Как учесть затраты на повышение квалификации сотрудников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как учесть затраты на повышение квалификации сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно результатам исследования, каждая десятая компания в России (10%) не оказывала никакой поддержки сотрудникам в условиях постоянных перемен, которыми запомнится 2022 год. Такой стратегии чаще всего придерживались представители среднего бизнеса (17%). А крупные компании, наоборот, чаще проявляли заботу: только 6% работодателей в этом сегменте не уделяли внимания поддержке сотрудников.

Основные проблемы новичков

Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:

• недостаток организационных знаний;
• неумение ориентироваться в новой обстановке;
• скованность перед руководством и коллегами;
• отсутствие практического опыта.

К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:

• страх показаться некомпетентным и не справиться со своими обязанностями;
• боязнь потери работы (или страстное желание как можно быстрее «продвинуться»);
• опасение не стать уважаемым в коллективе;
• отсутствие контакта с начальством (антипатичный руководитель или, наоборот, страх ему не понравиться);
• неумение «вписаться» в коллектив (опаска оказаться отверженным или не захотеть сближаться по своей инициативе) и др.

Основные «ступени» адаптации

В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.

1. Информационный этап. Чтобы помочь человеку, нужно сначала узнать, в чем именно ему требуется помощь. На первой ступени необходимо собрать информацию об опыте самого работника, уровне его знаний, подготовленности. Даже при высоком значении этих показателей непривычные факторы проявятся в той или иной сфере, что поможет выявить самые «проблемные» моменты, которым и следует уделить первоочередное внимание при адаптации. Это может быть как производственный процесс, так и коммуникативные моменты.
2. Выбор курса. Это первичная ориентация сотрудника на новом месте. Ему нужно как бы «проложить фарватер» в незнакомом ему русле новых обстоятельств. На этом этапе работнику необходим инструктаж, практическое ознакомление его с новыми обязанностями, требованиями, нормами. На практике используется стажировка, наставничество, кураторство или просто непосредственное участие руководства и коллег. Деятельность программ по адаптации происходит в большинстве именно на данной ступени.
3. Включение в деятельность. Получив первичный набор по адаптации, сотрудник начинает его «обкатывать» в реальных условиях, непосредственно включаясь в производственную деятельность и межперсональное общение. Поначалу процесс будет сопровождаться напряженностью и, возможно, ошибками, но по мере продвижения, адаптация наберет обороты. Именно на данном этапе происходит «переломный момент» адаптации – у сотрудника получится приспособиться к новым условиям или же он примет решение оставить эти попытки.
4. «Стань своим среди своих — или уходи». Пример успешного прохождения адаптации, когда сотрудник полностью вливается в жизнь и общение внутри организации, выполняя производственные функции и поддерживая коммуникацию с коллегами. На практике, при спонтанной адаптации 4 уровня сотрудник достигает к концу первого рабочего года, при профессиональной помощи на него возможно выйти уже спустя несколько месяцев. В случае, если адаптация не удалась, последним этапом может стать увольнение.

Доля затрат по элементу «оплата труда и социальные отчисления»

Доля расходов на персонал в общем бюджете расходов организации сугубо индивидуальна для каждого предприятия и зависит от отрасли, материалоемкости и трудоемкости процесса производства, то есть от того, сколько усилий придется приложить для изготовления одной единицы продукции. В стандартных производствах норматив затрат на персонал колеблется от 15 до 20% от общих расходов. Для понимания уровня долей в расходах нужно анализировать все элементы затрат, особенно материальную часть себестоимости. Однако средний уровень обычно сохраняется.

Например, если мы говорим о том, что рассматриваем предприятия в сфере производства, то у них такая группа, или категория, элементов затрат, как сырье и материалы, могут занимать до 50% от совокупного объема затрат. 20% может приходиться на энергетическую составляющую. Порядка 15–20% – фонд оплаты труда и страховые взносы. Небольшую часть составляют прочие затраты. Если материалоемкость у фирмы низкая (15–25%), арендной платы нет, то можно увеличить расходы на оплату труда до 40%.

Уровень расходов на социальный пакет в первую очередь зависит от избранной в организации политики в области поддержки персонала, позиционирования предприятия и имеющихся финансовых возможностей.

На многих российских предприятиях, как показывает практика последних лет, наметилась отчетливая тенденция к изменению структуры общего вознаграждения персонала в сторону увеличения социального пакета. В некоторых случаях в социально ориентированных компаниях доля расходов на социальный пакет составляет 15–20% всех затрат компании на персонал.

В связи с пандемией работа изменилась. По данным McKinsey, пандемия ускорила цифровую трансформацию организаций на три-четыре года. И рабочие адаптировались соответственно. Например, данные LinkedIn показывают, что удаленные вакансии, которые составляют около 20% всех вакансий в LinkedIn, получили более 50% всех заявлений о приеме на работу!
Это показывает, что сопротивление определенной степени гибкой работы поставит бизнес в невыгодное положение с точки зрения конкурентоспособности. Не все организации осознали это и продолжают придерживаться устаревших стратегий, которые раньше имели смысл. Например, 95% руководителей считают, что сотрудники должны находиться в офисе, чтобы поддерживать корпоративную культуру. Кроме того, исследование Nature Human Behavior показало, что сотрудничество сотрудников Microsoft сократилось на 25% и стало более разрозненным в удаленных условиях по сравнению с уровнями до пандемии.
Несмотря на это, 64% сотрудников подумали бы об увольнении, если бы от них ожидалось, что они вернутся в офис на полный рабочий день. Гибридная работа стала частью современной культуры труда, и мы считаем, что такие компании, как Goldman Sachs, и такие лидеры, как Илон Маск, ведут безнадежную битву.
Сотрудники хотят четкой коммуникации и модернизированных политик. Мы ожидаем, что в 2023 году HR-практики установят четкие принципы того, как, где и когда выполнять работу. Они будут способствовать внутренним разговорам на эту тему и подталкивать свою организацию к принятию решений, даже если они будут временными, поскольку организации изучают различные стратегии на рабочем месте.
Специалисты по персоналу также будут обучать себя и менеджеров преодолению предвзятости близости, которая является бессознательной тенденцией отдавать предпочтение сотрудникам, которых вы часто видите в офисе, а не удаленным работникам. Они будут работать над установлением объективных показателей эффективности, продвижением по службе и критериями повышения заработной платы.
Затем HR заново изобретет роль офиса. Четкая рабочая политика повлияет на планирование и использование офиса. Это приведет к лучше спроектированным рабочим местам, гибким пространствам для борьбы с потенциальным одиночеством дома и к пособиям на рабочие места для улучшения домашних условий.
И последнее, но не менее важное: HR сам станет более гибридным и будет исследовать удаленную работу. HR должен играть ведущую роль, когда речь идет об улучшении результатов удаленной работы, и мы ожидаем, что в 2023 году это произойдет гораздо чаще.

Разнообразие, равенство, инклюзивность и принадлежность (DEIB) стали более заметными. Все компании из списка Fortune 100 имеют свои инициативы DEI, изложенные на их веб-сайтах, и 49% из них имеют специального лидера инициатив DEI. Несмотря на возросшую известность и внимание, уделяемое DEIB, организационные лидеры по-прежнему слишком часто являются белыми и мужчинами.
Мы ожидаем, что одной из основных HR-тенденций 2023 года будет усиление роли HR в создании более инклюзивных HR-методов.
На данный момент инициативы по разнообразию в первую очередь сосредоточены на рекрутинге. Однако кадровые организации все чаще анализируют весь жизненный цикл своих сотрудников через призму DEIB. Какие инициативы мы можем реализовать для продвижения DEIB на всех этапах жизненного цикла сотрудников? Когда дело доходит до адаптации, развития, продвижения по службе и других практик людей, существует множество возможностей для создания более инклюзивных рабочих мест, где люди чувствуют, что они принадлежат им.
DEIB также предлагает возможность связать цель организации с инициативами по разнообразию. Это имеет смысл для бизнеса, но это также правильно.
Мы также все больше внимания уделяем обучению HR-персонала для создания HR-практик с точки зрения многообразия.
Несмотря на растущий интерес к разнообразию, исследования показывают, что сотрудники как минимум на 60% чаще сообщают о своей инвалидности своему непосредственному руководителю, чем в отдел кадров. Белый мужчина-инвалид зарабатывает 90,7 цента на каждый доллар, заработанный белым трудоспособным мужчиной. Создание безопасной среды для раскрытия сотрудниками своей инвалидности — хороший первый шаг к укреплению доверия и внедрению политик, помогающих людям с инвалидностью.
Другие примеры инициатив, которых мы ожидаем увидеть в 2023 году, включают:

• Решение проблемы расового неравенства в сфере здравоохранения и роль работодателей.
• Реализация соответствующих долгосрочных программ разнообразия для увеличения представительства среди менеджеров.
• Привязка вознаграждения руководителей к показателям DEI.

Пандемия подчеркнула важность нерабочих сотрудников, которые были на передовой борьбы с пандемией в качестве медсестер, в супермаркетах или перерабатывали продукты питания на конвейере.
В то же время пандемия подчеркнула разницу между традиционной офисной работой (удобной работой из дома) и работой без рабочего стола (каждый день). Oliver Wyman Forum сообщает, что примерно каждый двенадцатый работник без рабочего стола уже переключился на другой тип работы. По данным BCG, еще 37% могут уйти в течение следующих шести месяцев.
Это не обязательно плохо для тех, кто остается. Они могут добиваться повышения заработной платы на рынке, определяемом спросом. Тем не менее, это тревожный сигнал для организаций, которые уже пытаются сохранить и привлечь таланты.
Есть и хорошие новости. Подавляющее большинство бесштатных работников (97%) сообщают, что остались бы на своих нынешних должностях, если бы их условия улучшились. Такие условия выходят за рамки повышения заработной платы, а это означает, что HR должен предлагать работникам без рабочего стола те же возможности, что и их коллегам, работающим за рабочим столом.
Следовательно, наша 9-я тенденция HR на 2023 год заключается в том, что HR резко увеличит инвестиции в своих безрабочих сотрудников. Это включает:

• внедрение мобильного корпоративного программного обеспечения для самообслуживания,
• карьерные возможности и продвижение по службе,
• лучшая компенсация,
• и улучшенные условия труда, такие как гибкость и баланс между работой и личной жизнью.

Миссия аудита найма – оценка эффективности управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эффективность найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем – это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами. Аудитор должен исходить из того, что успешность найма зависит от наличия информации о потребности в персонале, от целей организации, от знания ситуации на внешнем рынке труда, от мобильности сотрудников, от действующих норм трудового законодательства, демографической ситуации.

Основные методы, применяемые аудитором при сборе аудиторских свидетельств: наблюдение, сопоставление и анализ документов, контент – анализ, опросные методы.

Бюджет затрат на адаптацию персонала

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.

Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.

Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:

• ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
• полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
• мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
• увеличение производительности труда;
• оздоровление психологического климата в коллективе.

Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.

Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.

Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:

1. Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
2. Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
3. Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
4. Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.

Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.

Адаптация персонала в организации, на примере одной из компаний, происходила следующим образом. Более опытным работникам отводилась роль наставников. Работник, отвечающий за систему приспосабливаемости новичков, ежедневно выгружал из учетной системы данные о людях, которым нужно скоро выходить на работу. Вручную назначали для каждого своего наставника. Они должны были работать парно. Наставники выбирались из любого подразделения, кроме того, где будет в дальнейшем работать новичок. Попарно работать удобнее с учетом разного графика загруженности и проще общаться с незнакомыми людьми. После утверждения наставников им направлялись автоматические уведомления, в календарь добавлялось напоминание о дне выхода нового сотрудника.

За день до этого новичку звонил наставник для заочного знакомства и чтобы в дальнейшем новичок связался с ним по приходу в офис для встречи и обсуждения рабочих моментов. Наставник должен проверить, все ли готово для приема нового сотрудника, убедиться в организации рабочего места, напомнить начальнику отдела, куда устраивается новичок, о выходе нового сотрудника.

В первый день пара наставников встречает новичка утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. На это уходит пара часов. Эта встреча дает понять сотруднику, что его ждали. Во все остальные дни при возникновении вопросов он может связываться со своими наставниками, задавать им вопросы для решения любой ситуации, от поломки стула до конфликтной ситуации с другим коллегой, и они помогают их решить. По окончанию испытательного срока сотрудник должен оценить работу наставников и их помощь. Наставникам за это начисляются баллы, которые в дальнейшем влияют на их материальное поощрение.

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Адаптация бывает следующих видов:

• профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
• социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
• организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.

Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.

Адаптация персонала: как помочь сотруднику влиться в коллектив

Если покупаете доступ к базе работного сайта специально для этой должности, то все просто — потраченную сумму включаете в расходы на подбор.

Если доступ куплен на несколько месяцев и для разных должностей, полагаю, корректно будет поделить потраченную на доступ сумму на количество закрытых или планируемых к закрытию за оплаченный период вакансий.

Расчет, конечно, будет приблизительный, но это лучше, чем не считать эти расходы, определяя стоимость подбора.

Адаптация персонала в компании бывает двух видов:

• Первичная. Новички узнают предприятие, оценивают, насколько реальность соответствует их ожиданиям и целям. После первичной адаптации сотрудник решает, оставаться ему в компании или нет, справляется ли он со своими обязанностями, доволен ли работой в целом.
• Вторичная. Ее проходят сотрудники, переведенные на новую должность. В этом случае специалист привыкает к новым обязанностям, стремится к достижению конкретных результатов, необходимых для успешной деятельности.

Рекомендуемые статьи по данной теме:

• Аутсорсинг персонала: виды, плюсы и минусы
• Обучение персонала салона красоты: превращаем сотрудников салона в настоящих гуру
• Нематериальная мотивация персонала — от классических методов до оригинальных подходов

После того как новичок успешно прошел собеседование в несколько этапов и начал работать как стажер, к нему прикрепляют наставника. В роли куратора всегда выступает опытный работник (начальник отдела, эксперт), проводящий с ним основные адаптационные мероприятия. Поскольку наставничество — это процесс, который развивает и мотивирует и стажеров, и наставников, каждый работник, считающийся экспертом и имеющий все необходимые навыки для работы со стажерами, превращается в наставника. Компании следует регулярно проводить тренинги для кураторов, выпускать специальные учебные пособия по качественной и быстрой адаптации новичков.

1. Метод неформализованного сопровождения.

Внедрение адаптации персонала таким путем наиболее эффективно, но только если проводятся мероприятия, направленные на решение конкретной задачи. Это метод предполагает ведение новичка, что, конечно, отнимает время.

При составлении плана адаптации сотрудников менеджер по персоналу должен четко рассчитать, сколько времени потребуется для его реализации. При этом каждый аспект внедрения нового специалиста учитывают в рамках системы финансового поощрения. Менеджер по персоналу должен познакомить новичка с коллективом и рассказать об основных нюансах работы.

1. Метод проведения мероприятий.

Задача менеджера по подбору персонала — организовать мероприятия, в рамках которых новичок мог бы лично познакомиться с другими сотрудниками. Такой подход улучшает взаимоотношения в коллективе. Через определенный период после прихода нового специалиста, как правило, организуют внеплановое посещение ресторана или торжество в честь именинников. В больших компаниях нередко организовывают мини-мероприятия для конкретных подразделений.

Задача руководителя — подготовить новичка к корпоративу и дать определенные советы:

• как лучше одеться, уместно ли будет шутить на мероприятии;
• как выбрать тему и начать беседу;
• нужно ли произносить на корпоративе тосты.

Если традиции предприятия предполагают самопрезентацию, новичку следует помочь ее подготовить, а также порекомендовать, с кем побеседовать на мероприятии.

Адаптировать нового сотрудника можно в рамках корпоратива в честь успешного завершения квартала или достижения запланированных целей в ушедшем месяце. Помните, перед мероприятием работника лучше заранее познакомить с коллективом. В противном случае праздник не доставит ему радости, а лишь заставит нервничать.

1. Метод корпоративного PR.

В соответствии с ним составляют особый список требований к поведению в компании. Каждая организация формирует собственный перечень, в основе которого лежит специфика работы и принятая модель поведения персонала. Также в перечне может быть сказано о дресс-коде, трудовом графике и выходных, правилах организации рабочего места и проч.

1. Командный тренинг.

Метод, в отличие от других, используют нечасто. К примеру, если персонал очень сплочен и дружен, то появление нового человека — профессионала в своей области — вызывает негатив. Благодаря командным тренингам снимается напряженность, а новый руководитель лучше понимает, какая система взаимоотношений сформировалась в коллективе.

На командном тренинге каждый сотрудник может высказать претензии к новичку. Перед тренингом работников нужно проинструктировать, рассказав о нормах и правилах. Если все пройдет благополучно, межличностные отношения в коллективе улучшатся.

Командный тренинг проводят в формате деловых игр или методом кейсов. Чаще всего компании приглашают для этого опытных коучей.

1. Методы организационной адаптации.

Новичок должен понимать, что ему предстоит делать на своей должности. Если он усвоит основные правила и сможет грамотно выстроить отношения с персоналом, то быстро и легко адаптируется. Допустим, работник отправляется в командировку. В этом случае ему придется узнавать, как приобрести билет, где взять деньги, какие документы понадобятся. После знакомства с коллегами таких вопросов у него не возникнет.

1. Инструктаж в подразделениях.

Новому специалисту предоставляют всю информацию о требованиях для каждого подразделения. В любом отделе есть свои правила, которым обязаны следовать все работники.

Все требования необходимо зафиксировать на бумаге и структурировать так, чтобы любой работник мог их усвоить. Если сотрудник не воспримет правила, то наверняка потратит много времени на выявление нюансов в работе. Поэтому правила должны быть понятны для любого. Целесообразно привлечь к их разработке самих сотрудников.

Об основных требованиях новому работнику лучше рассказать еще в ходе начального инструктажа. Впоследствии он сам узнает остальные правила работы в том или ином подразделении.

Адаптация персонала: на заметку HR-менеджерам

Адаптация персонала — задача HR-отдела организации. Конечно, можно позволить процессу происходить своим чередом, но это крайне неэффективный подход. Во время адаптации новый сотрудник оценивает компанию (точно так же, как и компания оценивает сотрудника), и если этот процесс не контролировать, велик шанс, что человек откажется от должности или потратит слишком много времени на то, чтобы влиться в коллектив.

Отлаженная система адаптационных мероприятий сокращает издержки компании, поскольку дает новичку возможность как можно скорее начать трудиться в полную силу, она также повышает лояльность работников, укрепляет коллектив и в конечном итоге экономит время как исполнителей, так и начальства.

Обычно адаптация занимает 2–8 недель — ее продолжительность зависит от склада характера, рода работы, количества обязанностей новичка и того, насколько хорошо отработаны методы адаптации персонала в компании. Однако этот срок может быть и намного больше: например, американские кадровики считают, что адаптация топ-менеджеров может растянуться до 20–26 недель.

Как организовать процесс

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала может возлагаться на различные структурные подразделения и должностных лиц, в зависимости от масштаба вашего учреждения (предприятия): отдел персонала, службу управления кадрами, отдел кадров, менеджера по персоналу, специалиста по кадрам и т. д.

Процесс адаптации персонала следует изложить в локальном нормативном акте, который может называться «Положение об адаптации персонала», «Инструкция по введению в должность новых работников», «Положение о прохождении испытания при приеме на работу» и т. д.

Это будет основной документ, в котором закрепляется информация об обязанностях и ответственности за различные этапы периода привыкания за должностными лицами организации.

Также необходимо определить, какие документы будут оформляться на каждом этапе процесса, разработать их формы и утвердить, приведя образцы документов в качестве приложений в локальном нормативном акте.

Продумайте, будете ли вы и каким образом поощрять работников, участвующих в процессе вовлечения новых сотрудников. Возможно, для менеджеров по персоналу данная работа будет входить в их должностные обязанности, а вот для сотрудников, выбранных в качестве наставников, можно установить надбавки за наставничество либо предусмотреть меры нематериальной мотивации. Данные положения можно включить как в локальный нормативный акт, так и разработать самостоятельное положение о наставничестве.

Безусловно, все должностные лица, участвующие в вовлечении новых сотрудников, должны быть ознакомлены под подпись с данными документами.

Адаптация нового персонала — как это правильно делать в 2021?

Чтобы добиться эффективного управления адаптацией персонала, начинайте еще на этапе приема на работу.

Менеджеры должны помнить, что адаптация новых сотрудников в организации – это не разовое мероприятие. Это процесс, который начинается до того, как сотрудник вошел в двери вашего офиса.

Если вы хотите, чтобы прием на работу был эффективным, вы не можете сразу перейти с этапа рекрутинга на первый день работы нового сотрудника без подготовки.

Чтобы первый рабочий день прошел успешно, необходимо все тщательно спланировать. Если вы не потратите время на обдумывание необходимых шагов, вы можете упустить важные детали, которые испортят первое впечатление о вашей компании в глазах нового сотрудника, что может сыграть решающую роль. Поэтому используйте профессиональную адаптацию персонала.

Успешная адаптация работников: три подхода, четыре этапа и пять факторов

Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:

• снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
• уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
• экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
• развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).

В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.

1. Информационный этап. Чтобы помочь человеку, нужно сначала узнать, в чем именно ему требуется помощь. На первой ступени необходимо собрать информацию об опыте самого работника, уровне его знаний, подготовленности. Даже при высоком значении этих показателей непривычные факторы проявятся в той или иной сфере, что поможет выявить самые «проблемные» моменты, которым и следует уделить первоочередное внимание при адаптации. Это может быть как производственный процесс, так и коммуникативные моменты.
2. Выбор курса. Это первичная ориентация сотрудника на новом месте. Ему нужно как бы «проложить фарватер» в незнакомом ему русле новых обстоятельств. На этом этапе работнику необходим инструктаж, практическое ознакомление его с новыми обязанностями, требованиями, нормами. На практике используется стажировка, наставничество, кураторство или просто непосредственное участие руководства и коллег. Деятельность программ по адаптации происходит в большинстве именно на данной ступени.
3. Включение в деятельность. Получив первичный набор по адаптации, сотрудник начинает его «обкатывать» в реальных условиях, непосредственно включаясь в производственную деятельность и межперсональное общение. Поначалу процесс будет сопровождаться напряженностью и, возможно, ошибками, но по мере продвижения, адаптация наберет обороты. Именно на данном этапе происходит «переломный момент» адаптации – у сотрудника получится приспособиться к новым условиям или же он примет решение оставить эти попытки.
4. «Стань своим среди своих — или уходи». Пример успешного прохождения адаптации, когда сотрудник полностью вливается в жизнь и общение внутри организации, выполняя производственные функции и поддерживая коммуникацию с коллегами. На практике, при спонтанной адаптации 4 уровня сотрудник достигает к концу первого рабочего года, при профессиональной помощи на него возможно выйти уже спустя несколько месяцев. В случае, если адаптация не удалась, последним этапом может стать увольнение.

Адаптироваться – значит, успешно принять главные ценности, нормы, правила и требования организации:

• главные – касающиеся производственных процессов;
• второстепенные – касающиеся внутрифирменного общения и поведения.

В зависимости от того, какие именно нормы и насколько приняты, можно выделить 4 разновидности адаптированного персонала.

1. «Это не мое». Отрицаются и главные, и второстепенные ценности. Работник плохо справляется с обязанностями и с трудом учится, с ним тяжело в общении, ему самому также некомфортно. Ожидания обеих сторон оказались далеки от реальности. Адаптация фактически не произошла. Увольнение вскоре после трудоустройства.
2. «Хорошая мина при плохой игре». Работник принял главные, но отрицает второстепенные ценности. Хороший сотрудник, который с трудом вписывается в коллектив. Это индивидуалист-одиночка, который может быть прекрасным специалистом при определенных условиях. При грамотной организации возможно плодотворное сотрудничество.
3. «Хороший человек – это не профессия». Полное разделение второстепенных требований, но трудности с главными. Приятный в общении, без претензий по дисциплине и корпоративной культуре, но слабый в профессиональном плане сотрудник. Сложная форма адаптации, при которой отсутствие прогресса может быть чревато расторжением трудового договора или убытками. Рекомендуется организовать обучение.
4. «Адаптированный». Лучший вариант, при котором персоналом в целом адекватно восприняты и главные, и второстепенные нормы компании. Как правило, именно представители этой разновидности занимают преобладающее положение в любой организации и являются конечной целью процесса адаптации.

Самые действенные меры по помощи в адаптации сотрудника можно предпринять на этапе выбора курса или ориентации на новом месте. Эта деятельность находится в компетенции непосредственного руководства нового работника. Он вправе возложить ее на менеджера по управлению персоналу или перепоручить другим специалистам, но ответственность все равно лежит именно на плечах ближайшего начальника. Многие ограничиваются обязательным по Трудовому Кодексу первичным инструктажем. Однако, для повышения эффективности программы адаптации можно предусмотреть более расширенные пути ее реализации. В процессе адаптационной помощи эффективными будут следующие мероприятия.

1. Общее знакомство с предприятием. Его может провести начальник или кадровый служащий на занятии, лекции, в ходе беседы или экскурсии. В программу ознакомления должны войти такие вопросы:
   • цель и главные стремления фирмы;
   • требования, нормы и принятые традиции;
   • целевая аудитория (потребители продукции фирмы);
   • направления деятельности предприятия;
   • ее структурные подразделения и связи между ними;
   • иерархия (управленческая «лестница» ).
2. Политика управления в организации. Сотрудник должен понять, как именно функционирует структура, в которую он попал. Для этого ему необходимо будет объяснить:
   • принципы подбора персонала;
   • дисциплинарные моменты;
   • как организовано повышение квалификации и обучение сотрудников;
   • рабочий режим;
   • особенности работы с документацией и другие нюансы.
3. Финансовые вопросы. Любого работника волнует мотивационная составляющая его дейтельности. Поэтому лучше, чтобы у него не оставалось неясностей по поводу:
   • размера оплаты его труда;
   • составных частей зарплаты (оклада, премии, налогов, вычетов и пр);
   • факторов, могущих повлиять на денежное вознаграждение (депремирование, возможное увеличение оклада и др.);
   • оплаты сверхурочных, командировок, работы в выходные и праздники и т.д.
4. Пакет льгот. Сотруднику необходимо разъяснить, на какие социальные перспективы он имеет право, трудясь в данной организации, например:
   • оплата профильного обучения;
   • медобслуживание (иногда и для членов семьи);
   • пособия и помощь в случае травм, болезни, ухода на пенсию и т.п.;
   • отношение к возможному материнству;
   • другие моменты, например, проезд на работу, питание, дополнительные услуги.
5. Техника безопасности – обязательный режимный момент мероприятий по охране труда и обеспечении его безопасных условий. Даже если пропущены все другие пункты, этим пренебречь запрещает Закон.
6. Знакомство с подразделением. Более глубокий этап адаптации, помогающий сотруднику непосредственно включиться в жизнь своего структурного подразделения. Помочь осуществить этот процесс может руководитель структурного звена или назначенный им куратор-наставник, а облегчить его – период стажировки. На этом этапе стоит затронуть такие моменты:
   • детальное руководство к действиям по своим непосредственным обязанностям;
   • озвучивание ожиданий и требуемых результатов;
   • порядок контроля работы и/или предоставления отчетности;
   • режим работы подразделения;
   • всевозможные стандарты, требования, предписания, запреты, касающиеся непосредственной деятельности;
   • представление коллективу структурного подразделения.

Важно разделять подходы к первичной и вторичной адаптации: разным будет затраченное время, круг вопросов и степень их освещения, используемые методы.

Если руководство решило повлиять на эффективность внедрения работника в коллектив, процесс следует распланировать – составить перечень действий, которые нужно будет последовательно предпринять для этой цели. Это можно осуществить еще до процесса отбора и найма кадров.

В это же время стоит составить примерный план адаптации, который будет зависеть от:

• конкретных особенностей организации;
• должности будущего сотрудника;
• требующихся от него приоритетных качеств.

Отдельно нужно запланировать действия для первичной и вторичной адаптации.

Программа действий руководства для планирования адаптационной модели

1. Создать отдел, должность или вменить в обязанности конкретному человеку ответственность за адаптацию персонала и его обучение. Это может быть менеджер по персоналу, кадровик и т.п.
2. Определить «учителей»-наставников из числа опытных работников, которые будут прикрепляться для курирования новичков в разных отделах (или поручить эту задачу начальникам подразделений).
3. Распределить конкретные задачи среди уполномоченных сотрудников.
4. Установление системы связи и иерархии, например: наставник отвечает за адаптацию сотрудника перед начальником отдела, те – перед ответственным менеджером по персоналу, он сводит информацию воедино и рапортует руководству.
5. Информирование всего персонала об особенностях адаптации в данной организации.
6. Налаживание обратной связи: новичок на работе должен в любой момент иметь возможность обратиться за советом и помощью.

Что должен знать и уметь специалист по управлению персоналом?

Требования к специалистам по управлению персоналом:

• Подбор и адаптация персонала
• Формирование и развитие команды
• Создание презентаций по результатам работы
• Профессиональный анализ данных в Excel
• Оценка эффективности HR-процессов по метрикам
• Налаживание дистанционной работы коллектива
• Работа с форс-мажорами: оценка рисков, управление конфликтами
• Управление репутацией бренда
• Визуализация данных: создание дашбордов, инфографик, анимаций
• Планирование бюджета, составление финансовой документации
• Мотивация и обучение сотрудников

АДАПТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА 2023

15 марта 2023 г. пройдет онлайн-конференция

«АДАПТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА 2023»

Как ускорить процесс онбординга и сделать его максимально безболезненным?

В рамках онлайн-марафона HR ТРАНСФОРМАЦИЯ 2022.

Аудитория конференции:

• Руководители отделов подбора и адаптации персонала
• Директора по персоналу
• Руководители по обучению и развитию персонала
• Специалисты по коммуникациям, управлению талантами

Спикеры конференции:

• ИРИНА КУЗЬМИНА, Руководитель направления по подбору и адаптации, СВЕЗА
• АННА СТРЕЛЬЦОВА, Заместитель руководителя отдела по работе с персоналом, Московский МРЦ, СКБ КОНТУР
• ДИАНА МИРОШНИКОВА, Старший HR специалист, куратор направления обучения, развития и адаптации сотрудников, KEPT (ex KPMG)
• ВИКТОРИЯ ЛАРИНА, Заместитель директора по персоналу, АВТОБАН
• ДАРЬЯ СПИРИДОНОВА, Руководитель центра корпоративных изменений, ЛИГА СТАВОК, и другие

Какие темы будут обсуждаться

• Тренды адаптации за последний 2022 год, что изменилось?
• Как можно увеличить скорость адаптации новичка и избежать проблем?
• Как грамотно сократить расходы на адаптацию при минимальном бюджете?
• Адаптация TOP менеджера, как тут проблемы и решения? Какие особенности?
• Как грамотно готовят сотрудников buddy и наставников?

Что Вы получите, посетив конференцию? Какие результаты?

• Как с минимальными затратами ввести сотрудника в компанию?
• Как адаптировать новичка дистанционно, при том, что большая часть команды на Home office?
• Адаптация TOP менеджеров: как помочь им быстро адаптироваться?
• Ключевые инструменты адаптации в IT-командах

Чем эта конференция уникальна?

Впервые будет:

• WORKSHOP (работа в группах с участниками)КАКИЕ HR МЕТРИКИ ВЛИЯЮТ НА ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ И ОПТИМИЗАЦИИ В КОМПАНИИ?
• Самые актуальные темы и кейсы, что компании внедрили уже в текущих условиях, во время турбулентности ,80% новых спикеров
• ДОКЛАД ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ: Как построить HR аналитику с нуля? С чего начинать путь? Как избежать многочисленных ошибок и подводных камней? Практика внедрения HR аналитики

Похожие записи:

• Годовая инвентаризация в 2022 году: порядок, документы, проводки
• Новые правила проведения ОСС и аннулирования лицензий
• В Какие Сроки Перечисляют Алименты Судебные Приставы