходит в соответствующий сервис через пароль, пин-код, код в смс и пр., согласовывает погрузку, вносит необходимые комментарии о состоянии груза.
Окончательное решение по приемке груза принимает ответственный сотрудник перевозчика. Если все в порядке, ставится КЭП перевозчика, этот титул попадает в ГИС ЭПД и также становится доступным всем участникам.
3. Следующий титул формирует грузополучатель, когда груз дошел до него. Этот факт он должен подтвердить своей КЭП.
Перед подписанием титула ответственный сотрудник получателя может провести согласование с помощью ПЭП кладовщика. После того как титул будет подписан и направлен в ГИС ЭПД, файл становится доступным для участников перевозки.
4. Водитель подтверждает, что груз доставлен и принят грузополучателем, в аналогичном порядке, что и при приемке груза от грузоотправителя.
Подписание этого титула со стороны перевозчика завершает формирование ЭТрН.
5. Чтобы принять накладную в качестве первичного бухгалтерского документа потребуется создать еще два необязательных титула — Т7 и Т8. Они содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
❗ Транспортная накладная будет электронной. Разработан формат
Итак, мы с вами разобрали основные изменения Постановления Правительства 2200 и новые роли в форме Приложения № 4. Всё станет более понятно тогда, когда появятся разъяснения от ФНС или Минтранса по заполнению и регламенту работы с документом.
Несмотря на то что рынок замер в ожидании, самое время начать действовать. Компаниям пора описывать процессы для того, чтобы подстроиться под новую форму и роли. Формат рано или поздно появится.
И конечно, 1 января 2022 года не за горами. Мы все помним, как начиналась история с обязательной маркировкой, когда рынок был вынужден в срочном порядке перестраивать процессы для работы с маркированными товарами и оперативно передавать информацию о их движении в систему Честный ЗНАК. К слову, из-за неготовности участников рынка сроки сдвигали уже как минимум 3 раза, а как известно, время — деньги.
В обновленной форме Минтранс предлагает учесть новые правила перевозки грузов и закрепить обновленный порядок оформления или формирования транспортной накладной. Раздел со стоимостью перевозки расширят. Грузоперевозчики должны будут его заполнять, если ТН используют как первичный документ. В раздел включат новые графы для указания:
- стоимости услуг перевозки без налога;
- налоговой ставки;
- суммы налога, предъявляемого покупателю;
- стоимости услуг перевозки с налогом.
Транспортная накладная — учетный документ, подтверждающий перевозку товаров. На ее основе производится расчет с транспортной компанией. После введения ЭТрН компании смогут получить целый ряд преимуществ.
-
Основной плюс — прямая финансовая выгода и экономия для компаний. Стоимость транзакции почти равна стоимости бумаги, которую используют при формировании накладной без учета расходов на печать, ФОТ, повторное восстановление, курьерские услуги, архивацию и штрафы за потерю бумажных документов.
-
Быстрое получение оплаты от контрагентов за перевозки грузов. Обычно оплата поступает с отсрочкой платежа, и к этому времени прибавляется срок доставки бумажной накладной — до двух недель. Доставка ЭТрН занимает считанные минуты.
-
Документы всегда доступны: их можно формировать, редактировать и корректировать из любого места.
-
Обеспечивается прозрачность бизнес-процессов для участников и государства. Перемещение заказа благодаря ЭТрН легко отследить на всех этапах даже при сложных маршрутах и транспортировках сборных грузов. Хранятся электронные документы в единой базе, доступ к которой есть как у федеральных органов исполнительной власти, так и у самих участников бизнес-процесса: грузоотправителей, транспортных компаний и грузополучателей.
-
Быстрый поиск документов. Проведенный анализ показывает, что при запросах от партнеров и фискальных органов в среднем три часа тратится на поиск в архиве нужного документа. Фильтры электронного архива позволяют найти нужный документ за минуту.
-
Полностью исключен риск потери документов и необходимости повторного восстановления, что в некоторых компаниях может достигать от 5 % до 25 %.
Несомненно, хватает и недостатков, и барьеров, которые могут замедлить внедрение ЭТрН. Среди них:
-
Психологический барьер работы с ЭТрН: в цепочке три участника, а многие компании пока только стремятся поменять привычный образ ведения документооборота.
-
Многие законодательные инициативы находятся на уровне проектов. Они будут приняты в 2021 году и вступят в силу в 2022. Этот аргумент слабеет день за днем: уже сейчас принято два, а на стадии проектов находятся еще пять нормативно-правовых актов, регулирующих работу с ЭТрН.
-
Для внедрения и использования ЭТрН пока не настроен роуминг между операторами. Сейчас требуется, чтобы все три участника цепочки работали с одним оператором. Однако данный вопрос также решится до конца 2021 года.
-
Участников цепочки много, а по прошлому опыту мы понимаем, что при таком количестве коммуникационных связей сложно работать с новым продуктом. В данном вопросе TerraLink и Docrobot на основании анализа рынка выработали систему работы по проектному управлению и готовятся запустить несколько пилотных проектов.
1 января 2021, после завершения эксперимента Минтранса с ЭТрН, в силу вступило, Постановление Правительства «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения РФ», в которое вносятся понятия: «электронная транспортная накладная», «электронный заказ-наряд», «электронная сопроводительная ведомость».
С 1 января 2022 года вступает в силу Федеральный Закон № 336-ФЗ от 02.07.2021 «О внесении изменений в статью 31 Федерального закона «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской̆ Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской̆ Федерации» и Федеральный̆ закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Оператором системы определён Минтранс России, на этапе разработки находится ГИС электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С учётом накопленной практики добровольного применения ЭТрН, Минтранс планирует подготовить предложения по закреплению обязанностей их использования, но уже с 2023 года. Если в 2022 году начнется плавное внедрение ЭТрН в логистические процессы компаний, то с 2023 года это станет уже обязательной нормой. Таким образом, у участников перевозочного процесса будет возмо��ность поэтапного перехода к цифровому документообороту.
Как заполнить транспортную накладную
В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч.7 ст.9 Закона № 402-ФЗ, п.п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п.16 Положения №34н, п.11 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
1)ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
2) Вносят корректную запись;
3) Делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления;
4) Заверяют исправления подписями составивших ее лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
Сразу отмечу, что новые ППГАТ не изменяют баланс интересов перевозчиков, экспедиторов и грузовладельцев напрямую, так как никаких изменений, устанавливающих или изменяющих права и обязанности этих лиц, по сравнению с Постановлением Правительства от 15.04.2011 г. № 272, не было внесено. Поэтому — каждый сам кузнец своего счастья, а за место под солнцем (хорошие условия договоров и ставки за перевозку) по-прежнему нужно биться самостоятельно.
Основная цель новых Правил четко прослеживается — сделать отрасль автомобильных грузоперевозок более прозрачной, уменьшить “серый” рынок грузоперевозок с оплатой наличными в кабину водителю. Это приведет к улучшению администрирования и повышению собираемости налогов и сборов, что окажет положительное влияние на ситуацию в сфере грузоперевозок — перевозчикам-нелегалам станет сложнее оказывать свои услуги и они будут вынуждены легализоваться либо покинуть рынок, что приведет к небольшому усилению конкуренции. Цифровизация транспортного документооборота также сократит количество “серых” поставок товаров, характерного для продажи нелегального алкоголя, медикаментов, природных ресурсов и т.д.
Постоянный интерес российских властей сделать автомобильные грузоперевозки более прозрачными был облечен в форму Постановления Правительства от 21.12.2020 г. № 2200 и с начала 2021 года все перевозчики, экспедиторы и грузовладельцы волей-неволей будут обязаны играть по новым правилам.
Федеральный закон, во исполнение которого принимаются Правила перевозки грузов — Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта — остался без изменений.
При этом в новых Правилах есть несколько побочных положительных эффектов (помимо вышеупомянутого увеличения конкуренции), играющих на руку практически всем участникам рынка автоперевозок грузоперевозок. О них ниже по тексту.
На самом деле их немного, перечислю главные из них по порядку, изложенному в новых ППГАТ:
- транспортную накладную, заказ-наряд и сопроводительную ведомость (перевозочные документы) можно формировать не только на бумаге, но и в электронном виде;
- введено понятие “водитель”, которым является лицо, состоящее с перевозчиком в трудовых или гражданско-правовых отношениях;
- обмен и подписание электронных провозных документов должны происходить в системах электронного документооборота с применением усиленных квалифицированных электронных подписей;
- установлены обязательные требования к заявке на перевозку груза;
- описан измененный порядок переадресовки груза при использовании систем электронного документооборота;
- добавлен раздел VIII, описывающий организацию электронного документооборота в грузоперевозках с использованием систем электронных перевозочных документов;
- обновлена форма транспортной накладной.
Пунктом 6 новых Правил перевозки грузов установлено, что под водителем понимается физическое лицо, осуществляющее управление транспортным средством, состоящее в трудовых или гражданско-правовых отношениях с перевозчиком. На основании этого пункта контролирующие и фискальные органы вправе потребовать от лица, указанного в 10-ой графе транспортной накладной в качестве перевозчика, подтверждение наличия правоотношений с водителем (трудовой договор, договор на оказание услуг по управлению автомобилем и т.п.).
Указанное нововведение, в совокупности с необходимостью указания типа владения транспортным средством, по замыслу законодателя, влечет одно из двух последствий:
- при заполнении транспортной накладной указывать в 10-ой графе фактического перевозчика (предпринимателя или юридическое лицо, выполняющее перевозку принадлежащим ему транспортным средством)
- создавать дополнительный документооборот между экспедитором и фактическим перевозчиком — заключать договор аренды транспортного средства с владельцем автомобиля и прицепа, а также договор на оказание услуг по управлению этой техникой с водителем.
Очевидные цели таких нововведений — довести количество экспедиторов в перевозке до одного или вовсе избавиться от них и повысить прозрачность движения денежных потоков в грузовых автоперевозках. Это, в свою очередь, указывает на то, что фискальные органы будут квалифицировать отношения между грузовладельцами и экспедиторами (в том виде, в котором они существуют сейчас) как агентские с соответствующими требованиями к их оформлению. Другими словами, когда-то необязательная для принятия Хартия АТС легким движением пера законодателя превратилась в закон.
Правила заполнения ТН для грузополучателя
Получатель груза заполняет малую часть накладной, а именно раздел 7, касающийся приёма товара. В раздел вносится информация о том, :
- когда транспорт прибыл на склад разгрузки и когда покинул его;
- в каком состоянии прибыл груз, есть ли недочёты;
- какая масса груза;
- какое количество грузовых мест он занимает.