Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кому нужно ставить кассовый аппарат». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с ФЗ всем индивидуальным предпринимателям, как субъектам, которые относятся к малому бизнесу, установили обязанность использовать ФН. Кроме того, у него должен быть «удлиненный» срок действия ключа — не менее 3 лет при стандартном размере в 13 месяцев.
Как и какую кассу выбрать для ИП на УСН
При выборе онлайн-кассы любому предпринимателю на упрощенной системе налогообложения понадобится учесть ряд факторов:
- Мощность кассы — показатели производительности кассовой техники. Это процессор, оперативная память, размер физического накопителя, скорость печати. Чем выше проходимость и клиентопоток, тем мощнее онлайн-касса нужна.
- Подключение к интернету — онлайн-кассы поддерживают разный набор каналов связи. Интернет можно подключить по Wi-Fi или проводным способом, через SIM-карту. Перед выбором модели лучше заранее определиться с типом подключения, который вы будете использовать.
- Формат печати — можно использовать узкий экономичный формат чека, а можно широкий (80 мм.). Широкий формат чека применим для печати маркетинговой информации, большого количества товаров или услуг в чеке. Обычно широкая кассовая лента используется в супермаркетах и гипермаркетах.
- Программное обеспечение — важное значение имеет кассовая программа, возможность установки дополнительных программных продуктов и интеграции с товароучетными и управляющими системами.
- Интерфейсы — набор интерфейсов и их количество напрямую влияет на набор подключаемого оборудования. Так можно подключить весы, сканер штрих-кодов, денежный ящик, дисплей покупателя, даже съемный моноблок.
- Работа с ГИС — если планируется работа с государственными системами, такими как ЕГАИС или Честный Знак, нужна касса, поддерживающая взаимодействие с ними.
- Скрытые платежи и подводные камни — многие производители кассового оборудования взимают плату за программное обеспечение по форме подписки, обновления также являются платными. Некоторые производители берут комиссию с чеков или плату за дополнительные приложения для каждого действия. При покупке онлайн-кассы для УСН ИП должен учитывать все эти моменты.
Таблица отсрочки по онлайн-кассам
|
Каким ИП можно не торопиться с обновлениями (без наемного персонала) |
До какого срока действует |
|
Реализующим товары собственного производства |
До 1 июля 2021 года |
|
Выполняющим услуги |
|
|
Предлагающим работы |
Таблица применения ККТ в зависимости от системы налогообложения
| Система налогообложения | Вид деятельности | ККМ обязательна | Можно выдать БСО | Можно выписать товарный чек или квитанцию |
|---|---|---|---|---|
| ОСНО | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| УСН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ЕСХН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ЕНВД | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + | |||
| ПСН | Торговля и остальное | + | ||
| Оказание услуг населению | + |
Кому не нужен ККТ для ИП
Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.
Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.
От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов в киосках;
- питание в образовательных учреждениях;
- реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
- продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
- торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
- услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
- бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
- продажа бахил в розницу и др.
Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:
- некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
- предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.
Что такое фискальный накопитель?
ФН – это электронное устройство, которое выполняет следующие функции:
- хранение информации. Все фискальные документы хранятся во внутренней памяти накопителя определенное время. Оно зависит от режима налогообложения и типа ФН;
- шифрование данных. Теперь информация кодируется при помощи продвинутых криптографических методов. Что-либо подделать, стереть или скорректировать стало невозможно;
- помечает каждый фискальный документ электронной подписью. Это касается кассовых чеков, отчетов об открытии и закрытии смены и других отчетов;
- сохраняет данные в случае отсутствия соединения с интернетом. Если пропала сеть, фискальные документы находятся в памяти устройства на протяжении 30 дней. Когда соединение появляется, данные улетают в облако. Если через 30 дней проблема не устранена, накопитель блокируется.
Порядок регистрации онлайн-кассы для УСН в налоговой
В целом процедура не отличается от постановки на учет ККТ любыми другими налоговыми режимами.
Способов регистрации два:
- Через личный кабинет налогоплательщика.
- В отделении ФНС.
Последний путь упростили: теперь поставить онлайн-кассу на учет можно в любом городе, вне зависимости от места регистрации и ведения деятельности. Государственная пошлина в обоих случаях не берется. Для онлайн-регистрации придется обзавестись электронной подписью. Пугаться этого не нужно, девайс понадобится так или иначе. По закону об обязательной маркировке ЭЦП в скором времени должны будут иметь все предприятия розничной торговли.
Документы для оффлайн-регистрации:
- документы, подтверждающие покупку кассового аппарата;
- паспорт онлайн-кассы;
- учредительные документы ИП или организации;
- заявление по форме КНД 1110061. Лучше скачать и распечатать его самостоятельно в нескольких экземплярах перед визитом в налоговую;
- договор с ОФД;
- личный паспорт индивидуального предпринимателя.
Проверки онлайн-касс возобновят с 2023 года
С января отменяется мораторий на проверку кассовых аппаратов. Налоговый инспектор сможет проверить бизнес в любое время по собственной инициативе или по сообщению о нарушении регламента работы с кассой. Налоговая штрафует за нарушения:
- если не выдать бумажный чек — на 2000 рублей;
- если касса не пересылает чеки оператору фискальных данных — на 10 000 рублей;
- если нарушены правила маркировки — на 300 000 рублей.
Решение о выборе кассы, терминала и банковского счета лучше принимать самостоятельно исходя из текущей ситуации и перспектив. Если вы не уверены, что будете работать через полгода, или у вас в данный момент не самый лучший финансовый период, или вы делаете три платежа в неделю — лучше взять в аренду, в рассрочку или рассмотреть вариант подержанной техники. А если у вас большой поток клиентов и доставка, то стоит выбрать универсальное мобильное устройство, чтобы курьеру вместе с товаром и папкой с заказами не нужно было нести сумку с кассой, терминалом и разными зарядными устройствами. Экономить на кассовом оборудовании не стоит. Хорошо, если решение функциональное, есть сервисное обслуживание и гарантия, и при этом обеспечивает высокое качество обслуживания клиентов.
Кто не должен использовать онлайн – кассу
Есть множество видов деятельности, для которых нет обязанности применять онлайн – кассы. Получается, что те упрощенцы, кто занимается такой деятельностью, могут не использовать кассовый аппарат. К таким видам деятельности относятся:
- Торговля в киосках мороженым, молоком, напитками, которые не содержат алкоголь
- Торговля газетами, журналами, канцелярскими товарами, если обороты по такой деятельности составляют не меньше 50% от общего оборота предпринимателя
- Рыночная и ярмарочная торговля
- Сдача в наем собственного жилья
- Продажа товаров, которые сделаны собственноручно
- Продажа билетов в транспорте
- Торговля на борту самолетов и в поездах
- Ремонт обуви, изготовление ключей
- Присмотр за детьми и пожилыми людьми, совершение религиозных действий, заготовка дров, помощь по дому и другие подобные услуги населению
- Торговля в столовых учебных заведений
- Если продавец находится в труднодоступной деятельности. Такие территории закреплены на законодательном уровне.
При ведении такой деятельности в момент продажи покупателю должен выдаваться документ, подтверждающий факт продажи. Он должен содержать информацию, подобную той, что представлена в кассовом чеке.
Ответственность предпринимателя в сфере применения кассовых аппаратов
Предприниматели, которые обязаны использовать в своей деятельности кассовый аппарат непременно должны это сделать, иначе им будет грозить ответственность.
| Нарушение | Ответственность |
| Нет кассового аппарата (обнаружено впервые) | Предусмотрен штраф от 25 до 50% от доходов, полученных без применения кассы, но не менее 10000 рублей |
| Отсутствие кассы обнаружено повторно | Приостановка деятельности до 90 дней, если сумма средств, полученных без использования кассы, составляет более 1 млн. рублей |
| Касса не соответствует требованиям закона 54-ФЗ | Будет вынесено предупреждение или наложен штраф 1500-3000 рублей |
| Чек не выдан покупателю | В этом случае выносится предупреждение или налагается штраф в размере 2000 рублей |
В настоящее время штрафы на предпринимателей не налагаются, предусмотрена отсрочка до 1 июля 2022 года.
Обобщив все вышесказанное, можно сделать вывод, что применение онлайн – касс является неприятной необходимостью для предпринимателей. С 1 июля текущего года все группы предпринимателей, которые имели отсрочку по покупке новых касс, должны будут приобрести и начать работать с ними. Существует круг видов деятельности налогоплательщиков, по которым применяется освобождение от обязанности по использованию аппаратов, однако деятельность достаточно своеобразная и не имеет широкого распространения среди предпринимателей. Переход на онлайн – кассы с 1 июля 2022 года затронет основную массу предпринимателей.
ИП на УСН, освобожденные от онлайн-ККТ
Во 2 статье Закона «О применении онлайн-касс» дается список сфер деятельности ИП, которых не коснется программа по внедрению новых ККТ. Причинами привилегии стала специфика некоторых видов работ и особенности расположения торговых точек.
| Направление | Освобожденный вид деятельности |
|
Реализация отдельных видов товаров |
|
|
Сфера услуг |
|
Кроме того, от подключения онлайн-касс пока освобождены ИП, снабжающие товарами отдаленные населенные пункты, расположенные в труднодоступных местах. Перечень данных населенных пунктов в каждом регионе разрабатывается местными властями. ИП, работающие в поселках и деревнях, где есть перебои со связью или совсем нет интернета, должны выписывать для клиентов бланки БСО. Предприниматели могут не подключать, но иметь кассы нового типа они обязаны.
Обязанность по применению онлайн-касс при УСН
Вопросы применения контрольно-кассовой аппаратуры регулируются актуальной редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — закон № 54-ФЗ). Согласно ст. 1.1 и п. 1 ст. 1.2 данного закона все организации и ИП, осуществляющие расчеты за реализуемые товары, работы, услуги, с использованием наличных или безналичных платежей обязаны применять ККМ. Причем безналичными расчетами, требующими применения ККТ, являются:
- Расчеты с помощью электронных средств платежа (банковская карта, онлайн-банк, электронный кошелек).
- Прочие безналичные расчеты (по квитанциям, платежным поручениям, через кассу банка). Такие расчеты требуют применения ККТ не во всех случаях. Во-первых, при безналичной оплате ККТ не нужно применять, если плательщик — организация или ИП (п. 9 ст. 2 закона № 54-ФЗ). Кроме того, от применения ККТ при безнале освобождены (в рамках своей сферы деятельности) ТСЖ, садовые и огороднические товарищества, потребительские кооперативы, образовательные организации, организации физкультуры и спорта, культурные, досуговые центры. При наличных расчетах и платежах по карте освобождение от ККТ на них не действует.
При этом нет никаких оснований считать, что упрощенная система налогообложения дает какие-либо преимущества в кассовых вопросах. ИП и организации на УСН так же, как и те, кто работает на ОСН, должны оформлять все расчеты с помощью чеков. И в настоящее время это далеко не только расчеты за продажу ТРУ, но и в том числе:
- получение предоплаты, аванса, а также их возврат покупателю или зачет в счет оплаты покупки;
Подробнее об использование ККТ при зачете и возврате предоплаты или аванса читайте здесь.
- выплата денег покупателю при возврате им товара;
- предоставление и погашение займа для оплаты товаров, работ, услуг;
- предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.
Правила использования
Расчеты с населением или организациями осуществляются путем передачи клиентом наличных денежных средств кассиру либо предоставления банковской карты для списания необходимой суммы. Использование онлайн-касс имеет некоторые особенности:
- Покупатель, желающий получить чек в электронном формате, должен сообщить об этом продавцу до формирования фискального документа.
- Кассир вносит в ККТ сведения о выполняемой операции, формирует бумажный чек.
- Данные о покупке передаются на ФН.
- Накопитель шифрует сведения для отправки ОФД.
- Оператор получает информацию, направляет в кассовое оборудование подтверждение и один раз за сутки передает полученные сведения в налоговую.
Освобождение для некоторых местностей
Не применяют кассовые аппараты ИП на УСН, которые ведут деятельность в отдаленных и труднодоступных местах. Списки таких населенных пунктов составляются властями региона. Таким образом, бизнес-субъектам из сельской местности для решения вопроса о том, нужен ли кассовый аппарат, следует узнать статус своего поселения. Быть может, оно признано труднодоступным — тогда можно не применять ККТ.
Вместо чека в таком случае по требованию покупателя следует выдать любой документ, сформированный на компьютере или выписанный от руки. В нем отражается порядковый номер и большинство реквизитов, которые должны быть в кассовом чеке. В том числе дата, время и адрес расчета, наименование продавца и его ИНН, система налогообложения, признак расчета (например, приход или возврат), наименование товара, его сумма и другие. Документ нужно учитывать в специальном журнале по номеру и дате расчета.
Также сделано послабление для тех, кто располагается в местностях, отдаленных от сетей связи. Это не такие труднодоступные места, куда сложно поставить технику, но там нет интернета. Онлайн-касса для ИП на УСН из такого населенного пункта нужна, но применять ее можно в автономном режиме, то есть без передачи данных в ФНС. Однако они должны сохраняться на фискальном накопителе. Аналогичные правила прописаны для тех, кто располагается на территории военных, охраняемых некоторых иных объектов.
Нужна ли онлайн-касса для ИП в 2021 году
Сложно бывает разобраться тем, кто ничего не продает, а просто оказывает услуги. Стоит отметить, что это один из видов бытовых работ, которые предлагают обычным людям.
Все, кто попадает под эту категорию, могли обходиться без касс до середины 2019 года. В текущем году БСО старого образца уже не подходят и не считаются подтверждением покупки.
Теперь им также следует купить и начать применять современные кассовые аппараты, которые умеют в режиме онлайн передавать данные налоговикам.
Сразу отметим, что ИП, который действует при любом режиме налогообложения, не имеющим наемных работников все еще вправе до 1 июля 2021 года не использовать онлайн кассы. Отсрочка (до 1 июля) предоставляется ИП без работников в случаях:
- Реализации товаров собственного производства
- Оказание услуг
- Выполнение различного рода работ
Для всех остальных ИП уже отсрочек не будет и они обязаны работать с онлайн кассами. Любую технику требуется настроить, отладить, научиться ей пользоваться. Недоработки обычно выявляются в самый неподходящий момент, поэтому не стоит затягивать с приобретением устройства.
Кассы делятся на 4 категории и имеют специфическую маркировку. Ф – автономный аппарат в виде моноблока. ФР – блок с принтером, подключаемый к компьютеру. ФА производит автоматический расчет. ФС – оборудование для приема платежей через интернет.
Федеральная Налоговая Служба составила официальный реестр ККТ для бизнеса. Минимальная стоимость аппарата — 4 000 руб, максимальная — 200 000 руб. Полный перечень аккредитованных касс и их характеристик можно скачать на сайте ФНС. Некоторые включены в список в этом году и еще не поступили в широкую продажу.
От аппаратов предыдущего поколения онлайн-ККТ отличает фискальный накопитель. С его помощью можно отправлять сведения о финансовых операциях в налоговую. Поэтому после покупки оборудования подписывается соглашение с оператором фискальных данных (ОФД). При отсутствии соединения информация сохраняется в памяти ФН и отправляется после восстановления связи.
Регистрация кассы для ИП, работающего на УСН, производится после предоставления следующих документов в ФНС:
- заявление;
- паспорт;
- свидетельство о регистрации ИП/лист о внесении записи в ЕГРИП;
- свидетельство о присвоении ИНН;
- документы на ККТ.
В заявлении отражаются сведения как о налогоплательщике, так и об операторе фискальных данных.
Пакет документов можно подать при посещении налоговой службы и на сайте. Для регистрации ККТ через ЛК и заключения договора с ОФД потребуется электронная подпись.
Не стоит ИП, работающему на УСН, долго думать, нужна ли ему касса. За ее отсутствие грозит штраф. Согласно части 2 статьи 14.5 КоАП РФ он составит не меньше 10 000 рублей. Касаются данные действия тех, кто не установил кассу, кто не пробивает чеки в подтверждение финансовых операций и использует ККТ, не соответствующую требованиям, описанным в статье 1.1 Закона №54-ФЗ. Согласно им, отсутствие или неисправность фискального накопителя приравнивается к отсутствию кассового оборудования. Такое же нарушение – использование незарегистрированного аппарата.
Нужна ли онлайн-касса ИП в 2021 году?
Расчеты с населением или организациями осуществляются путем передачи клиентом наличных денежных средств кассиру либо предоставления банковской карты для списания необходимой суммы. Использование онлайн-касс имеет некоторые особенности:
- Покупатель, желающий получить чек в электронном формате, должен сообщить об этом продавцу до формирования фискального документа.
- Кассир вносит в ККТ сведения о выполняемой операции, формирует бумажный чек.
- Данные о покупке передаются на ФН.
- Накопитель шифрует сведения для отправки ОФД.
- Оператор получает информацию, направляет в кассовое оборудование подтверждение и один раз за сутки передает полученные сведения в налоговую.
Чек с фискализацией обладает юридической силой. Если продавец по закону обязан вернуть деньги, но отказывается это делать, покупатель вправе обратиться в судебные органы.
Стоимость контракта с ОФД составляет 3 000 рублей за год. Еще 5-7 тыс. руб. придется заплатить за сам накопитель (цена зависит от срока действия). Регистрация в налоговой осуществляется бесплатно, однако для прохождения процедуры в режиме онлайн нужна электронная подпись. Ее оформление обойдется в 1000 рублей в год.
Кроме того, нужно оплачивать интернет-подключение (12-25 000 руб. за год). Итого годовое обслуживание кассового оборудования стоит 21-36 000 рублей.
Важно! Годовой договор с ЦТО обходится в 6-25 000 рублей.
Большинство предпринимателей на УСН обязаны использовать онлайн-кассу, т. е. установить новые устройства либо модернизировать старые. Оказываться услуги без кассового аппарата 2021 ИП могут лишь при нескольких видах деятельности и только при отсутствии наемных работников. ККТ формируют чеки на проведенные операции, передают сведения ОФД и далее налоговикам. Чеки могут распечатываться или направляться клиентам в электронном формате. Для установки кассы нужно выбрать подходящую модель, заключить соглашение с оператором ФД и пройти регистрационную процедуру в налоговой. Вычет за покупку устройства на этом спецрежиме не предусмотрен.
ИП, участвующий в расчетах с юридическим лицом или другим ИП, должен соблюдать предельное ограничение по сумме.
| Условие ограничения | Особенности применения | Дополнения |
| Размер установленного лимита | 100 тысяч рублей (величина, установленная ранее в 2014 году, продолжает действовать в 2021 году) | Ограничение не распространяется на выплаты физическим лицам |
| Документальное оформление лимита путем заключения договора. При отсутствии договора лимит определяется по отгрузочным накладным | Лимит применяется в рамках одного договора. При использовании однотипных договоров сохраняется риск штрафа | При заключении дополнительных договоров размер ограничения распространяется на все соглашения |
| Срок действия договора для определения лимита | Не ограничивается календарными рамками | Пролонгация договора должна быть указана |
При совершении безналичной оплаты по договору на сумму более 100 тысяч рублей дальнейшие выплаты наличными деньгами признаются нарушением предельного лимита.
Начиная с июля 2021 года в обороте применяются преимущественно электронные кассовые чеки. Подотчетные лица, приобретающие в интересах предприятия товары или услуги за наличные средства, должны прилагать к отчету распечатанные электронные кассовые документы. Предусмотрена проверка подлинности чеков. При возникновении сомнений официальный сайт ФНС позволяет воспользоваться сервисом «Проверка чека».
Порядок ведения электронного и иного документооборота определяет предприятие. Предусмотрены особенности оформления подочетных форм.