Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для каких документов можно применять факсимильную подпись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон
По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.
Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.
Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:
– незаключенным3или
– недействительным по причине несоблюдения формы договора4.
Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой5 и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Как заказать факсимильную печать?
Заказать факсимиле можно непосредственно посетив организацию, которая их изготавливает, либо направив заказ по электронной почте. Поскольку подписывать иногда приходится большое количество служебных форм, целесообразно заказать более одного штампа, с небольшой разницей в некоторых узлах росчерка.
Кроме точного воспроизведения подписи на резиновой подложке, изготовление факсимиле включает автоматическое устройство, которое позволяет делать оттиск с четкими контурами. В оснастку заливается специальная краска, которая одинаково ровно ложится на бумагу любого качества. Кроме того, аналог имеет все признаки оригинала:
- Легкая размытость на некоторых участках;
- Прерывистость и толщину линий.
Стоимость изготовления зависит от размера подписи.
Снижаем риски при работе с факсимиле
Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).
Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Что такое ФАКСИМИЛЕ ?
Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Ударение в слове на последнем слоге.
Ниже рассмотрим следующие вопросы:
- факсимильная печать и подпись условие в договоре с клиентом
- что это такое факсимильная печать
- действительна ли факсимильная печать на документах и в каких можно использовать
- валютный контракт использование факсимильной подписи
- возможно ли подписание договора факсимильной подписью
- доверенность на использование факсимиле образец
- если договор подписан факсимильной подписью
- законное использование факсимиле
- можно ли на договорах с самозанятыми ставить факсимильную подпись директора ооо
- можно ли на дополнительных соглашениях ставить факсимиле
- можно ли подписать договор факсимильной подписью
- можно ли факсимиле подписывать договора, приказы, ставить на письма, на гос.контракты
- положение об использовании факсимиле в организации образец
- разрешено ли подписовать договора поставки по факсимиле по закону
- факсимиле на договорах и на каких документах можно ставить
- факсимиле образец подписи, факсимильная подпись можно ли применять и как прописать в договоре
- факсимильные условия договора
Налоговая декларация не должна быть подписана факсимиле
Судьи указывают, что налоговая декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ (см., к примеру, Постановление ФАС СЗО от 02.11.2011 N А56-66090/2010). Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговая декларация представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде. При этом в соответствии с абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ налогоплательщик (его представитель) подписывает налоговую декларацию, подтверждая достоверность и полноту сведений, приведенных в ней. По мнению суда, истолкование данной нормы в том смысле, что она позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
В арбитражных судах нет единой точки зрения
Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица.
Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур.
В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему.
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Когда разрешается и запрещается использовать
Многие нормативные акты пригодны для подписания факсимиле:
- результаты ЕГЭ;
- свидетельства, сертификаты, патенты;
- приглашения, грамоты, письма благодарности;
- закрепление гражданско-правовых отношений.
Если штамп с оттиском подписи ответственного лица выполнен качественно, то может применяться при оформлении документации, но при наличии соглашения сторон.
Не ставится факсимильная подпись на платежных документах, например, при оформлении контракта между сторонами на большую сумму денег. Печать не подходит для:
- проведения операций с векселями на предприятиях;
- сдачи отчётности в налоговые органы.
Применять факсимиле не просто. Это точное воспроизведение подписи руководителя (должностного лица), выполненное в виде оттиска печати. Если подпись будет точно изготовлена, то не уступит настоящей подписи. Но даже высококачественное исполнение не дает возможности ее использовать на всех документах. Например, недопустимо ставить на бумагах при оформлении дубликата доверенности.
Главное, чтобы применение подписи не противоречило закону.
Использование факсимиле в гражданско-правовых документах
В судебной практике накопилось большое количество актов, которые устанавливают запрет на использование сторонами при документообороте факсимиле. Исключение составляют случаи, когда такая возможность прямо предусмотрена в договоре. Несоблюдение этого требования, по мнению судов, влечет нелегитимность подписанного подобным образом документа, т.е. отсутствие у него юридических последствий, непризнание его доказательственного значения.
Судебная практика. Как отметил Высший Арбитражный Суд РФ в Определении от 18.10.2012 N ВАС-13034/12 по делу N А24-5656/2011, норма п. 2 ст. 160 ГК РФ «направлена на установление баланса интересов между потребностями ускоренного документооборота и необходимостью установления источника волеизъявления. Расширительное толкование данной нормы путем признания документов, подписанных с помощью штампа-факсимиле, при отсутствии указания закона и согласованной на то воли сторон может нарушить интересы общества путем признания за ним волеизъявления, которое оно не совершало».
Учитывая эту принципиальную позицию, суды при оценке договора, подписанного с нарушением установленных правил использования факсимиле, признают его незаключенным.
Судебная практика. ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26.06.2012 по делу N А65-24818/2011 указал, что если договор подписан с использованием факсимиле без согласования сторонами такой возможности, его письменную форму нельзя считать соблюденной. В то же время суд подчеркнул, что данное обстоятельство не позволяет признавать такие договоры недействительными, поскольку в силу ст. 162 ГК РФ несоблюдение письменной формы договора влечет его недействительность лишь в случаях, прямо предусмотренных законом. В иных случаях несоблюдение письменной формы договора влечет иные правовые последствия, а именно — его незаключенность в силу п. 1 ст. 432 ГК РФ.
Аналогичные выводы делают суды и по результатам оценки легитимности иных гражданско-правовых документов, подписанных с использованием факсимиле в нарушение установленных для этого правил.
Судебная практика. Высший Арбитражный Суд РФ в Определении от 17.12.2009 N ВАС-16259/09 по делу N А51-10436/2008-23-225 отметил, что если договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений, то такое соглашение, подписанное факсимильной подписью, считается незаключенным, поскольку сторонами не была соблюдена его письменная форма.
Судебная практика. В Постановлении ФАС Уральского округа от 05.04.2010 по делу N А76-29193/2008-4-709/119 такой же вывод сделан в отношении доверенности, подписанной с использованием факсимиле.
Некоторая неопределенность имеется в отношении возможности использования факсимиле при подписании накладных и иных первичных документов. Дело в том, что согласно законодательству о бухгалтерском учете и в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, первичные учетные документы помимо иных обязательных реквизитов должны содержать личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). На основании этого некоторые суды приходят к выводу, что первичные документы могут быть подписаны исключительно личными подписями, в связи с чем использование при этом и факсимиле недопустимо.
Однако в большинстве случаев суды придерживаются описанного выше подхода, который применяется при подписании с использованием факсимиле иных гражданско-правовых документов.
Судебная практика. ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 20.09.2012 по делу N А51-7554/2010 пришел к выводу, что ссылки на законодательство о бухгалтерском учете недостаточно для оценки законности использования при заполнении первичных документов факсимильной подписи. Определяющим в этом случае также является наличие или отсутствие достигнутого сторонами соглашения о возможности использования факсимильной подписи при составлении первичных документов.
Из приведенных судебных позиций следует однозначный вывод о том, что для использования сторонами факсимильной подписи необходимо оговорить такую возможность во взаимном соглашении. Чаще всего подобным соглашением выступает договор, во исполнение которого стороны составляют те или иные документы. Однако не является нарушением составление сторонами отдельного документа об этом, подписанного после заключения основного договора.
Судебная практика. ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 17.01.2007 по делу N А51-8443/2006-16-253 обратил внимание на то, что соглашение о возможности применения факсимиле может быть подписано сторонами даже post factum, т.е. после оформления документа, уже подписанного с использованием факсимиле, поскольку данным соглашением выражается воля сторон по рассматриваемому договору и фактическое его исполнение устраняет сомнения в его незаключенности.
Кроме того, из анализа судебной практики следует важный вывод о том, что отсутствие у сторон письменного соглашения о возможности использования факсимиле еще не значит, что стороны не могут использовать этот аналог личной подписи. Наличие соглашения об использовании факсимиле предполагается и тогда, когда, например, договор, подписанный с использованием факсимиле, фактически исполнен без предъявления возражений друг к другу.
Судебная практика. ФАС Волго-Вятского округа, рассматривая дело N А82-3115/2008-27, в Постановлении от 13.04.2009 установил, что налоговый орган не согласился с заявленными налогоплательщиком расходами по налогу на прибыль организаций по сделке, поскольку подпись на документах по данной сделке была выполнена не лично руководителем, а с помощью факсимиле. Этот довод судами был отклонен. Было установлено, что акты приема-передачи и отчеты по сделке были приняты, оплата произведена. Следовательно, суд сделал вывод, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи.
Судебная практика. Аналогичный вывод находит отражение и в Постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2008 по делу N А27-4548/2008-7. Наряду с указанием, что стороны не обращались с заявлениями о фальсификации акта выполнения работ, подписанного факсимильной подписью, суд обратил внимание на то, что этот акт помимо прочего скреплен дополнительно печатью, что также указывает на принятие работ и, как следствие, свидетельствует о согласии на подписание акта с использованием факсимиле.
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.
Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.
Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)
Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.
Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).
Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.
Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.
Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.
Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).