Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести журнал регистрации допсоглашений к трудовым договорам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня.
Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.
Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.
Регистрация дополнительного соглашения и сроки
Регистрация допсоглашений законодательством не обязательна, но на многих предприятиях такую практику применяют, так как это помигает упорядочить документооборот.
Для регистрации используют тот же журнал учета соглашений, что и для трудовых соглашений, регистрация которых в отличие от приложений обязательна, так как только после ее проведения документ считается существующим.
Важно: регистрация осуществляется посредством внесения в документ самых важных данных основного или дополнительного соглашения.
При этом регистрировать любой документ следует в день подписания, чтобы не возникало вопросов со стороны контролирующих органов.
Интересно: несмотря на предоставленное право выбора, относительно регистрации допсоглашений, проверяющие всегда интересуются наличием журнала и записей в нем касательно данных документов.
Так что, если регистрация отложена «на потом» можно столкнуться с массой неприятностей.
Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.
На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.
Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.
В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.
Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:
- наименование организации;
- наименование документа (журнал, книга, реестр);
- даты заполнения — начало и окончание;
- данные лиц, ответственных за ведение.
Потребность в нумерации трудовых контрактов
В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.
Нумерация трудовых договоров используется лицами:
- Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
- При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
- Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
- При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
- При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.
Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Внесение изменения в трудовой договор может быть инициировано как работодателем, так и работником. Соглашение считается заключенным только после подписания каждой стороной трудовых отношений.
Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет. Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.
Как правило, это такие случаи:
- совмещение должностей;
- условия прекращения контракта;
- условия труда;
- срок действия договора.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Как составить соглашение с работником об изменении условий трудового договора: новых обязанностей, рабочего дня (образец)? Как правильно регистрировать доп соглашение и как его нумеровать? Где можно скачать бланк? Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.
На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.
Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.
В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.
Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:
- наименование организации;
- наименование документа (журнал, книга, реестр);
- даты заполнения — начало и окончание;
- данные лиц, ответственных за ведение.
Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.
Предлагаем ознакомиться: Договор мены с городом что нужно знать при покупке квартиры
В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:
- наименование организации;
- название документа;
- дата начала ведения книги и ее окончания;
- период хранения.
Все эти данные указываются на титульной странице книги.
Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:
- дата заключения трудового договора, его номер;
- фамилия-имя-отчество сотрудника;
- структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
- должность;
- характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).
Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.
Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.
Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.
Практика заключения дополнительных соглашений
Любое фактическое варьирование договорных условий, имеющее постоянный характер, должно иметь основание в виде редактирования контракта. Наиболее часто возникает необходимость внести изменения в трудовой договор дополнительным соглашением о продлении срочного трудового договора, увольнения по согласию, изменении оклада или иного вопроса зарплаты сотрудника, названия должности.
На практике спорным моментом является изменение преамбулы и реквизитной части контракта. Законодатель, вынеся эти данные в качестве обязательных к указанию, однако не отнёс их к существенным условиям.
Вопрос необходимости отдельного оформления изменений таких реквизитов сторон, как фамилия, имя и отчество, организационно правовая форма и официальное название организации-работодателя, до сих пор остаётся открытым и решается уполномоченными сотрудниками самостоятельно.
При заключении дополнений к контрактам работников, важно помнить о регламентированности каждой из этих процедур законодателем, и наличии определённых нюансов, несоблюдение которых может повлечь негативную реакцию со стороны проверяющих органов, доставить значительные проблемы в случае судебных споров.
Основные причины для составления доп. соглашений
Прежде чем составлять дополнительное соглашение к трудовому договору, стороны должны обсудить те условия, которые подлежат изменению. После подписания документа вести переговоры уже будет бессмысленно. Допсоглашение – это часть трудового договора, поэтому оно должно содержать в себе ссылку на основной документ. Без него оно не будет действительно, а его положения будут считаться ничтожными.
Изменению в трудовом договоре подлежат как обязательные, так и дополнительные условия. К основным относятся:
- место работы;
- трудовая функция;
- дата начала работы;
- если изначально заключался срочный трудовой договор, то срок его действия, а также обстоятельства, которые стали законным основанием для его заключения;
- условия оплаты труда;
- режим работы и отдыха, если изначально были отличия от общеустановленных в организации;
- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и опасными условиями труда;
- характер работы, например разъездной, или постоянное нахождение в офисе;
- условия труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании.
К дополнительным условиям трудового договора, которые можно изменить с помощью дополнительного соглашения, относятся:
- сведения об уточнении места работы и о рабочем месте;
- установление и отмена испытательного срока;
- неразглашение тайны, которая охраняется на государственном уровне;
- определение обязанности по обязательной отработке в течение определённого времени после прохождения учёбы, если она оплачивалась за счёт средств работодателя;
- виды и условия дополнительного страхования сотрудника;
- улучшение социально-бытовых условий сотрудника и членов его семьи.
Как и любой другой контракт, дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть составлено в письменной форме, в которой указывается следующая информация:
- дата и место подписания;
- реквизиты того трудового договора, к которому оно имеет отношение;
- сведения о каждой стороне трудовых отношений, между которыми это соглашение заключается;
- пункты основного трудового договора, которые меняются по договорённости сторон;
- точная характеристика новых условий, которые отменяют прежние;
- условия, при которых они вступают в силу. Как правило, это происходит с момента подписания дополнительного соглашения. Но в «теле» документа можно указать точную дату, с которой изменения должны применяться.
Подписывается документ обеими сторонами трудовых отношений. Составляется он в 2 идентичных экземплярах. У каждой стороны будет по своему документу. На том экземпляре, который будет храниться у работодателя в подтверждение законности изменения условий, работник должен поставить свою подпись и сделать запись, удостоверяющую тот факт, что он получил свой экземпляр, например: «Свой экземпляр на руки получил. Дата и подпись».
Особенности ведения книги
Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:
- регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
- если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
- книга регистрации должна храниться 75 лет;
- когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
- в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
- подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
Правила ведения журнала
Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.
Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.
Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.
На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.